Instandhaltung Spezielles Softwaremodul sorgt für eine reibungslose Ersatzteilabwicklung

Ein gut organisiertes Bestellwesen für Ersatzteile ist die Visitenkarte eines Unternehmens, wenn es um langfristige Kundenbindung und Kundenzufriedenheit geht. Trotzdem schöpfen viele Firmen bei weitem nicht das Potential aus, das sich mit modernem After-Sales Service erzielen lässt. Dabei bietet gerade das Ersatzteilwesen vielfältige Möglichkeiten, um den Unternehmensumsatz zu steigern.

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AGTOS Gesellschaft für technische Oberflächensysteme mbH GmbH

KNAPP AG

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TID Informatik GmbH

Der After-Sales Service und die damit angebotenen Leistungen sind heute oft entscheidend für die Auftragsvergabe eines Kunden. Nur wenn die Betreuungs-Leistungen stimmen, werden gute Geschäfte gemacht. Ein Baustein dieses Kundenservices ist das Ersatzteilmanagement, das sich auch weitgehend automatisieren lässt. Dafür sind jedoch entsprechende Softwarelösungen notwendig.

So hat beispielsweise SAP mit E-Commerce Service Parts Pack ihr Angebot um eine neue Beratungslösung zur einfachen Auftragsabwicklung im Ersatzteilwesen erweitert. E-Commerce Service Parts Pack ist ein spezielles Modul zum Warenwirtschaftssystem SAP ERP R/3. Von der direkten Auftragsabwicklung profitieren aber nicht nur die Besteller der Ersatzteile. Auch der gesamte Workflow im After-Sales Service lässt sich damit wesentlich und nachhaltig verbessern.

Das Software-Modul bietet alle Vorteile eines modernen Bestellwesens. Viele nützliche Features helfen dem Nutzer, sich leicht im Katalog zurecht zu finden.

Beispielsweise ermöglichen die 2D-Grafiken der technischen Produkte, die direkt aus den CAD-Konstruktionsdaten gewonnen werden, die grafische Navigation. Der Anwender kann sich von der 2D-Produktdarstellung ganzer Maschinen und Anlagen immer weiter in die Unterbaugruppen durchklicken bis er das gesuchte Ersatzteil sicher identifiziert hat.

2D-Darstellungen senken Fehlbestellungen von Ersatzteilen

So reduziert sich die Fehlbestellungsrate nachweislich. Jedes Bauteil in der Grafik ist automatisch mit der Artikelnummer aus der Stückliste verbunden, die am unteren Bildschirmrand eingeblendet wird (Bild 1). Das identifizierte Teil ist über den Warenkorb in beliebiger Stückzahl direkt bestellbar. Der Auftrag wird anschließend sofort an das SAP-Warenwirtschaftssystem übergeben.

Außer der Artikelnummer und der Anzahl der bestellten Bauteile erfasst das System auch unterschiedliche Lieferadressen. Über SAP E-Commerce kann der Benutzer den Status seines Auftrages jederzeit verfolgen. Für Hersteller, die unterschiedliche Preise für ihre Händler und/oder Endkunden haben, lässt sich selbstverständlich ein jeweils eigener Shop mit kundenspezifischen Preisen erstellen, die direkt aus SAP ERP bereit gestellt werden. Mehrsprachigkeit und eine detaillierte Suchfunktion sind weitere Vorteile, die das Modul bietet.

Kataloge lassen sich über ERP-System schnell aktualisieren

Die im Shop eingebundenen Kataloge können im Bedarfsfall jederzeit und schnell aktualisiert werden. Beispielsweise lässt sich eine Anlage mit 8 000 Bauteilen, die in 250 Baugruppen untergliedert ist, in nur 30 Sekunden vollständig strukturiert und fehlerfrei aus den Konstruktionsdaten importieren.

Dabei werden alle Grafiken mit den Stücklisten und auch die Baugruppen untereinander vollautomatisch verknüpft. Der Katalog kann dann Online, als CD-ROM, aber auch traditionell als Print-Version ausgegeben werden.

Hinter dieser einfach und intuitiv zu bedienenden Benutzer-Oberfläche steht eine ausgereifte Technik, die vom Spezialisten für Ersatzteilkatalogsoftware, Catalogcreator GmbH aus dem bayerischen Amberg, bereitgestellt wird.

In der Praxis verknüpft die XML-basierte Software für elektronische Ersatzteilkataloge Catalogcreator automatisch grafische Daten mit Stücklisten und beschreibenden Informationen aus verschiedenen Quellen wie beispielsweise aus dem führenden Warenwirtschaftssystem und den CAD-Konstruktionsdaten (Bild 2). Bisher wurden die Daten aus SAP über eine eigene Schnittstelle in die Katalogsoftware importiert. Wegen der technischen Zusammenarbeit fällt dieser Zwischenschritt nun für die Anwender des neuen Moduls weg. Innerhalb von wenigen Wochen gelang es, die bereits seit Jahren bewährte Software-Lösung für effizientes Ersatzteilwesen in SAP zu integrieren. Das neue Modul SAP E-Commerce Service Parts Pack ist jetzt fester Bestandteil der SAP-Produktpalette.

SAP E-Commerce Service Parts Pack hilft dem Anwender nicht nur sein Bestellwesen für Ersatzteile zu vereinfachen und stets aktuell zu halten, sondern senkt auch die Fehlbestellungsrate deutlich. Dies bedeutet langfristig eine nachhaltige und signifikante Reduzierung der laufenden Kosten für den After-Sales Service. Letztlich lässt sich mit der neuen Lösung ein reibungsloser Bestellservice für Ersatzteile garantieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erheblich steigern (Bild 3).MM

Robert Schäfer ist Geschäftsführer der Catalogcreator GmbH in Amberg, Bernd Neugebauer ist Senior E-Commerce Consultant der SAP Deutschland AG & Co. KG in Walldorf.

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