Reisekostenabrechnung Nie wieder einen Reiseantrag ausfüllen müssen

Die Prozesskosten für Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen zu hoch. Mit einer Überarbeitung der Abläufe und dem Einsatz von Mietsoftware via Internet können Firmen viel Geld sparen. Denn viele Regelungen und Kontrollstufen sind schlichtweg überflüssig.

Anbieter zum Thema

Klinkhammer Intralogistics GmbH

COSCOM Computer GmbH

trivid GmbH

Reisekosten werden in vielen Unternehmen nicht als Kostenfaktor ernst genommen, obwohl sie zu den größten beeinflussbaren Kostenfaktoren gehören. Besonders, wenn man die indirekten Reisekosten betrachtet, also die bei der Abrechnung entstehenden Prozesskosten. Der Beitrag schildert die wichtigsten Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, wenn sie ihre Reisekostenabrechnung optimieren wollen.

Reisekostenabrechnung kann teuer werden

Zunächst müssen alle Prozessschritte rund um die Reisekostenabrechnung identifiziert und unter die Lupe genommen werden. Was ist notwendig, was ist zeitaufwendig und teuer, auf was kann man verzichten? Es gilt, Kostentreiber und Anachronismen zu finden.

Anschließend geht es an die Überarbeitung der Abläufe. Wie sehen die Workflows rund um das Thema Reisekostenabrechnung aus? Hat das Unternehmen ein Reiseantragsverfahren? Dann kann unter Umständen hier der erste Schnitt gemacht werden.

Aufwand bei Reiseanträgen reduzieren

Reiseantragsverfahren sind heutzutage nicht notwendig, denn zum einen überlassen es immer mehr Unternehmen dem gesunden Menschenverstand und dem verantwortlichen Denken ihrer Mitarbeiter, dass nur gereist wird, wenn es die Geschäfte erfordern, und zum anderen werden Reiseanträge so gut wie nie abgelehnt. Wer Reiserichtlinien hat, verfügt außerdem über ein implementiertes Antragsverfahren.

Wer nicht auf Anträge verzichten will, sollte darauf achten, diesen Prozess elektronisch abzubilden. Das bedeutet, dass ein Antrag als E-Mail an den Vorgesetzten geht und nicht als dritter Durchschlag eines Formulars mit der Hauspost durchs Unternehmen wandert und erst nach Tagen wieder zurückkommt. Falls ein Unternehmen heute noch mehrere Genehmiger für eine Geschäftsreise festgelegt hat, so kann auch hier Aufwand reduziert werden: Ein Genehmiger reicht.

Mehrfacherfassung von Belegen treibt Kosten für Reisekostenabrechnungen hoch

Ein großer Kostenblock bei den Prozesskosten rund um die Spesenabrechnung ist die Mehrfacherfassung von Reisedaten und Belegen. Mitarbeiter füllen Formulare auf Papier oder am PC aus, Assistentinnen übertragen, korrigieren und ergänzen diese. Und in der Buchhaltung werden beim Eintrag in das Finanzbuchhaltungssystem alle Daten nochmals erfasst. Dreifache Arbeit, die nicht notwendig ist.

(ID:25048280)