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Dokumentenmanagement Gehaltsabrechnung im digitalen Briefkasten

| Autor / Redakteur: Anton Bühl / Robert Horn

Der manuelle Aufwand für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheiden ist in vielen Betrieben des verarbeitenden Gewerbes immens. Ein Messgerätehersteller rückt der Dokumentenflut mit einer elektronischen Portallösung zu Leibe.

Mit ihren persönlichen Zugangsdaten haben Mitarbeitende von Endress + Hauser jederzeit Zugriff auf ihre Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und jährlichen Lohnsteuerbescheide.
Mit ihren persönlichen Zugangsdaten haben Mitarbeitende von Endress + Hauser jederzeit Zugriff auf ihre Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und jährlichen Lohnsteuerbescheide.
(Bild: Aconso)

Die Endress+Hauser-Gruppe, ein international agierender Anbieter von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen für die industrielle Verfahrenstechnik mit weltweit rund 13.000 Beschäftigten, treibt die Digitalisierung seiner Prozesse voran. Seit 2016 bekommen rund 850 Mitarbeitende zweier Gruppenunternehmen ihre Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen und jährlichen Lohnsteuerbescheide mit der Jedermann-Akte von Aconso über einen sicheren elektronischen Raum.

Zuvor stand für die Mitarbeitenden der HR-Abteilung jeden Monat der zeit- und kostenintensive Postversand der Abrechnungen auf der Agenda. Trotz Kuvertiermaschine dauerte die größtenteils manuelle Arbeit mindestens einen vollen Arbeitstag. Dieser langwierige Routineprozess war für das moderne Unternehmen nicht mehr zeitgemäß.

Herausforderung sicherer Versand

Daher begab sich die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit Vertretern aus den Bereichen Netzwerk, Security und SAP-Applikationsbetreuung auf die Suche nach einer digitalen Lösung. Neben der sicheren Datenübertragung für die sensiblen HR-Dokumente sollte sich die Plattform reibungslos in die bereits vorhandene SAP-Landschaft integrieren lassen und den Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre Entgeltnachweise gewähren.

„Darüber hinaus haben wir nach einem System gesucht, das nicht mit den privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden arbeitet, denn diese wollen wir aus Datenschutzgründen nicht speichern. Auch der Versand an die firmeninterne E-Mail-Adresse war natürlich aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen, denn dabei hätten IT-Administratoren mit erweiterten Berechtigungen – zumindest theoretisch – Zugriff auf die privaten Dokumente“, begründet Tobias Reuter, Senior Process Consultant bei Endress + Hauser, die Vorgabe.

Den Zuschlag erhielt schließlich die Portal-Lösung „Jedermann-Akte“ von Aconso. Neben dem Sicherheitskonzept, der einfachen Integrationsmöglichkeit in SAP und der hohen Flexibilität bei der Nutzung überzeugte der HR-Software-Provider nicht zuletzt mit jahrelanger Erfahrung. „Wir wollten einen zuverlässigen Anbieter mit einer guten Reputation, der den Support in den kommenden Jahren sicherstellt. Darüber hinaus stellt nur Aconso die Dokumente in einem sicheren virtuellen Datenraum zur Verfügung und versendet diese nicht als verschlüsselte E-Mail an die Mitarbeiter“, erklärt Reuter die Wahl.

Entscheidung für die Private Cloud

Während viele Unternehmen die Jedermann-Akte als Public-Cloud-Lösung gehosted im sicheren Aconso Rechenzentrum einsetzen, hat sich Endress + Hauser dafür entschieden, das Portal im eigenen Rechenzentrum in einer Private Cloud zu betreiben. Die Funktionsweise lässt sich metaphorisch wie die eines „digitalen Briefkastens“ beschreiben: HR-Mitarbeiter laden die Entgeltabrechnung einfach in das Portal hoch.

Einmal eingestellt, geht das Dokument in den privaten Verantwortungsbereich der Mitarbeitenden über und der HR-Mitarbeiter hat keinen Bearbeitungszugriff mehr. Um ihre persönlichen Daten und Dokumente einzusehen, müssen sich die Angestellten zunächst im System registrieren. Bei Bedarf lassen sich die Dokumente lokal speichern oder auch ausdrucken. Nach Ablauf von zwei Jahren werden die übermittelten Dokumente gelöscht.

Neben der technischen Implementierung der Lösung bestand die Aufgabe darin, die Mitarbeitenden gezielt und früh über die Umstellung auf die elektronische Entgeltabrechnung zu informieren. Dies kann beispielsweise über Flyer, Newsletter, ein Info-Portal oder eine Hotline geschehen. Darüber hinaus haben sich die Personalmitarbeiter Zeit für persönliche Gespräche genommen, um auch Mitarbeitende zu überzeugen, die anfangs skeptisch waren. „Die Kollegen müssen ihre Fragen im Vorfeld loswerden können, um alle Bedenken auszuräumen. Nur so schafft man Akzeptanz für neue Wege“, ist sich Martin Döring, Abteilungsleiter Personalmanagement bei Endress + Hauser sicher.

Die Verantwortlichen der HR-Abteilung schätzen die Zeitersparnis durch den Wegfall des manuellen Dokumentenversands. Die Abrechnungskontrolle findet jetzt direkt auf dem Bildschirm statt – was nach etwas Eingewöhnungszeit reibungslos funktioniert. Das Ziel, vom Papier wegzukommen und mit einem modernen digitalen System den Schritt in Richtung Zukunft zu gehen, wurde in der HR-Abteilung erreicht: Von den meisten Mitarbeitenden werden die Abrechnungen nur noch sehr vereinzelt ausgedruckt, sie vertrauen auf die Sicherheit der neuen Lösung. „Wir sind sehr zufrieden mit der Portallösung. Es ist ein Schritt in die richtige Richtung, um unser Unternehmen fit für die digitale Zukunft zu machen“, so das Fazit von Döring.

Großes Potenzial sehen die Projektverantwortlichen durch die Einführung der Jedermann-Akte an weiteren Produktionsstandorten und bei Schwesterunternehmen. „Im Vordergrund stehen dabei die Standorte in Deutschland und in der Schweiz, aber auch Schwesterunternehmen in Frankreich kämen infrage“, erklärt Reuter. „Während wir bisher einige hundert manuelle Schreiben einsparen, können wir dadurch den Service auf Tausende Mitarbeitende ausweiten.“

* Anton Bühl ist Fachjournalist aus München

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