Organisation Meetings effektiv gestalten

Schon wieder ein Meeting? Diesen Stoßseufzer vernimmt man oft, vor allem, weil die meisten Besprechungen ziel- und strukturlos verlaufen. Entsprechend ineffektiv sind sie. Einige Tipps, wie man Meetings effektiv gestalten und sich so manchen überflüssigen Besprechungstermin ersparen kann.

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Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter: Kaum ist ein Meeting beendet, steht das nächste im Kalender. Und kaum ist dieses vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Führungskräfte in Meetings. Ähnlich ist dies bei Mitarbeitern, die größere Projekte leiten.

Mehr Meetings und weniger Effizienz

Oft haben Mitarbeiter denn auch abends, wenn sie den Tag Revue passieren lassen, das unbefriedigte Gefühl, nichts getan zu haben, außer mit Leuten zu schwatzen. Zudem merken sie, was sie in der Zeit Wichtiges erledigen könnten. Insbesondere dann, wenn sie registrieren: Vieles was in den Meetings besprochen wird, wird nicht realisiert.

Oft klagen Fach- und Führungskräfte auch über die zunehmende „Meeting-itis“ in ihren Unternehmen. Hierfür gibt es Ursachen: Je enger und bereichsübergreifender die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss sich die Führungsmannschaft zusammensetzen, um sich auf neue Problemlösungen zu verständigen.

Viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden

Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden. Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen wie ein Kaffeeklatsch verliefen. Mehrere Personen treffen sich und parlieren weitgehend ziel- und strukturlos miteinander. Und dann gehen sie wieder auseinander, ohne dass etwas vereinbart wurde – außer dem nächsten Treffen.

Deshalb der Hinweis: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Dafür einige Tipps.

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