Gute technische Dokumentation macht sich bezahlt

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„Englisch ist zwar Weltsprache, aber die Dokumentation von Prozessen und Handlungsschritten muss in der Landessprache stattfinden“, schlussfolgert deshalb Regine Ceglarek, Leitung Technische Dokumentation & Akademie beim itl Institut für technische Literatur AG. Trotzdem nähmen nicht nur kleine Unternehmen die technische Dokumentation zum Teil nur als lästigen Kostenfaktor wahr, so die Expertin weiter.

Folgen für die Produkthaftung können gravierend sein

Die Folgen des häufig improvisierten Tuns können gerade im Maschinen- und Anlagenbau durchaus gravierend sein. „Eine Dokumentation ist im Produkthaftungsfall immer ein willkommenes Prüfmittel für Juristen“, betont Regine Ceglarek. Dementsprechend gilt es zu handeln: „Technische Dokumentation stellt heute nicht nur eine Produkthaftungsversicherung dar, sondern ein Mittel der Qualitätssicherung für die Produktentwicklung selbst.“

Im Klartext: Eine Dokumentation kann nur so gut ausfallen wie das Produkt selbst gestaltet ist. „Man kann natürlich zu einem guten Produkt auch eine miserable Dokumentation produzieren, denn die Dokumentationsqualität setzt immer einen gehörigen Erstellungsaufwand voraus“ räumt Regine Ceglarek ein.

„Tragfähige Lösungen entstehen nur aus einem ganzheitlichen Ansatz“, ergänzt deshalb Andreas Schlenkhoff, Senior Consultant für technische Dokumentation bei der Tanner AG. Beim Dienstleister liege das besondere Augenmerk darauf, was ein Unternehmen tatsächlich benötige, um seine technische Dokumentation wirtschaftlich erstellen und pflegen zu können.

Methoden der Dokumentation müssen zum Unternehmen passen

Für jedes Unternehmen und dessen spezifische Ansprüche gilt es somit nach individueller Lesart entsprechende Methoden, Prozesse, Tools und Systeme aufeinander abzustimmen. „Werden Maßnahmen nur an einer Stelle umgesetzt, ist das Ergebnis nahezu mit Sicherheit unbefriedigend“, bilanziert der Experte.

Eine weitere Hürde besteht nach Auffassung von Andreas Schlenkhoff in der unzureichenden Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal: „Ein Unternehmen, das ein Content-Management-System (CMS) zukauft, ohne die Mitarbeiter für die Erstellung werthaltiger Informationen zu sensibilisieren und zu schulen, wird an seiner Investition nicht viel Freude haben.“

Bei der Auswahl des richtigen Partners gilt es also, die Kooperation vor allem auf die Größe und den Zuschnitt des eigenen Unternehmens abzustimmen. Verfügt das Unternehmen etwa über mehrere Abteilungen mit Projektmanagement und Übersetzungsabteilung, oder verteilt es jeden Auftrag nach außen und besitzt keine eigene Übersetzungsabteilung, so ergeben sich aus diesem Umstand unterschiedliche Prioritäten.

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