Gute Ausschreibungspraxis beim Outsourcing von IKT-Leistungen

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Bei den abgegebenen Offerten macht nicht immer die kleinste Zahl, also das billigste Angebot, das Rennen. Auch die passende Größe des Dienstleisters, seine wirtschaftliche Stabilität und seine kontinuierliche Marktaktivität tragen zur Entscheidung bei. Am Ende der Verhandlungen muss auch noch die Chemie der Beteiligten zueinander passen. All diese Faktoren stehen in einer Bewertungsmatrix, die das Unternehmen schon im Vorfeld aufgestellt haben sollte.

Ergänzendes zum Thema

Checkliste

Was Sie beim Ausschreibungs- und Vergabeverfahren beachten sollten

Legen Sie im Vorfeld die Teilnahmebedingungen für die Vergabe schriftlich fest.

Wählen Sie die möglichen Anbieter aus.

Vereinbaren Sie im ersten Schritt die Vertraulichkeit im Umgang mit den Informationen.

Beschreiben Sie präzise die Anforderungen an die Leistungserbringung in Form von Servicebeschreibungen und den dazugehörenden Service Level.

Regeln Sie möglichst mit einem eigenen Rahmenvertrag alle wesentlichen Themen wie Haftung, Gewährleistung, Verzug, Pönalen, ...

Regeln Sie im Vertrag auch die Vertragsbeendigung und die dann notwendigen Unter- stützungs- und Lieferleistungen sowie wer dabei welche Aufwände trägt und wer sie vergütet.

Geben Sie ein Preismodell vor, um die Angebote auf Preisebene vergleichen zu können.

Legen Sie im Vorfeld fest, wie Sie neben den Preisen auch die Leistungsfähigkeit der Anbieter bewerten wollen.

Gehen Sie nie nur mit einem Anbieter in die finalen kommerziellen und vertraglichen Verhandlungen.

Überdrehen Sie nicht die Preisschraube, das führt am Ende zu einem schlechten Service oder einer unflexiblen Vertragsbeziehung.

Benchmark-Datenbank der europäischen IKT-Dienstleister

Manche Experten können günstige, aber durchaus noch wettbewerbsfähige Angebote sehr schnell und präzise identifizieren. So hat Gebhardt Sourcing Solutions eine Benchmark-Datenbank, die in dieser Ausprägung eine der größten in Europa sein dürfte. Sie umfasst unter anderem Kosten-, Preis- und Leistungs-Daten von sehr vielen am europäischen Markt agierenden Outsourcing-Dienstleistern. Damit lassen sich auch Dumpingangebote aussortieren, die über die Schmerzgrenze gehen, da sich Unternehmen damit großen Risiken aussetzen. Denn wer sehr billig einkauft, muss bereit sein, doppelt zu bezahlen. MM

* Thomas Gebhardt ist Vorstandsvorsitzender der Gebhardt Sourcing Solutions AG, 70565 Stuttgart, Tel. (07 11) 91 40 04-00, thomas.gebhardt@gebhardt-ag.de

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