Außendienst Das ABC der idealen Disposition mobiler Arbeitskräfte

Die Personaleinsatzplanung sowie die Erstellung und Einhaltung von Dispositionsplänen ist ein sehr komplexer und fehleranfälliger Vorgang. Eine softwaregestützte Vorgehensweise ist optimal, um Personal-, Ressourcen-, Einsatz- und Zeitplanung so effizient wie möglich zu gestalten.

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Serviceunternehmen mit mobilen Arbeitseinheiten stehen vor der Herausforderung, den passenden Mitarbeiter möglichst ohne Verspätung vor Ort beim Kunden zu haben. Beschäftigt ein Unternehmen zwei Außendienstmitarbeiter, die je zwei Aufträge täglich übernehmen, gibt es 24 verschiedene Möglichkeiten, die Arbeit unter den Mitarbeitern aufzuteilen. Bei einem Dutzend Servicemitarbeitern, die bis zu acht Aufträge am Tag bearbeiten, ist eine optimale Zeiteinteilung auf manuellem Weg bereits fast unmöglich.

Personaleinsatzplanung im Außendienst ist komplex

Eine optimale Personaleinsatzplanung ist heute wichtiger denn je. Sie umfasst alle vorausschauenden Maßnahmen, die dazu dienen, eine optimale Anzahl an Mitarbeitern mit passender Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu haben.

Doch das sind oft nicht die einzigen Bedingungen, die Industrieunternehmen an ihren Kundendienst stellen. In der Regel gilt es, dynamische Faktoren zu berücksichtigen: die Einhaltung von Service-Levels, die Minimierung der Betriebskosten, Urlaubsregelungen, Mitarbeiterpräferenzen, außergewöhnliche Ereignisse, eigensinnige Kunden oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Das macht die Personaleinsatzplanung sowie die Erstellung und Einhaltung von Dispositionsplänen zu einem komplexen und fehleranfälligen Vorgang. Deshalb ist die softwaregestützte Personaleinsatzplanung das optimale Mittel, um Personal-, Ressourcen-, Einsatz- und Zeitplanung effizient zu gestalten.

Priorisierte Unternehmensziele helfen bei der Dispositionsplanung

Um einen optimalen Dispositionsplan zu erstellen, sollten Serviceunternehmen zuerst die für einen Auftrag geeigneten Mitarbeiter identifizieren. Regeln dafür sind unter anderem die Verfügbarkeit beziehungsweise die Qualifikation des Mitarbeiters, seine technische Ausstattung, die voraussichtliche Dauer des Auftrags und die Entfernung des Mitarbeiters vom Einsatzort. Nur Mitarbeiter, die bei allen Kriterien eine positive Bewertung erhalten, kommen für einen Auftrag in Frage.

Danach müssen Unternehmen herausfinden, welcher Kandidat am besten geeignet ist. Das gelingt, indem man Unternehmensziele hinzuzieht – wie etwa Anfahrtszeit reduzieren, Reaktionszeiten verkürzen, priorisierte Aufträge zuerst abwickeln, Überstunden abbauen oder niedrigsten Stundensatz bevorzugen. Oft erfüllt kein Mitarbeiter alle Anforderungen. Die endgültige Auswahl erfolgt dann durch Priorisierung der Unternehmensziele.

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