Buchhaltung Kreditorenmanagement verhindert das Überzahlen von Rechnungen

Der Gefahr, beim Bezahlen von Rechnungen Fehler zu begehen, schenken die wenigsten Unternehmen Beachtung. Entsprechend verlieren Betriebe sehr viel Geld, das für die Liquiditätssicherung dringend benötigt wird. Ein professionelles Risikomanagement beugt Fehlbuchungen vor.

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Der Maschinen- und Anlagenbau ist noch mehr als andere Branchen von individuellen Kundenwünschen und einer Fülle von technischen Anforderungen geprägt. Komplexe Strukturen und uneinheitliche Prozesse erschweren eine Standardisierung und erhöhen das Risiko von Fehlern im Finanz- und Rechnungswesen.

Um in dieser Situation als Unternehmen bestehen zu können, müssen Strategien entwickelt werden, um die Risiken rechtzeitig zu erkennen. Je höher das Einkaufsvolumen und die Zahl der Lieferanten, je geringer die Wertschöpfungstiefe, um so aufwändiger ist das Lieferantenmanagement und damit die Gefahr von Überzahlungen.

Organisationsdefizite treiben Fewhlerquote im Kreditorenbereich hoch

Es gibt eine Reihe von betrieblichen Rahmenbedingungen, die die Fehlerquote im Kreditorenbereich hochtreiben. Dazu gehören ebenso Fehler im Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen wie Schwächen in den Kontrollwerkzeugen. Die Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware, verzweigte Strukturen im Rechnungswesen, hoher Kostendruck, eine knappe Personaldecke oder Wechsel bei den Mitarbeitern vermindern die Übersicht und erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Im folgenden Abschnitt werden einige der wichtigsten Risiken im Zahlungsverkehr mit den Lieferanten aufgezeigt.

• Doppelzahlungen: Sie gehören zu den häufigsten Fehlern im Kreditorenbereich. Die erneute Buchung einer Rechnungskopie als Original oder das Buchen eines Faxes können zu solchen Fehlzahlungen an die Lieferanten führen.
• Gutschriften: Die irrtümliche Buchung einer Gutschrift als Eingangsrechnung und die anschließende Bezahlung führt im Ergebnis zu einem doppelten Fehlbetrag. Die Gutschriften besitzen häufig eine große optische Ähnlichkeit mit den Rechnungen des entsprechenden Unternehmens.
• Preiskonformität: Die in den Rechnungen ausgewiesenen Preise weichen von den ursprünglich in den Angeboten und Bestellungen festgelegten Werten ab und führen dadurch zu Überzahlungen an die Lieferanten.
• Bonus: Dabei handelt es sich um eine Vergütung oder kostenlose Zugabe, die der Lieferant nachträglich für einen bestimmten Umsatz gewährt. Fehler treten auf, wenn zum Beispiel von falschen Jahresumsätzen ausgegangen oder schlichtweg vergessen wurde, einen Bonus zu berechnen.
• Skonto: Ein prozentualer Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist. Fehlerhafte oder fehlende Skontoberechnungen führen regelmäßig zu hohen Verlusten.
• Retouren: Fehler treten auf, wenn Warenrücksendungen an den Lieferanten nicht oder falsch kommuniziert und die Entgelte nicht zurückgefordert werden.
• Währungsdifferenzen: Der Ansatz eines falschen Umrechnungskurses kann das Unternehmen viel Geld kosten.
• Umsatzsteuer: Dabei kann es insbesondere in den ersten Monaten des Jahres zu Falschbuchungen ohne Vorsteuerabzug kommen, weil gegen eingestellte Rückstellungen gebucht wird.

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