Leitfaden So steigen Sie am besten in Ihr Instandhaltungsmanagement ein

Viele Entscheider wissen nicht genau, wie sie ihr Instandhaltungsmanagement angehen sollen. Für sie haben wir mit diesem Beitrag eine nützliche Orientierungshilfe zusammengestellt.

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Ein nachhaltiges Instandhaltungsmanagement ist für Industriebetriebe unverzichtbar. Oft wissen Entscheider aber nicht genau, wie sie in das Thema einsteigen sollen. Geradezu verlockend wirkt da die Aussicht, anfallende Wartungsaufträge „einfach mal so“ an externe Dienstleister zu vergeben, damit man selbst mit dem Problem nichts mehr zu tun hat.

„Das ist aber auch sehr gefährlich“, warnt John Dowling, Principal der Unternehmensberatung Inverto. „Wenn man eine Firma mit der Instandhaltung beauftragt und selber keine genaue Vorstellung von den eigenen Anforderungen und Prozessen hat, wird man auf kurz oder lang Schiffbruch erleiden.“

Expertentipp: Verschaffen Sie sich erst mal selbst einen Überblick

Folgende Fragen sollten Industriebetriebe deshalb unbedingt umfassend geklärt haben, bevor Sie Instandhaltungsaufträge fremdvergeben:

• Wie sieht die Informationsstruktur im eigenen Unternehmen aus? Wer gibt wann welche Info an wen, wenn es Probleme mit der Anlage gibt? Welche Daten müssen in diesen Benachrichtigungen enthalten sein? Wie müssen sie aussehen?

• Welchem Umfang haben die Instandhaltungsarbeiten? Geht es um regelmäßiges Condition Monitoring oder um den Austausch von Ersatzteilen? Wie diffizil ist diese Tätigkeit?

• In welchem zeitlichen Turnus muss die Maschine oder Anlage gewartet werden?

• Was ist der eigentliche Zweck der Instandhaltung? Geht es darum, die Produktivität zu steigern oder lediglich Maschinenausfälle zu verhindern? Liegt der Fokus auf Energieeinsparung oder woanders usw.?

„Nur wenn all diese Informationen vorliegen, hat man eine klare Beurteilungsgrundlage, ob die künftigen Instandhaltungsarbeiten vollständig ausgeführt und ob die Techniker adäquat dafür bezahlt werden“, unterstreicht Dowling.

Tipps für den Kontakt zu externen Dienstleistern

Das gleiche gilt auch für externe Dienstleister, sollte man sich für die Fremdvergabe der Instandhaltungstätigkeiten entschieden haben. „Hier ist es besonders wichtig, bei den Vertragsverhandlungen noch stärker ins Detail zu gehen“, rät Dowling. „Je unklarer die Aufgabenstellung an die externen Firmen, desto mehr Schwierigkeiten wird es in der Zusammenarbeit geben und desto qualitativ schlechter wird der Service sein.“

Geklärt werden sollte deshalb frühzeitig...

• ...was konkret man von dem Dienstleister erwartet und für welche Aufgaben er verantwortlich ist

• ...zu welchen Zeiten die Firma Zugang zu welchen Maschinen hat

• ...welche Leistungen und Informationen die Externen von wem aus dem eigenen Unternehmen bekommen können.

Ein Agieren auf lange Sicht ist hierbei besonders wichtig. „Dazu gehört zum Beispiel auch, dass man es akzeptieren muss, wenn der Vertragspartner zu Beginn der gemeinsamen Tätigkeit noch nicht alle notwendigen Kompetenzen zu 100 % ausfüllen kann“, so Dowling. „Entscheider müssen sich aber im Klaren darüber sein, wo die Reise hingehen soll und wie viel sie dafür noch in das Know-how des Partners investieren müssen.“

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