Suchen

Prozessmanagement

Woran Prozessmanager leiden und was ihnen hilft

Seite: 2/2

Firmen zum Thema

Reale Prozesse unterscheiden sich vom logischen Prozess am Reißbrett

Drei Gründe sind die Ursache dafür, dass reale Prozesse nicht so aussehen wie der logische Prozess am Reißbrett. Wer diese Gründe kennt, weiß, warum die Realität ist, wie sie ist. Und er kann den notwendigen Veränderungsdruck aufbauen, ohne den Fortschritt im Unternehmen nicht möglich ist.

  • Ausnahmen und Regeln: Wenn der Prozess in der Realität komplexer ist, liegt es oft an komplexen Regelwerken. Diese Komplexität ist oft von außen gegeben und kann nicht immer reduziert werden. Das stellen Sie aber nicht in Form von Prozessmodellen dar – sonst bekommen Sie unverständliche Wollknäuel-Diagramme. Beschreiben Sie die Regeln extern in einer Excel-Tabelle, die alle Kombinationsmöglichkeiten von Wenns und Danns aufschlüsselt. Wenn es dann immer noch Ausnahmen gibt, listen Sie diese explizit auf. Diese Vorgehensweise leistet für den Alltag mehr als der Versuch, alle Regeln und Ausnahmen im Modell nachzuzeichnen.
  • Fragmentierte Zuständigkeiten: Ein wichtiger Grund dafür, warum es „bei uns“ nicht so läuft wie im glatten logischen Prozess, sind die verteilten Kompetenzen für Tätigkeiten und Entscheidungen. Was in der logischen Abfolge aus einem Arbeitsschritt besteht, sind in der Realität oft mehrere Schritte, weil für jeden Teilschritt ein anderer Bearbeiter (Abteilung, Hierarchiestufe) zuständig ist. Diese Beobachtung ist für Ihr Projekt wichtig: Entweder Sie (Ihr Unternehmen) kommen zu dem Schluss, dass diese Fragmentierung notwendig ist – dann wird sie aus dieser Beobachtung verständlicher –, oder Sie decken an dieser Stelle einen Veränderungsbedarf auf.
  • Medienbrüche und verteilte Anwendungen: Ein weiterer Grund dafür, dass Prozesse nicht wie am Reißbrett funktionieren, sind die Systeme. Sie können aber aus dem Prozessmanagement heraus nicht die komplette IT-Architektur des Unternehmens umkrempeln. Daher gilt es zunächst, die tatsächlichen Abläufe eins zu eins zu dokumentieren. Aber auch hier wirkt die Dynamik des Veränderungsdrucks. Bei einer Optimierung geht es übrigens meist gar nicht darum, die Systeme auszuwechseln oder zu verbiegen: Eine prozessorientierte Orchestrierung von Anwendern und Services mit einem Workflow-Management-Programm schafft oft eine viel bessere Integration.

Optimierter Prozess entsteht von innen heraus

Wenn Sie den logischen Prozess als Folie verwenden, kommt schon die Ist-Aufnahme Ihres BPM-Projektes über ein bloßes Beschreiben von Phänomenen hinaus: Beobachtungen werden eingeordnet und bewertet. Wenn hinter jeder Beschreibung von Unterschieden die Warum-Frage lauert, schaffen Sie gleichzeitig enormen Rückenwind für die Soll-Konzeption: Der Veränderungsbedarf stellt sich von selbst. Sie müssen nicht wie der Prediger in der Wüste zur Umkehr mahnen. Die Zielrichtung der Sollkonzeption ergibt sich aus dem logischen Prozess: Schleifen und Redundanzen sind zu eliminieren, Medienbrüche und Fragmentierungen zu integrieren. So entsteht das Design Ihres optimierten Prozesses von innen heraus.

Bildergalerie

Die theoretische Trennung von Ist-Analyse und Soll-Konzeption in Prozessmanagement-Projekten erstickt die Dynamik des Projektes im Keim. Der Umweg über einen logischen Prozess wirkt auf den ersten Blick theorielastig, bringt aber ungeahnten Schwung in Ihr Projekt und ist ein probates Mittel gegen Erbsenzählerei.

* Dr. Rainer Feldbrügge führt die Dr. Rainer Feldbrügge Personal- und Organisationsberatung in 90461 Nürnberg

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de (ID: 37762020)