Mit digitalen Dokumenten lebt es sich leichter

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„Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Firmenchef Meyer. Wie bei einer Onlinesuchmaschine gibt er in die Eingabeleiste des DMS ein Stichwort oder auch ganze Sätze ein. Die integrierte Autokorrektur sorgt dafür, dass versehentliche Tippfehler behoben werden. Zusätzliche Filter grenzen die Suche weiter ein.

DMS-Software hilft, Zeitpläne und Fristen einzuhalten

Diese kann wahlweise im gesamten System erfolgen, wenn etwa nach allen projektrelevanten Dokumenten gesucht wird, oder gezielt in einem Ordner. Anschließend können alle gefundenen Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden. „Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei“, freut sich Meyer über den reduzierten Rechercheaufwand.

Anders als bei vergleichbaren Datenbanken, die er bereits kennenlernte, waren keine langen Mitarbeiterschulungen nötig, um Elemenz in die internen Arbeitsabläufe seines 17-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und der Vertriebsmitarbeiter die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. „Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Deadlines versehen werden“, erklärt Farber weitere Nutzungsmöglichkeiten. „Die Software hilft somit zusätzlich dabei, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.“

Erst digitalisieren, dann managen

Logisch, dass die Papierdokumente in die digitale Form überführt werden müssen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe des Scan Client, einer BCT-Software, die auf einem stationären Scanner, der Kodak Scan Station, installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend den Ordnern, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur des DMS, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden kann. Dies beschleunigt das Ablegen der Dokumente in Elemenz merklich.

Dokumente, bei denen eine zeitliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden weiterhin in Papierform vorgehalten. Sie werden allerdings zusätzlich mit einem Stempel „In Elemenz abgelegt“ versehen. Alle anderen, „Bestandsdokumente“ werden sukzessive eingescannt und anschließend vernichtet. Das schafft mehr Platz in den Büroräumen. Zudem sind alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort zu finden.

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