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Kostenexplosion durch Arbeitszeitverschwendung

Die acht größten Zeitfresser im Unternehmen

| Redakteur: Jürgen Schreier

Eine Studie der Beratungsfirma Bain über die Verschwendung von Arbeitszeit in Unternehmen stellt unmissverständlich klar: Sünden im Zeitmanagement verursachen hohe Kosten. Fluten von E-Mails und unzählige Besprechungen kosten Zeit und die Unternehmen Millionen.

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Die gesamte Belegschaft der von Bain untersuchten Unternehmen verbringt jährlich rund 15 % ihrer Arbeitszeit in Meetings - ein Wert, der seit 2008 stetig steigt.
Die gesamte Belegschaft der von Bain untersuchten Unternehmen verbringt jährlich rund 15 % ihrer Arbeitszeit in Meetings - ein Wert, der seit 2008 stetig steigt.
(Bild: commons.wikimedia.org/Robert Scoble)

Im Topmanagement werden jedes Jahr Tausende Stunden an Arbeitszeit „verballert“. Der Grund: Führungskräfte hoppen von Besprechung zu Besprechung und halten mit einer Flut solcher Plauderrunden ihre Untergebenen von der eigentlichen Arbeit ab. Außerdem sind heute ganze E-Mail-Tsunamis zu bewältigen.

Schlechtes Zeitmanagement verursacht Millionenkosten

Zu diesen höchst beunruhigenden Erkenntnissen kommt die aktuelle Studie „Managing Your Scarcest Resource“ der internationalen Managementberatung Bain & Company, in der das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht wurde. Hinzu kommt: Die vertane Zeit kosten massig Geld. Jedes Jahr gehen Unternehmen Millionen Euro/Dollar verloren, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt wird wie Kapital oder andere knappe Ressourcen. Die Studie identifiziert acht „Todsünden“ im Zeitmanagement und zeigt auf, wie diesen erfolgreich entgegengetreten werden kann.

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet. Die wenigsten Firmen haben Strukturen, mit denen sich quantifizieren lässt, womit Topmanagement und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Die aktuelle Bain-Studie ergibt, dass Führungskräfte heute 30.000 E-Mails pro Jahr erhalten. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden.

Besprechungen ufern immer aus

Darüber hinaus verbringt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen jährlich rund 15 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen - ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen des Topmanagements summieren sich zum Teil auf 7000 Stunden pro Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzuaddiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an. Zudem halten sich Führungskräfte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden laut Bain-Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit statt.

Auch nimmt kontraproduktives Konferenzverhalten zu. Beginnt eine Sitzung nur fünf Minuten zu spät, entspricht dies etwa 8 % der Kosten, die für dieses Meeting anfallen. In einem der untersuchten Unternehmen haben 20 Prozent der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60 Mio. US-Dollar verloren. Dies sind 20 % der Gesamtkosten aller Meetings.

Speziell in Konzernen hat die Verschwendung von Arbeitszeit durch Besprechungen und E-Mails seine Ursache in der Unternehmenskultur, ist aber auch systemisch bedingt. So prägen sich im Zeitverlauf in großen Organisationen komplexe Mechanismen aus, die einer ständigen „Wartung“ bedürfen, um reibungslos zu funktionieren. Die dadurch entstehenden Prozesse binden intern Ressourcen und verringern das Zeitkontingent, das für Kundendienst und Kundenpflege benötigt wird.

Viele Unternehmenskulturen sind disfunktional

„Die meisten Zeitmanagementsysteme sind auf einzelne Handlungen fokussiert“, erklärt Dr. Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company. „Sie empfehlen Mitarbeitern beispielsweise, Besprechungen sinnvoll auszuwählen und E-Mails auf das Notwendigste zu beschränken. Doch viele Unternehmenskulturen funktionieren heute anders. Wer E-Mails oder Einladungen zu Besprechungen ignoriert beziehungsweise nicht zeitnah beantwortet, riskiert es, Kollegen und Vorgesetzte zu verärgern.“

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