Elektronische Rechnungserfassung Am Ende bleiben keine Rechnungen mehr offen

Das Prüfen und Buchen der Eingangsrechnungen erfordert einen erheblichen Personalaufwand. Zudem entstehen häufig Skontoverluste und Mahngebühren. Um die Prozesse zu beschleunigen, sind viele Unternehmen auf die elektronische Verarbeitung umgestiegen.

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Bei der elektronischen Verarbeitung werden alle Eingangsrechnungen nach ihrem Eintreffen zunächst gescannt. Eine OCR-Software (Optical Character Recognition, siehe Kasten) liest die relevanten Daten aus und gleicht sie mit in SAP hinterlegten Stammdaten ab. Finden die Sachbearbeiter eine Nichtübereinstimmung, etwa aufgrund schlechter Lesbarkeit oder falscher Schreibweise, können sie in einer Nachbearbeitungsmaske zuvor noch Korrekturen vornehmen.

Anschließend gelangen die Scans zusammen mit den extrahierten Indexwerten in ein „Rechnungseingangsbuch“ innerhalb der Workflow-Lösung, aus welchem Freigabeprozesse und die Verbuchung angestoßen werden. Alle berechtigten Anwender können die vorerfassten Rechnungen dort einsehen, auch wenn sie noch nicht bearbeitet sind.

Bei Abweichungen durchlaufen die Rechnungen einen Prüfungsworkflow

Rechnungen mit Bestellbezug, die also auf dem Materialwirtschaftmodul SAP MM basieren, gehen sofort in die automatische Verbuchung oder im Falle von Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin in einen zusätzlichen Prüfungsworkflow. Forderungen, denen keine Bestellung zugrunde liegt (in der SAP-Terminologie als FI-Rechnungen bezeichnet), verschickt der Rechnungsprüfer zur Klärung an den zuständigen Freizeichner.

Dieser erhält eine von der Workflow-Lösung FIS/edc generierte E-Mail mit einem Link auf die freizugebende Rechnung, die mittlerweile im elektronischen Archiv abgelegt ist. Per Webbrowser greift er über FIS/edc darauf zu und kann sie abzeichnen. Nach Freigabe und Kontierung führt der Rechnungsprüfer abschließend die Buchung durch.

Die Trumpf Werkzeugmaschinen GmbH + Co. KG in Ditzingen konnte durch die Einführung einer solchen Lösung ihre Dunkelbuchungsquote von 25 auf rund 50% steigern. Rund 85% der Eingangsrechnungen bei Trumpf sind bestellbezogen – die Hälfte davon muss also heute nicht mehr angefasst werden. Bei jeder dieser dunkel durchgebuchten Rechnung spart das Unternehmen zwei Minuten Bearbeitungszeit.

Besserer Überblick über den Bearbeitungsstand

IT-Lösungen dieser Art versetzen Unternehmen in die Lage, Geschwindigkeit und Komfort der Erfassung und Freigabeprozesse deutlich zu erhöhen. Weil die Rechnungen früh gescannt werden, haben die Beschäftigten einen wesentlich besseren Überblick über deren Bearbeitungsstand und können dadurch die Qualität ihrer Monatsabschlüsse steigern. Verzögert sich eine Freigabe, kann sofort nachgehakt werden.

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