Mit digitalen Dokumenten lebt es sich leichter

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Die Postabteilung wird digital

Das Digitalisieren von Dokumenten und Automatisieren der Geschäftsvorfälle sozusagen an der „Haustür“ ist eine Spezialität der Spigraph Deutschland GmbH. Der Aachener Anbieter von Scannern, Software und Dienstleistungen hat eine Art „digitaler Poststelle“ entwickelt. Damit soll verspätete, verlorene oder verlegte Eingangspost der Vergangenheit angehören. Außerdem bleibe keine Post mehr auf dem Schreibtisch oder im Postfach liegen, wenn der Empfänger im Urlaub oder auf Geschäftsreise ist. Auch der Außendienst kann ohne Verzögerung mit „seiner“ Post versorgt werden.

Die Digital Mailroom Solutions von Spigraph ermöglichen das Scannen der gesamten Eingangspost sowie das Versenden der digitalen Dokumente an die Empfänger direkt von der Poststelle aus. Dabei werden die Dokumente bereits nach dem Dokumententyp (zum Beisiel Rechnung, Lebenslauf, Vertrag oder Auftrag) klassifiziert und mit den relevanten Schlüsselinformationen wie Termin, Kundennummer oder Rechnungsbetrag indiziert. Dann gehen die digitalen Dokumente schnurstracks an die E-Mailbox des Empfängers. Eine manuelle Bearbeitung ist nur noch bei Dokumenten nötig, die aus rechtlichen oder sonstigen Gründen nicht gescannt werden können.

Ergänzendes zum Thema

Anwenderblick

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Warum haben Sie sich für Elemenz und kein anderes DMS entschieden?

Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern herumschlagen. Und so überzeugte mich im Dezember 2014 das Dokumentenmanagementsystem von BCT Deutschland.

Inwieweit hat sich mit Elemenz Ihre Dokumentenverwaltung verbessert?

Das Ablegen der Dokumente in Elemenz hat sich merklich beschleunigt. Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich. Im Grunde verwalten wir in unserem DMS alles, was bei uns in Papierform vorliegt.

Sie nutzen die cloudbasierte Variante des DMS. Welche Vorteile hat das?

Dass man zeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte zugreifen kann. So war ich an einem Freitagnachmittag dienstlich unterwegs, als ein Kunde mich anrief und dringend ein bereits besprochenes Angebot noch einmal in schriftlicher Form benötigte. Über mein Smartphone konnte ich in Elemenz nach dem entsprechenden Dokument suchen und es dem Kunden ganz einfach per E-Mail hinüberschicken. Dank dieses kurzen Stopps an einer Autobahnraststätte haben wir den Auftrag erhalten.

DMS als Open-Source-Software

Auch eine intuitiv bedienbare DMS-Open-Source-Lösung ist am Markt verfügbar. Bitfarm-Archiv DMS heißt die Software, die trotz geringer Anfangsinvestitionen umfangreiche und praxisnahe Funktionen sowie eine hervorragende Anpassbarkeit bieten will. Da keine teueren Lizenzen angeschafft werden müssen, blieben Projekte mit Bitfarm-Archiv DMS in allen Phasen kalkulierbar und der Erfolg schnell nachprüfbar, so die in Siegen beheimatete Bitfarm Informationssysteme GmbH.

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