Reisemanagement Lohnende Partnerschaft

Travelmanagement mit Hilfe einer Firmenkarte kommt in Mode. Der Konzern ITW setzt in Deutschland auf professionelles Einkaufsmanagement mit American Express.

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Aus seiner Vorliebe für Zahlen macht Nils Stenger keinen Hehl. Als Controller lässt der Geschäftsführer der ITW Deutschland GmbH, der deutschen Tochter des US-Multis ITW (Illinois Tool Works Inc.) mit Sitz in Glenview bei Chicago, am liebsten die Zahlen sprechen. Damit ist der 40-jährige Steuerexperte der beste „Anwalt“ für die Einführung der Firmenkarte von American Express im Rahmen eines unternehmensweiten Travelmanagements.

„Die Vorzüge der Corporate Card von American Express habe ich bereits in meiner früheren Tätigkeit als Consultant geschätzt“, so Stenger. Zu einem professionellen Travelmanagement gehört für ihn vor allem eine Firmenkreditkarte wie die Corporate Card von American Express. Seit Januar 2004 setzt ITW Deutschland die Karte für alle Reise- und Mobilitätskosten ein.

ITW ist ein internationaler Mischkonzern mit 700 Geschäftsstellen in 48 Ländern, 50 000 Arbeitnehmern und einer Produktpalette, die die Vielfalt der unterschiedlichen Firmen unter dem Dach ITW widerspiegelt: Verpackungsanlagen, Befestigungselemente, Systeme für die Bau-, Elektro- und Automobilindustrie, Klebstoffe, Fußbodenbeläge sowie Leasinggeschäfte.

Allein in Deutschland umfasst das Netzwerk des deutschen „Enkelunternehmens“ mit Sitz in Dinslaken über 35 Tochterunternehmen mit 3500 Mitarbeitern. Namen bekannter Unternehmen schmücken die ITW Deutschland: unter anderem die Hobart GmbH, die Resopal GmbH oder die ITW Befestigungssysteme GmbH. Kein Wunder, dass die Optimierung der Reisekosten eine ganz entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg spielt.

Full-Service aus einer Hand ausschlaggebend bei der Wahl

„Der geräuschlose Nutzen der Corporate Card von American Express hat mir schon in früheren Zeiten gefallen“, meint Stenger. Die problemlose Abrechnung, das einfache Handling und die schnelle und unkomplizierte Abwicklung mit dem Serviceteam von American Express sind bewährte Vorteile, die ihn persönlich immer zum Einsatz der Karte motivierten. Trotzdem hat er verschiedene Kartenanbieter eingeladen.

Nicht nur Kostensenkung war für ihn vorrangiges Thema, sondern punktgenauer Komfort und Service des Kartenanbieters aus Frankfurt gaben den Ausschlag. Deshalb entschied sich Nils Stenger, als er Unterstützung im Travel- und Einkaufsmanagement suchte, für American Express. „Alle Serviceleistungen aus einer Hand und keine Bank, mit der ich kommunizieren muss“, beschreibt er seine Entscheidung.

Persönliche Sicherheit durch gute Unternehmensbonität

Für viele Gesellschaften war die Einführung der Firmenkarte eine neue Erfahrung. „Eine anfängliche Zurückhaltung der Mitarbeiter ist zwar aufgrund der Belastung des persönlichen Kontos zu verstehen“, sagt Stenger. „Aber vor dem Hintergrund der hohen und sicheren Bonität unseres Unternehmens entstehen keinem Mitarbeiter finanzielle Nachteile.“ Sobald die Reisekostenabrechnung zügig von dem Mitarbeiter eingereicht wird, überweisen die ITW-Unternehmen die Summe auf sein Konto.

Durch das verlängerte Zahlungsziel erfolgt die Abbuchung erst sechs bis acht Wochen später. Wer eine Rechnung im April verursacht, wird erst im Juni die Abbuchung auf seinem Konto registrieren. „Niemand muss bei Nutzung der Karte bei uns in Vorkasse gehen“, versichert Stenger. „Als Unternehmen mit amerikanischer Muttergesellschaft sind wir dem Corporate Governance verpflichtet.“

Kommunikationsbegleitung war am Anfang schwierig

Der Übergang zu einem Travelmanagement per Corporate Card soll fließend und „ohne Daumenschrauben“ ablaufen. Derzeit laufen noch zwei Systeme parallel, die individuellen American Express Corporate Cards und die Reisestellenkarten. Uneinheitliche interne Kommunikationssysteme zwischen den einzelnen Gesellschaften erschwerten zunächst die Kommunikationsbegleitung während der Einführungsphase.

Zwischenzeitlich werden unter dem Motto „So dezentral wie möglich, so zentral wie nötig“ die Mitarbeiter im Bereich „Strategic Sourcing“ im Intranet eingeladen, sich über die aktuellen Rahmenverträge des Unternehmens zu informieren. Und die erfolgreiche Implementierung der Karte bei den Firmen und Mitarbeitern unterstützt Stenger weiterhin gerne selbst: „Dank meiner langjährigen Erfahrung mit der Corporate Card weiß ich, wovon ich spreche.“

Auf bundesweiten Meetings wird gemeinsam mit der ITW-Holding und American Express den Travel Managern und den Controllern verschiedener ITW-Unternehmen das Kartensystem präsentiert. Aktuell steht ein Einführungsmeeting mit Travel Managern im süddeutschen Raum an. „Ganz gleich, um welche Firmengröße es sich dabei handelt, hier ist auf jeden Fall noch Pionierarbeit zu leisten“, versichert Stenger. Keine Pionierarbeit ist dagegen grundsätzlich beim Umgang mit Kartensystemen angesagt: „Unsere reisenden Mitarbeiter kennen das System der Kreditkarten“, so Stenger.

Buchungshäufigkeit entscheidet über Erfolg

„Der Erfolg des Programms steht und fällt mit der Menge der Buchungen“, resümiert Stenger. Sobald die reisenden Mitarbeiter einen Flug, Hotel oder einen Mietwagen über die Corporate Card buchen, aktivieren sie automatisch das „Corporate-Saving-Plus“-Programm.

Mit jeder Buchung bei den teilnehmenden Partnern des Corporate-Saving-Plus-Programms profitiert die ITW deutlich von den Rückvergütungskonditionen, die bis zu 8% des Gesamtumsatzes betragen können. Dazu sind bis zu 50% Rabatte beim Einkauf von Büromaterialien möglich. Die Cash-Ausschüttungen werden dann von ITW an die einzelnen Firmen weitergeleitet.

„Über das Kartenprogramm können sich die Mitarbeiter über eine Datenbank im Intranet informieren, in der wir die wichtigsten Daten der Karte in Form von Fact Sheets aufgelistet haben.“ Hinzu kommt eine Gratis-800er-Telefonnummer mit einem 24-Stunden-Notfallservice. Als weitere persönliche Motivation, die persönliche Firmenkarte verstärkt einzusetzen, nennt Stenger die mögliche private Nutzung der American-Express-Membership-Rewards-Bonuspunkte, die jeder Karteninhaber nutzen kann.

Datenmanagement ermöglicht ein Budgetcontrolling

Direkte Kosten, aber auch indirekte Kosten sind bisher schwer zu erfassen gewesen. Mit Hilfe des Datenmanagement-Systems und den regelmäßigen Reports über Reiseaktivitäten kann Stenger heute per Knopfdruck nachvollziehen, welche Flüge und welche Hotels regelmäßig von den Mitarbeitern gebucht wurden. Er kann den Einsatz bevorzugter Lieferanten ermitteln, um eine bessere Verhandlungsbasis bei den Leistungserbringern zu haben.

Mehrere hundert Karten sind derzeit im Einsatz bei ITW. Der Fokus für den Einkauf über die Corporate Card liegt auf allen Kostenarten, vor allem aber werden Kosten für Flugtickets, Hotels, Mietwagen, Restaurants, Büromaterialien und künftig auch Benzinkosten der Firmenflotte (derzeit 800 Firmenfahrzeuge) über die Karte bezogen. Die Karten im Unternehmen erwirtschaften heute einen Gesamtumsatz von zirka 3 Mio. Euro – für Stenger erst der Anfang..MM

Daniela B. Steinbach ist Projektleiterin bei American Express International, Inc. in 60489 Frankfurt, Tel. (0 69) 97 97-23 31, daniela.b.steinbach@aexp.com

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