Stammdaten-Aufbereitung für ERP-Systeme

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Es gibt viele Anlässe dafür, die ERP-Stammdaten einer Revision zu unterziehen: Firmenübernahmen, Migration von IT-Systemen oder die Vorbereitung von Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten. Wie die Optimierung von ERP-Stammdaten nicht zur Sisyphos-Arbeit wird, zeigt Simus Systems.

ERP-Systeme beherbergen viele Tausende von Stammsätzen, die einem Kreislauf schleichender Verschlechterung durch Fehleingaben, uneinheitliche Terminologie, veraltete Daten, unterschiedliche Vorgehensweisen, mangelnde Konventionen und Zuständigkeiten unterliegen. Ein nachhaltiges Optimierungsprojekt muss also zwei Ziele erreichen:

• Die Stammdatenqualität muss in einem Kraftakt neu definiert, der umfangreiche Datenschatz aktualisiert, bereinigt und auf ein neues Niveau gehoben werden.

• Geeignete Mittel und Maßnahmen müssen verhindern, dass der allfällige Erosionsprozess der Datenqualität erneut einsetzt. Hier kommt Master Data Governance (MDG) ins Spiel.

Um es gleich vorwegzunehmen: Die heutigen ERP-Systeme enthalten weder effiziente Bordmittel, die eine einmalige Stammdatenoptierung unterstützen, noch Routinen oder Funktionen für eine fortlaufende Qualitätssicherung. Diese Lücke füllt Simus Systems mit der patentierten Software-Suite Simus Classmate.

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Die Software-Module Classmate Data und Classmate CAD analysieren anhand vordefinierter Regeln Datenbestände jeder Größe aus den relevanten firmeninternen Quellen wie Datenbanken, Tabellen oder CAD-, ERP- und PDM-Systemen. Währenddessen erfasst die Software typische Merkmale, welche als Grundlage für eine Klassendefinition dienen. Bei 3D-CAD-Modellen erfolgt die Einordnung zusätzlich anhand von Geometrie- und Metadaten.

Know-how und Best Practices

Neben der Software bringt Simus Systems als Dienstleister eine bewährte Projektmethodik und standardisierte Basisregelwerke in die Zusammenarbeit ein. Detaillierte Kenntnisse der Struktur und Funktionsweise der ERP-Systeme von SAP haben zur Entwicklung von Schnittstellen geführt, die den Datenaustausch sicherstellen. Diese Erfahrungen, die Branchenkenntnis, die eigens entwickelte Software und die professionelle Projektmethodik verbessern die Zusammenarbeit mit den Kunden.

Man startet mit einem Vorprojekt, das Klarheit über die Potenziale und die dahinter stehenden internen und externen Aufwände schafft. Dazu wird die zu bearbeitende Datenmenge vom Kunden bereitgestellt und zunächst exemplarisch bearbeitet. Anhand der Ergebnisse werden in Workshops und Gesprächen die Ziele für das eigentliche Projekt definiert: Sie beginnen bei einer funktionalen Neuordnung der Stammdaten und umfassen oft die Klassifikation der Norm- und Kaufteile sowie den Aufbau weiterer, kundenspezifischer Funktionsklassen, welche die Wiederverwendungsrate von Materialien signifikant erhöhen. Wer eigene Produkte konstruiert, wird eine geometrische Klassifikation der 3D-CAD-Modelle einschließen.

Industrie 4.0

Die Stammdatenpflege ist weiter ein kritischer Faktor

Regeln verändern statt Daten bearbeiten

Mit Projektbeginn werden die relevanten Daten aus den betroffenen ERP-Systemen ausgelesen und in Classmate Data bearbeitet. Nach zunächst neutralen Regeln für die Aufbereitung und Optimierung werden die Daten sortiert, angereichert und in einer Ergebnisdatenbank abgelegt. Die Ergebnisse lassen sich nun mit der Suchmaschine Classmate Finder filtern und betrachten, um eventuelle Fehler, Dubletten oder Ungenauigkeiten aufzufinden. Die betroffenen Fachabteilungen des Kunden überprüfen in Workshops (online oder vor Ort) schließlich die Ergebnisse. Die Abweichungen und Fehler werden jedoch nicht über einzelne Datensätze, sondern durch Änderung der zugrunde liegenden Aufbereitungsregeln korrigiert.

Dank der regelbasierten Vorgehensweise kann die Klassifizierung an jeden Anwendungsfall angepasst werden. Es erfolgt eine automatische Strukturierung der Daten in die entsprechenden Klassen. So lassen sich selbst angesichts riesiger Datenmengen innerhalb von Stunden die gewünschten Ergebnisse erreichen. Dank dieser Methodik der bestehenden Best-Practice-Regelwerken werden – sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Dienstleisters – bis zu 80 Prozent des Aufwands für die Datenbearbeitung eingespart. Anschließend werden die Daten samt neuer Struktur an das ERP-System übergeben.

Nachhaltige Sicherung der Datenqualität

Die einmal erreichte Qualität der Materialstamm-Daten gilt es nun zu erhalten. Hierfür kommt der bereits aus dem Projekt bekannte Classmate Finder zum Einsatz, um einen Materialstamm-Antragsprozess für neue Teile nach Master Data Governance zu implementieren. Dabei stellen Anwender einen Materialantrag, wenn sie ein gewünschtes Teil nicht im Bestand finden. Eine Stammdatenstelle begutachtet die Materialanträge. Dazu werden automatische Prozesse und Benachrichtigungen per E-Mail eingerichtet. Nach positiver Entscheidung wird das Material über Simus Classmate automatisch in ERP-Systemen wie SAP angelegt.

Auch die Pflege von Materialstämmen durch mehrere Fachabteilungen, von der Technik bis zum Marketing, lässt sich mit einem anpassbaren Prozess automatisieren. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept, intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben. Der Prozess kann sich sogar über verteilte Standorte erstrecken und an unterschiedliche Abläufe, beispielsweise für verschiedene Materialarten, angepasst werden. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hochwertig.

Einfache Integration in ERP

Die nahtlose Integration mit ERP-Systemen hat sich bei vielen Unternehmen bewährt. Sie profitieren von der hohen Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Transparenz der eingerichteten Prozesse, ohne die Datenhoheit des ERP-Systems aufzugeben. Dazu werden alle Ergebnisse der Simus-Software in eine Datenbank geschrieben, die für sämtliche Funktionen verwendet wird. In einstellbaren Intervallen erfolgt dann eine Synchronisierung der Ergebnisse mit dem ERP-System. So lassen sich Workflows unabhängig von SAP definieren; die Ergebnisse stehen jedoch zentral für viele Anwendungen wie Product Lifecycle Management (PLM) oder Engineering Control Center (ECTR) zur Verfügung.

Stammdaten-Management

Ohne Stammdaten kein vernetztes Business

* Dr. Ing. Arno Michelis ist Geschäftsführer bei der Simus Systems GmbH in 76187 Karlsruhe, Tel. +49 721 830843 0, info@simus-systems.com

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