Die E-Rechnung kommt! Keine Angst vor der ERP-Einführung

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Schon bald müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Davor schaudert es viele. Doch Jürgen Widmann, Geschäftsführer von EVO Informationssysteme, will hier Mut machen ...

Ab Januar müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte auch zu versenden. Dabei reicht es nicht länger, Rechnungen als PDF zu erstellen, sie müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format gemäß europäischer Norm ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind Unternehmen einmal mehr aufgefordert, den Status quo ihrer Digitalisierungsstrategie auf den Prüfstand zu stellen.

Rennen Sie der Entwicklung nicht immer nur hinterher!

Nahezu alle Industrieunternehmen setzen für die betrieblichen Abläufe Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme ein. Manchmal findet man in Unternehmen noch Individualsoftware, die teils selbst programmiert ist oder von externen Dienstleistern betreut wird. Vielfach nehmen Unternehmen für den Betrieb ihrer Systeme hohe Wartungs- und Pflegekosten in Kauf. Dabei dauerte die Einführung oft länger als gedacht, die Instandhaltung wurde teurer als veranschlagt oder wichtige Daten blieben unwiderruflich auf der Strecke. So handeln viele Unternehmen im Angesicht des Wandels getreu dem Motto: „Never touch a running system!“ Schaut man hinter die Kulissen der Industriebetriebe, stellt man fest, dass das letzte Softwareupdate oft schon lange zurückliegt, denn die Erfahrung hat gezeigt, dass mit jedem neuen Update wieder neue Fehler zum Vorschein kommen. Während die Digitalisierung in produzierenden Unternehmen so ins Stocken gerät, erklimmt der technologische Fortschritt unaufhaltsam neue Etappen und rechtliche Reglementierungen, wie die E-Rechnung, stellen den Betrieben eine Hürde nach der anderen in den Weg. Dabei tun Unternehmen gut daran, sie als Chance zu betrachten. Denn sich mit der ganzheitlichen Digitalisierung zu beschäftigen, erweitert den Blickwinkel und eröffnet Optimierungspotenziale auf dem Weg, der ja bekanntlich das Ziel ist.

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Mit der E-Rechnung kann man auch Potenziale heben

E-Rechnungen kommen dabei, wie die meisten Updates und neuen Lösungen, trotz in der Regel noch einiger ungeklärter Fragen rund um ihre Einführung im Unternehmensalltag, mit beachtlichen Potenzialen daher. Eine E-Rechnung ist im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Er ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierbare und elektronische Verarbeitung. Neben der Xrechnung können aber auch andere Standards, wie etwa „ZUGFeRD“ Version 2.3 im Profil Xrechnung seit dem 18. September 2024 im rein strukturierten Format, verwendet werden – sofern diese die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der Nutzungsbedingungen der adressierten Rechnungseingangsplattformen des Bundes erfüllen. Die Vorteile der E-Rechnung halten, wie häufig bei neuen Digitalisierungsschritten, aus einem anfänglichen Zwang zum Systemwechsel heraus, Einzug in die Unternehmen. Dabei stellt sich oft heraus, dass die laufende Software veraltet ist sowie teuer und risikobehaftet aktualisiert werden muss. Einige Anbieter bleiben im digitalen Wandel ganz auf der Strecke und stellen die Weiterentwicklung ein. Unternehmen, die dann mutig und mit einem verlässlichen Softwarepartner nach vorn gehen, sparen Workflows und setzen personelle Ressourcen frei. Letztlich profitieren sie mit der Einführung der E-Rechnung von einem sichereren Zahlungsverkehr, der Zeitkonto und damit Geldbeutel schont. Damit Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen können, braucht es eine IT-Infrastruktur, welche deren automatisierte Verarbeitung auf Spur bringt. Angst vor fehlerhaften Updates haben dabei noch nie zum Fortschritt beigetragen. Vielmehr braucht es einen klaren Fahrplan, mit dessen Hilfe Risiken minimiert und Erfolgschancen genutzt werden können.

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