Unternehmenssoftware Enterprise-Resource-Planning (ERP) – Definition, Arten und Vorteile

Was ist Enterprise-Resource-Planning (ERP) und wie wird es eingesetzt? Hier erfahren Sie alles, was Sie zu ERP-Systemen wissen müssen..

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Definition: Was ist ein ERP-System?

Das Enterprise-Resource-Planning (ERP) oder kurz ERP-System dient dazu, Ressourcen wie Kapital oder Materialien sowie Geschäftsprozesse eines Unternehmens effizient und strategisch zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei sollen das gesamte Unternehmen abgebildet und Fachbereiche aller Art direkt miteinander verbunden werden. Das intelligente System arbeitet computer- beziehungsweise IT- und teilweise auch webgestützt sowie auf Basis einer zentralen Datenverwaltung. Dabei muss das Enterprise-Resource-Planning (ERP) außerordentlich große Datenmengen speichern und verarbeiten.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) zeichnet sich dadurch aus, dass es komplexe Prozesse innerhalb des Unternehmens effektiv und vor allem schnell plant. So gelingt es, diese wichtigen Vorgänge stets zeitnah unter Kontrolle zu halten. Ein ERP-System eignet sich je nach Lösung für eine Vielzahl von Unternehmen – vom Großkonzern über den Mittelstand bis hin zum Kleinunternehmen. Dabei gibt es kaum Grenzen der Branchen oder Wirtschaftszweige: Enterprise-Resource-Planning (ERP) kann fast überall nützlich sein. Anbieter von ERP-Systemen bieten auch diverse praktische Branchenlösungen an.

Abgrenzung zu Warenwirtschaftssystemen

Warenwirtschafts- und Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) sind nicht dasselbe. Die Begriffe sollten daher auch nicht synonym verwendet werden. Der wesentliche Unterschied liegt in den Aufgaben der beiden Systemlösungen. Ein ERP-System deckt alle Fachbereiche und Ressourcen eines Unternehmens ab, während sich ein Warenwirtschaftssystem vorrangig auf Waren, Rohstoffe, Materialien und deren Lagerung konzentriert. Aufgrund der Aufgabenvielfalt ist Enterprise-Resource-Planning (ERP) in der Regel deutlich komplexer als ein Warenwirtschaftssystem.

Darüber hinaus greift ein ERP-System über das Unternehmen hinweg und bezieht auch Kunden und Lieferanten mit ein, die bei Bedarf selbstständig in das System eingreifen können, zum Beispiel Bestellungen aufgeben oder Lieferungen eintragen. Nicht zuletzt lässt sich Enterprise-Resource-Planning (ERP) auch bei Unternehmen einsetzen, die nicht nur mit Waren, sondern auch oder ausschließlich mit Dienstleistungen umgehen, zum bei Beispiel Banken, Versicherungen und im Gesundheitswesen.

Welche Einsatzmöglichkeiten für Enterprise-Resource-Planning (ERP) gibt es?

Das ERP-System deckt in Unternehmen im Idealfall alle Bereiche ab – von der Führung des Unternehmens über die Verwaltung bis hin zu allen Fachbereichen. Dazu zählen unter anderem:

• Finanzen

• Buchführung

• Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Beschaffung

• Einkauf

• Vertrieb und Marketing

• Materialwirtschaft

• Bedarfsermittlung

• Produktion

• Forschung und Entwicklung

• Customer-Relationship-Management

• Anlagenwirtschaft

• E-Commerce

• Personalwesen

• Finanz- und Rechnungswesen

• Controlling

• Qualitätsmanagement

• Projektmanagement

• Datenverwaltung und -management

• und viele weitere

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Enterprise-Resource-Planning (ERP): Diese Module gibt es

Ein ERP-System besteht in der Regel aus verschiedenen Modulen. Dabei handelt es sich um Teilsysteme, die sich auch miteinander kombinieren lassen. Jedes Modul bildet einen bestimmten Fachbereich des Unternehmens ab. Anschließend werden die einzelnen Module miteinander und mit einer zentralen Datenbank verbunden. So gelingt es, zeitnah unternehmerische Abläufe abteilungsübergreifend und effizient zu steuern.

Typische Module des Enterprise-Resource-Planning (ERP) sind unter anderem:

• Beschaffung

• E-Commerce

• Logistik

• Lager- und Bestandsmanagement

• Rechnungswesen und Finanzmanagement

• Supply Chain Management

ERP-System: Welche Arten gibt es?

Nach einigen Jahrzehnten der Entwicklung finden sich heute zahlreiche Softwarelösungen zu Enterprise-Resource-Planning (ERP). Die beiden bedeutendsten Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind on-premise und das Cloud-ERP. Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Lösungen. Sie unterscheiden sich vorrangig in

• der Skalierbarkeit,

• der Fachrichtung,

• dem Funktionsumfang und

• den Techniken.

Unternehmen haben die Möglichkeit, die Module des Enterprise-Resource-Plannings (ERP) ganz nach ihren individuellen Wünschen und Notwendigkeiten auszuwählen und zu erwerben. Bei Bedarf können die einzelnen Module auch wieder abbestellt werden.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) aus der Cloud als Software-as-a-service-Lösung

Wenn Unternehmen ein Maximum an Flexibilität wünschen, sollten sie zu Enterprise-Resource-Planning (ERP) aus der Cloud greifen. Der einzigartige Vorteil liegt im weltweiten Zugriff, den die Cloud erlaubt. Egal, ob sich die Mitarbeiter im Headquarter in Berlin, im Urlaub auf Bali oder auf einer Geschäftsreise in Kanada befinden: Es sind nur die passenden Endgeräte (Laptop, Smartphone, Tablet, et cetera) und natürlich eine stabile und sichere Internetverbindung notwendig. Passend dazu ist die Lösung perfekt auf mobile Endgeräte zugeschnitten.

Weitere Vorteile sind der hohe Sicherheitsfaktor, der sehr gute Service bei den Dienstleistern und die Möglichkeit kostenloser Demoversionen. Dieses ERP-System bietet sich vor allem für kleinere Unternehmen an, für die Flexibilität und schnelle Reaktionen ein entscheidender Faktor für das Bestehen auf einem umkämpften Markt sind. Jedoch kann jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, von diesem System profitieren.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) on-premise

Die Variante Enterprise-Resource-Planning (ERP) on-premise bietet sich an, wenn große Unternehmen beziehungsweise Konzerne auf eine lokal installierte Lösung Wert legen. Ein weltweiter Zugriff über das Internet ist nicht automatisch möglich. Für die mobile Nutzung müssen die technischen Voraussetzungen etwa oft erst geschaffen werden. Dafür liegt die Hoheit über die Daten beim Unternehmen allein. Das Unternehmen entscheidet völlig autonom, was mit ihnen geschieht. Umgekehrt ist es jedoch auch für Updates, die Erneuerung von Hardwarekomponenten und die Sicherheit der Server selbst verantwortlich. Dies bindet entsprechend Ressourcen in der IT-Abteilung.

Hybride Lösungen

Ein hybrides ERP-System vereint das Beste der beiden zuvor vorgestellten Softwarelösungen. Einerseits wird ein größeres Teilsystem lokal im Unternehmen, also on-premise betrieben, andererseits ist jedoch für ausgewählte Teilbereiche auch ein Zugang über die Cloud möglich.

Social Enterprise-Resource-Planning (ERP)

Hierbei handelt es sich um eine Lösung, die auch die zunehmend wichtiger werdenden Sozialen Netzwerke miteinbezieht. Das macht unter anderem den Kontakt zu (potenziellen) Kunden, die gern über Facebook und Co. kommunizieren, noch einfacher. Insbesondere junge Menschen lassen sich auf diesem Weg sehr einfach und zielgruppengerecht erreichen.

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Welche Vorteile bietet ein ERP-System?

Mehr als 9 von 10 Unternehmen in der Industrie nutzen bereits Enterprise-Resource-Planning (ERP). Damit ist die Branche einer der Spitzenreiter. Das ist allerdings nicht weiter verwunderlich, denn in einer digitalisierten Welt bietet ein ERP-System viele Vorteile:

• optimiert Geschäftsprozesse und steigert die Leistung

• erhöht die Wettbewerbsfähigkeit

• Prozesse gewinnen an Geschwindigkeit

• verbessert die organisatorischen Abläufe

• stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

• reduziert Kosten und erhöht den Umsatz

• löst ineffiziente und umständliche Insellösungen zur Datenverarbeitung im Unternehmen ab

• bildet das gesamte Unternehmen ab

• erstklassige Kommunikation zwischen abgeschlossenen Fachbereichen

• Enterprise-Resource-Planning (ERP) lässt sich lokal, mobil und in der Cloud einrichten

Typische Nachteile bei Enterprise-Resource-Planning (ERP)

Ein besonders für kleine Unternehmen nicht zu unterschätzender Nachteil ist jedoch das hohe Risiko, Geld zu verlieren, wenn ein Unternehmen zu wenig Zeit und Energie in die Umsetzung des Systems steckt. Der Einsatz von ERP-Systemen sollte gut geplant sein und bedarf einer strategischen Umsetzung. Weitere für Unternehmen relevante Nachteile sind:

• teure Anschaffung

• großer Aufwand für Anschaffung, Wartung, Schulungen und weiteres

• ähnliche Systeme lassen sich nur schwer integrieren

• feste Bindung an den Anbieter

Übersicht über die ERP System Anbieter

Derzeit gibt es im deutschsprachigen Raum deutlich mehr als 400 Anbieter für Enterprise-Resource-Planning-Systeme. Zu den geläufigsten Anbietern gehören die folgenden:

• SAP hat den größten Marktanteil – sowohl in Deutschland als auch weltweit. Das Enterprise-Resource-Planning (ERP) System richtet sich vor allem an Großunternehmen und ist als On-Premise-Anwendung sowie als Abonnementlösung aus der Cloud verfügbar.

• Oracle, ein Anbieter, der sich mit Datenbanken hervorragend auskennt, kann ebenfalls mit erfolgreichen ERP-Systemen – darunter beliebte Cloud-Lösungen – aufwarten.

• Sage kann auf jahrzehntelange Erfahrungswerte zurückblicken. Die Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systeme richten sich an den Mittelstand.

• Microsoft ist ebenfalls ein alter Hase auf dem Gebiet der Softwareentwicklung. Mit „Dynamics“ befindet sich auch ein Enterprise-Resource-Planning-System unter den Markenprodukten. Auch diese Variante richtet sich an KMU.

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Anbieter für ERP-Systeme. Sie unterscheiden sich unter anderem darin, an welche Zielgruppe sie sich richten, also beispielsweise ob sie Anwendungen für KMU oder Großunternehmen anbieten. Auch gibt es Anbieter, die sich branchenspezifisch ausgerichtet haben und deren Lösungen entsprechende Module beinhalten. So bietet etwa Proalpha als Teil seines Enterprise-Resource-Planning-Systems entsprechende Industry-Components an.

Auf der Suche nach dem richtigen ERP-System können Unternehmen Vergleichsplattformen nutzen, die Faktoren wie die Branche, die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigen. Beispiele hierfür sind der ERP-Kompass oder derSoftwarecheck.

Checkliste: Was sollte man bei der Wahl eines ERP-Systems beachten?

Wenn es um die Wahl des richtigen Enterprise-Resource-Planning-Systems geht, gibt es keine Musterlösung. Das System muss zum jeweiligen Unternehmen passen und die Geschäftsstrategie abbilden können. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen sich vorher genau bewusst machen, wo ihre Anforderungen liegen und diese anschließend klar kommunizieren. Nicht zuletzt, weil die Einführung eines neuen ERP-Systems für gewöhnlich einiges an Aufwand erfordert und man anschließend möglichst für die nächsten 10 Jahre mit dem System arbei

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Der Hersteller Abas Software liefert auf seiner Webseite einen Fahrplan mit fünf Kriterien, mit denen Unternehmen ein passendes ERP-System finden können.

• Kriterium 1: Die Prozesse im Unternehmen unterstützen. Ein Zulieferer im Automotive-Sektor hat wahrscheinlich andere Anforderungen an das System als ein Hersteller von Werkzeugmaschinen. Hier sollte auf eine entsprechende Passung des Enterprise-Resource-Planning-Systems geachtet werden. Im Idealfall gibt es bereits Erfahrungen anderer Unternehmen aus der Branche, die als Referenz herangezogen werden können.

• Kriterium 2: Erfüllen nichtfunktionaler Auswahlkriterien. Dazu zählen laut Abas unter anderem Schnittstellen, die gewährleisten, dass die ERP-Software sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Auch die Erfüllung von Compliance-Anforderungen und die laufende Weiterentwicklung der Software sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden. Ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) System sollte zukunftssicher sein – nicht nur im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung, sondern auch im Kontext der Mobilität von Daten.

• Kriterium 3: Skalierbarkeit, Flexibilität und Internationalisierung. Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) sollte dazu in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Zudem muss es sich an die Unternehmensaktivitäten, Umstrukturierungen und veränderte Abläufe anpassen können. Geht ein Unternehmen davon aus, zukünftig im Ausland weitere Niederlassungen zu gründen, spielen neben Sprachpaketen auch Themen wie Steuerrecht und Buchhaltung eine Rolle.

• Kriterium 4: Das Branchen-Know-how des Anbieters. Spätestens wenn ein Anbieter es in die engere Auswahl geschafft hat, sollte die bisherige Branchenerfahrung geprüft werden. Hierfür eignen sich beispielsweise Anwenderberichte oder auch eine direkte Nachfrage bei den bisherigen Kunden.

• Kriterium 5: Planung der Kosten und Folgekosten. Neben den Einstiegskosten müssen auch langfristige Betriebskosten eingeplant werden, die je nach Lizenz variieren können. Werden beispielsweise modulare Lösungen nachträglich ergänzt, wirkt sich das ebenfalls auf den Preis aus. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hinzubekommt, desto höher fallen dementsprechend auch spätere Schulungskosten für das System aus.

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Einführung eines ERP-Systems

Unternehmen sollten sich darüber im Klaren sein, wie wichtig eine erstklassige Vorbereitung und Einführung in das Enterprise-Resource-Planning-System für ihren wirtschaftlichen Erfolg ist. Das im Folgenden vorgestellte Phasenmodell der ERP-Einführung in 8 Schritten stammt von Software Lotse und setzt voraus, dass bereits ein passender Anbieter ausgewählt wurde.

Software Lotse empfiehlt, sich zunächst über die individuellen Ziele rund um das Enterprise-Resource-Planning (ERP) Pläne anzufertigen, die auch Zeit- und Kostenpläne umfassen. Anschließend kann die gewünschte Systemlösung nach und nach eingeführt werden. Das sollte möglichst ohne Umwege gelingen, wobei stets die Flexibilität und Störungsfreiheit des Echtbetriebs bewahrt werden sollten. Es lohnt sich, hierbei in deutlich voneinander abgrenzbaren Schritten vorzugehen.

• 1. Schritt: Lastenheft. Das Lastenheft gibt kurz und bündig die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Abteilungen wieder und wird von diesen selbst zusammengetragen.

• 2. Schritt: Pflichtenheft. Der Anbieter klärt gemeinsam mit Vertretern der Abteilungen in Workshops, inwiefern das Lastenheft umsetzbar ist. Dabei entsteht das Pflichtenheft.

• 3. Schritt: Installation eines Testsystems. Die Mitarbeiter können sich durch den Einsatz eines Testsystems mit Enterprise-Resource Planning (ERP) vertraut machen. Es wird empfohlen, bereits Testdaten des Unternehmens zu verwenden.

• 4. Schritt: Einrichtung des ERP-Systems. Das ERP-System wird eingerichtet und auf das Unternehmen angepasst. Beschlüsse aus dem Pflichtenheft werden nun umgesetzt.

• 5. Schritt: Datenaufbereitung für die Übernahme. Stamm- und sonstige Daten werden aus dem alten System für das Enterprise-Resource Planning-System aufbereitet und währenddessen bereinigt.

• 6. Schritt: Schulung und Dokumentation. Die Anwender innerhalb des Unternehmens sollten eine ausgiebige Schulung erhalten, damit sie von einem umfangreichen Know-how profitieren können. Es wird empfohlen, diese Anwender zu eigenen Dokumentationen zu motivieren.

• 7. Schritt: Datenübernahme. Die in Schritt 5 aufbereiteten und bereinigten Daten werden in das neue System importiert.

• 8. Schritt: Echtbetrieb. Das alte System wird abgeschaltet.

Das kostet ein ERP-System Unternehmen

Wie viel das ERP-System das Unternehmen am Ende wirklich kosten wird, lässt sich nur schwer voraussagen. Ein weiteres Problem: Unternehmen neigen dazu, sich bei den tatsächlichen Kosten zu verschätzen. Erpexpert.de nennt drei große Kostenfaktoren, die Unternehmen bei der Planung bedenken sollten.

• Interne Kosten: Dazu zählen Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Schulungen oder die Kosten durch die verringerte Produktivität, mit der während der Umstellung zu rechnen ist. Diese Ausgaben lassen sich nur schwer kalkulieren. Hier kann es wiederum helfen, mit anderen Unternehmen zu sprechen, die ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) neu eingeführt haben und ihre Erfahrungswerte teilen wollen. Auch ein Gespräch mit dem Anbieter über dessen Einschätzung kann hilfreich sein.

• Externe Kosten: Darunter fallen die Kosten für die Software, für die Lizenzen und für Datenaufbereitungen. Hier kann es zu diversen Folgekosten kommen. Daher sollten Unternehmen sich von Anfang an eine Aufstellung über zu erwartende Wartungs- und Supportkosten für die nächsten Jahre vorlegen lassen.

• Hauptkosten des ERP-Systems: Hier sind die Anzahl der erwarteten User-Lizenzen und der Systemumfang, das heißt die Wahl der Module, entscheidend. Unternehmen sollten darauf achten, im Vorfeld bereits möglichst genau zu planen und den Funktionseinfang des ERP-Systems so eng wie möglich einzugrenzen. Das kann beispielsweise mithilfe eines Lastenhefts erreicht werden. Ein weiterer Hauptkostenpunkt ist die individuelle Anpassung des Systems an das Unternehmen. In den seltensten Fällen wird man die Situation haben, dass die Standardversion eines Systems optimal zu den Betriebsanforderungen passt. Um die Kosten gering zu halten, sollte man bereits bei der Auswahl darauf achten, eine möglichst hohe Abdeckung zu erreichen.

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Insgesamt ist davon abzuraten, sich bei der Wahl eines ERP-Systems einfach für die günstigste Variante zu entscheiden. Da im Unternehmen intensiv und langfristig damit gearbeitet werden soll, lohnt es sich durchaus, zu Beginn ein wenig mehr Geld, Zeit und Aufwand in den Auswahlprozess zu stecken. Lassen Sie sich von einem Anbieter doch einfach mal ausrechnen, ab welchem Zeitpunkt mit einem Return-on-Investment zu rechnen ist!

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