Gute Ausschreibungspraxis beim Outsourcing von IKT-Leistungen

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Storage lässt sich auf verschiedene Weise abrechnen. Beim Verfahren, das die Experten empfehlen, rechnet der Outsourcing-Dienstleister nach belegtem Speicherplatz ab, also rein nach Verbrauch. Anbieter schlagen dazu noch einen Sicherheitsfaktor von etwa 10 % auf. Daraus leitet sich der Preis pro Gigabyte ab. Im Vertrag hatten die Partner jedoch ein anderes Verfahren vereinbart, bei dem der bereitgestellte Plattenplatz Gigabyte genau zu bezahlen sei. Bei diesem Verfahren hatte der Mittelständler also auch für den vorgehaltenen, jedoch leeren Speicherplatz zu bezahlen.

Knackpunkt Storage

Eine Besonderheit kam noch dazu: Einmal im Monat erhielt das Unternehmen als Abrechnung einen kompletten Auszug aller Dateisysteme, um den Storage-Verbrauch nachzuweisen. Diesen Nachweis lieferte der Dienstleister in Form einer umfangreichen Excel-Tabelle mit mehr als 130.000 Excel-Zeilen. Doch wer kann mit so einem Datenwust etwas anfangen? Hier dürfen Kunden eigentlich zu Recht erwarten, dass sie am Monatsende einen aggregierten Report erhalten, der die durchschnittliche Auslastung pro Dateisystem aufzeigt.

Weitere umfangreiche Berechnungen ergaben noch, dass die File-Systeme nur zu 50 % belegt waren. Der Maschinen- und Anlagenbauer konnte also inklusive Sicherheitsfaktor auf rund 40 % des vorgehaltenen Speicherplatzes verzichten. All diese Faktoren offenbaren ein großes Einsparpotenzial. Davon ausgehend kann der Mittelständler allein hier bis zu 60.000 Euro pro Monat einsparen.

Ausschreibung = Vertrag

Solche und andere Fehlentwicklungen lassen sich von Beginn an vermeiden. Denn die Komplexität der Ausschreibungen erfordert beim Singlesourcing aber vor allem auch beim Multisourcing hohes Expertenwissen. Im Unterschied zur gängigen Beratungspraxis, die sich beim Outsourcing auf die klassische Ausschreibung konzentrieren, sollten die Unternehmen aber mit einem fix und fertigen Vertrag ins Vergabeverfahren gehen. Damit können sie Angebote einholen, die sich untereinander auch messen lassen.

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