Schnelle Dokumentation trotz hoher Variantenvielfalt der Maschinen

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Klinkhammer Intralogistics GmbH

Fastems Systems GmbH

AGTOS Gesellschaft für technische Oberflächensysteme mbH GmbH

DOCUFY GmbH

Chiron-Werke GmbH & Co. KG

Redaktionssystem ist so wichtig wie ein CAD-System

Für Bernd Rudolf, Leiter der Technischen Dokumentation bei der Chiron GmbH & Co. KG, war deshalb schon vor Jahren klar, dass ein professionelles Softwaresystem eingeführt werden muss, damit auch die Technischen Dokumentationen dem hohen Qualitätsstandard genügen, den Chiron mit seinen Hightech-Maschinen realisiert. Bernd Rudolf: „Kein Mensch würde heute mehr auf die Idee kommen, bei der Konstruktion von Maschinen auf ein professionelles CAD-System zu verzichten – oder bei der Zerspanung anstelle mit CNC-Maschinen mit der Hand zu bohren. Ich sehe das bei der Technischen Dokumentation ähnlich. Es gibt schließlich Softwarelösungen, die einen hohen Automatisierungsgrad bei der Dokumentation ermöglichen. Die sollte man auch nutzen. Alles andere ist unprofessionell und kostet nur Zeit, Geld und geht zulasten der Qualität.“

Um herauszufinden welches Redaktionssystem am besten passt, nahm Bernd Rudolf nach einer ersten Evaluierung fünf Redaktionssysteme in die engere Auswahl. Ein externer Berater erstellte gemeinsam mit Chiron das Pflichten- und Lastenheft. Der Altdatenbestand sollte migriert und das vorhandene SAP-System angebunden werden. Die Software sollte Zeichnungen importieren und die Infos für die einzelnen Maschinenvarianten aus der Stückliste entnehmen können.

Wichtige Eckpunkte waren für Chiron zudem:

• Rechtssichere Dokumentation konform der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG

• Regelmäßige Systemaktualisierung unter Berücksichtigen fachlicher und gesetzlicher Änderungen

• Integration und Verwaltung der Lieferantendokumentation nach DIN Fachbericht 146

• Vollautomatische Generierung für PDF-Dokumente gemäß den Vorgaben von EU und USA

• Ausgefeilte Übersetzungssteuerung

• Unkomplizierte Einbindung in den PLM-Prozess

• Ein XML-System, das anders als zum Beispiel Word nicht von Updates im Office-Bereich abhängig ist

• Eine zukunftsfähige Lösung mit offenen Schnittstellen, die mit der technologischen Entwicklung Schritt halten kann

Flexible Softwarelösung dank XML-Datenbasis und offener Schnittstellen

Durchsetzen konnte sich die Software Cosima go von der Bamberger Docufy GmbH. Die Software ist spezifisch für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau vorkonfiguriert. Das heißt, der Kunde kann gleich mit einer Standardsoftware loslegen.

Die XML-Datenbasis sowie das offene Schnittstellensystem machen die Lösung flexibel und individuell anpassbar. Endgültig kippte die Waagschale zugunsten der Lösung aus Bamberg allerdings durch das leistungsfähige Variantenmanagement und die einfache Verknüpfung mit SAP.

Rudolf: „Eine unserer größten Herausforderungen in der Technischen Dokumentation ist das Handling unserer hohen Variantenvielfalt der Maschinen. Meine Idee war, dass so, wie wir unsere Maschinen in der Konfiguration in einzelne Module beziehungsweise Komponenten zerlegen, um sie je nach Kundenanforderung individuell zusammenzustellen, auch die Technische Dokumentation aus einzelnen Modulen zusammengefügt werden soll.

Cosima go ist ein XML-System und arbeitet mit ideal passenden Modultypen. Das waren insofern beste Startbedingungen für unser Vorhaben. Dazu kommt, dass Docufy mehr als zehn Jahre in unserer Branche unterwegs ist und sich mit den Anforderungen eines mittelständischen Maschinenbauers bestens auskennt. Bei solchen Herausforderungen braucht man einen Softwarepartner, der zu einem passt. Den haben wir mit Docufy gefunden.“

Standardsoftware Cosima go ist intuitiv bedienbar

Bernd Rudolf nutzte die Möglichkeit, sich vorab eine Testversion der Software installieren zu lassen. Er fasst seine Erfahrungen zusammen: „Die Benutzeroberfläche ist ohne große Schulung intuitiv bedienbar. Obwohl die Oberfläche sehr komplex wirkt, lässt sie sich jedoch für Anfänger so einstellen, dass nur die tatsächlich benötigten Menüs und Befehle angezeigt werden. Somit wächst das Programm mit den Erfahrungen mit.“

Diese niedrige Einstiegshürde sorgte auch schnell für Begeisterung bei Rudolfs Team. „Man kann nur schwer ein neues System einführen, wenn die Mitarbeiter dabei blockieren. Das Schöne an der Software ist, dass man mit relativ wenig Übung gleich loslegen kann. Bereits nach 15 bis 20 Minuten Crashkurs konnten meine Mitarbeiter ihre ersten Dokumente selbst schreiben. Cosima hat relativ einfache Funktionen und durch die bereits angelegte branchenspezifische Struktur muss man sehr wenig Vorwissen mitbringen.“

Betriebsanleitungen werden automatisch und dynamisch aus den Komponenten einer Maschine generiert.

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