Erfolgreiches Claimsmanagement fängt beim Vertrag an

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Kinkele GmbH & Co. KG - Ihr Auftragsfertiger für den Maschinenbau

Die Beteiligten müssen deshalb im Rahmen ihrer Verhandlungen Klarheit über die Einzelheiten der zu erbringenden Lieferungen und Leistungen schaffen. Diese sind später so in den Vertrag zu übernehmen, dass nicht nur die Vertragspartner selbst, sondern auch Dritte – etwa ein mit der Sache befasstes (Schieds-)Gericht oder ein Schlichter – beurteilen können, ob eine Verpflichtung erfüllt ist. Diese Forderung bezieht sich zunächst einmal auf die Beschreibung der Lieferung, ihre Vollständigkeit und die Abgrenzung zu Verpflichtungen anderer Unternehmen.

Technische Regelwerke ausdrücklich in den Vertrag miteinbeziehen

Dann ist der Leistungsteil zu beschreiben. Für ihn fehlt es meist an belastbaren Definitionen. Technische Regelwerke, wie etwa DIN-Normen, gelten nur bei ausdrücklicher Einbeziehung in den Vertrag. Was aber unter Beschaffung, Einkauf, Bau und Montage, Überwachung, Inbetriebsetzung, Inbetriebnahme, Instandhaltung, Training oder Know-how zu verstehen ist, kann jeweils völlig strittig sein. Die Parteien müssen sich deshalb im eigenen Interesse zur Vermeidung späterer ärgerlicher Auseinandersetzungen frühzeitig der Mühe unterziehen, die Verpflichtungen eindeutig festzulegen.

Viertens: Lieferung und Erstellung der Anlage sind – aus Sicht des Auftragnehmers – auf ein Hauptziel gerichtet, nämlich die Abnahme durch den Kunden. Mit ihr erklärt er die Billigung der Leistungen als vertragsgerecht. Sie löst Zahlungspflichten aus, lässt Sachmängelfristen beginnen und Gefahren auf ihn übergehen.

Vertrag muss auch Leistungsnachweise eindeutig regeln

Angesichts dieser Bedeutung ist nicht erstaunlich, dass Auftraggeber die Abnahme oft mit der Begründung verweigern, die Leistung sei nicht wie vereinbart erbracht. Diesem Vorbringen lässt sich leichter entgegentreten, wenn der Vertrag die der Abnahme zugrunde liegenden Leistungsnachweise eindeutig regelt. Trotz aller Vielgestaltigkeit des Anlagengeschäfts sind immer wieder die folgenden Fragen im Zuge der Vertragsgestaltung zu beantworten:

1. Wo sollen die Abnahmeprüfungen stattfinden?

2. Welche Meldepflichten sind einzuhalten?

3. Sind Dritte an den Nachweisen beteiligt?

4. Welche Bescheinigungen sind von wem zu erteilen?

5. Wie sehen die Tests im Einzelnen aus?

6. Wer ist für das (qualifizierte) Betriebspersonal verantwortlich?

7. Wer stellt und zahlt welche Betriebsmittel?

8. Welche Folgen haben Fehlschläge der Tests?

9. Welche Protokolle sind zu erstellen und welche Wirkung haben sie?

10. Ist eine fiktive Abnahme (zum Beispiel wegen grundloser Weigerung oder Terminüberschreitung durch den Kunden) vorgesehen?

Auch dabei ist besonders sorgfältig zu berücksichtigen, dass die in der Praxis verwendeten Begriffe durchaus nicht einheitlich und durchgängig gelten oder allgemein belastbar definiert sind.

Zweiter Teil der Serie: Worauf es bei der Gestaltung von Verträgen ankommt

* Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Kühnel ist Spezialist für Wirtschaftsrecht in der Kanzlei Reis & Partner in 61476 Kronberg im Taunus

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