Gute technische Dokumentation macht sich bezahlt

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Als sinnvoller Kompromiss ergebe sich daraus, dass das Unternehmen wie der externe Dienstleister mit gleichen Systemen, Dateiablagen und Dokumentenstrukturen zusammen arbeiteten, erläutert Thomas Kellmann, Geschäftsführender Gesellschafter der Unique Technische Dokumentation und Kommunikation GmbH. „Die Datenstrukturen müssen einheitlich sein.“ Nur so ließen sich Daten sowohl abteilungs- als auch unternehmensübergreifend austauschen und verwenden.

Datenbanken vermeiden Doppelarbeit

„Um Inhalte nicht doppelt und dreifach zu erstellen und zu verwalten, werden Datenbanken eingesetzt“, so Kellmann weiter. Dadurch sei sichergestellt, dass Terminologien sowohl im Redaktions- als auch im Übersetzungsprozess einmalig eingesetzt und übersetzt werden. „Das führt jedes Mal zu spürbaren Kostenreduzierungen.“

Besitzt das Unternehmen hingegen eine ausgeprägte IT-Infrastruktur mit der sich alle Prozesse steuern und verwalten lassen, dann lasse sich mit Hilfe von Translation Memory Systemen und weiteren Hilfsmitteln das Optimale aus den Dokumenten herausholen, betont Werner Lierz vom Übersetzungsspezialisten Kocarek.

Allerdings gilt es dabei, die Qualität entlang der gesamten Prozesskette sicherzustellen, mit Blick auf eine einheitliche Übersetzung über dem gesamten Text und die dabei zugrunde liegende „gleiche Terminologie“. „Eine frühzeitig angefertigte und gelieferte Doku verhindert im Zweifelsfall viele Rückfragen und Vertragsstrafen“, betont Lierz. Denn eine Lieferung könne erst dann abgenommen werden, wenn auch die Doku erstellt und geliefert worden sei.

Gute Dokumentation entlastet den Service

Die Erfolgsformel aus Sicht der Unternehmen lässt sich also wie folgt beschreiben: Eine solide Dokumentation, ein gut organisierter interner Prozess und der passende Dienstleister dazu, die beide direkt in das maßgeschneiderte Zielformat einarbeiten. „Natürlich kann auch Geld eingespart werden“, gibt Lierz zu bedenken. Denn durch eine verständliche Bedienungsanleitung reduziere sich auch die Zahl der Servicecalls. „Im Übrigen geht es bei einer Dokumentation auch immer darum, Arbeitsunfälle zu vermeiden“, bilanziert der Experte.

Ein allzu blindes Vertrauen in eine reibungslos funktionierende Software ist dennoch kaum angesagt, bestätigt Rüdiger Wittke, Geschäftsführer der Dekra Machinery & Equipment GmbH. Viel weiter bringe stattdessen die Einführung eines Dokumentenmanagements.

Dies bedeute zum einen eine sorgfältige Ist-Analyse der vorhandenen Strukturen und Vorgehensweisen durchzuführen. Zum anderen sollte sich das Augenmerk darauf richten, die daraus resultierenden Maßnahmen zur Strukturierung eines Dokumentenmanagementsystems auf breiter Front konsequent umzusetzen.

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