Dokumentenmanagement Mit digitalen Dokumenten lebt es sich leichter

Noch immer arbeiten 66 % der Maschinenbauer in ihren Büros „analog“. Dabei gibt es Dokumentenmanagementsysteme für jeden Anspruch und jeden Geldbeutel. Die Vorteile sind enorm: Nichts geht mehr verloren, bleibt liegen oder muss mühsam gesucht werden.

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Geht es um das Koordinieren der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPS-Software für den Stahl- und Apparatebau. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe allerdings suchte man ein Dokumentenmanagementsystem mit klarem Anforderungsprofil: Einfach zu bedienen sollte es sein. Fündig wurde man bei BCT Deutschland. Und so optimiert seit Ende 2014 die Lösung Elemenz die Verwaltung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.

DMS = Kosten, Zeit und Nerven sparen

Kosten, Zeit und Nerven zu sparen, ist laut Romy Farber, Business Manager Elemenz bei BCT Deutschland, die „Mission“ des DMS, das bei Maletz & Esser in der Cloud-Version im Einsatz ist. Die webbasierte Nutzeroberfläche der Software ist auf die wesentlichen Anwendungen reduziert: Alle digitalisierten Dokumente werden innerhalb des Systems in vordefinierten und veränderbaren Hauptordnern (Kunden, Personal et cetera) sowie in themenspezifischen Reitern wie Rechnung oder Vertrag gespeichert.

„Nach diesem Schema können in Microsoft Office erstellte Dokumente sowie PDFs und E-Mail-Korrespondenzen kategorisiert werden“, weiß Romy Farber. Sogar die im PPS-System erzeugten Dokumente werden jetzt in Elemenz verwaltet. Das Ergebnis: eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen.

Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort

Bei Maletz & Esser werden neben kunden- und lieferantenrelevanten Unterlagen inzwischen auch Personalakten digital verwaltet. Da diese sensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen enthalten, werden sie durch gesonderte Zugriffsrechte besonders geschützt. Dass über die Administrationsebene verschiedene Benutzergruppen festgelegt werden, wissen auch die Verantwortlichen in der Werkstatt zu schätzen. Denn nun können sie einzelne Lieferscheine und den Status einer Bestellung auch außerhalb der Bürozeiten einsehen.

Und weil man sich in Düren für die cloudbasierte Version entschied, kann jeder Berechtigte auch von unterwegs und zu jeder Tages- und Nachtzeit auf relevante Dokumente zugreifen – auch über mobile Endgeräte. Um die Wartung der Software kümmern sich IT-Profis des Rechenzentrums in Jena, auf deren Servern die Daten sicher gespeichert sind.

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