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Vertragsmanagement

So vermeiden Sie Fallstricke in Projektverträgen des Sondermaschinenbaus

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Vorsicht ist die Mutter der Vertragsgestaltung

Vorsicht ist für den Auftragnehmer auch angeraten, wenn in solch einem Vertragsdokument „Standards, Normen, etc.“ erwähnt ist, dass der Auftraggeber einen „Hausstandard“ hat, der „weitgehend an einen gängigen internationalen Standard“ angelehnt ist. Hier drohen dem Auftragnehmer böse Überraschungen, wenn dieser Hausstandard eben nicht „weitgehend“ angelehnt ist, sondern in essentiellen Punkten abweicht von dem, was der Auftragnehmer hier erwartet hat.

Auch anwendbare Standards und Normen können sich ändern. Unter Umständen -Murphy`s Law sei Dank- nachteilig für den Auftragnehmer. Zum Beispiel kann es für den Auftragnehmer notwendig werden, „schärfere“ Grenzwerte mit der Sondermaschine einzuhalten, als ursprünglich von ihm geplant. Mögliche Konsequenzen hieraus für den Auftragnehmer: Re-Engineering der Sondermaschine, wodurch Mehrkosten und Zeitnot für ihn im Projekt die Konsequenz sind. Es ist daher ratsam für den Auftragnehmer darauf zu achten, dass in solchem Fall die Vergütungsfrage für Mehraufwände in diesem Zusammenhang vertraglich eindeutig und fair geklärt ist.

Unmittelbar unter dem Hauptvertrag sollten in der Rangfolge der Vertragsdokumente die kaufmännischen Vertragsbedingungen stehen; oftmals geteilt in zwei Dokumente; nämlich die „Special Conditions“ an Rangfolge 2 (von den Vertragsparteien vereinbarte besondere kaufmännische Bedingungen), die von den „General Conditions“ an Rangfolge 3 (den als Muster vorliegenden generellen kaufmännischen Bedingungen) abweichen. Die oben genannte Mehrvergütungsfrage wäre in den „Special Conditions“ (Rangfolge 2) und/ oder den „General Conditions“ (Rangfolge 3) zu klären.

Tipp: Nicht nur der Inhalt der Vertragsdokumente zählt, sondern auch Ihre Rangfolge innerhalb des Vertragswerks. Ein Vertragsdokument „Normen, Standards, etc.“ sollte möglichst weit unter den kaufmännischen Bedingungen in der Rangfolge der Vertragsdokumente stehen. So ist leichter sicherzustellen, dass sich zum Beispiel Konsequenzen aus Änderungen an Normen und Standards an höherer Rangfolge im Vertragswerk verbindlich zwischen den Vertragsparteien regeln lassen.

Neulich im Projektmeeting: „Was sagt denn die Spec?“

Zur Beantwortung dieser Frage ist das gesamte Vertragswerk heranzuziehen. Diese Aussage gilt selbstverständlich für Auftraggeber und für Auftragnehmer. Ziel fairer Projektabwicklung sollte es sein, den Vertragsgegenstand für beide Parteien so eindeutig wie möglich zu beschreiben. Dies schließt ein, dass die technische „Spec“ eine starke, aber keine übermächtige Rolle im Vertragswerk einnimmt. Stark deshalb, weil für beide Vertragsparteien deren Erfüllung erfolgsbestimmend ist für das Projekt. Nicht übermächtig deshalb, weil dies keinen Raum für die Vertragsparteien lassen würde, den Vertragsgegenstand im Projektverlauf an eine möglicherweise dann geänderte Realität anzupassen.

Wie erreicht man vorgenannte starke Rolle der „Spec“? Der Auftraggeber gibt vor der Vergabe üblicherweise eine Spezifikation heraus, wie er sich die Sondermaschine vorstellt. Der Auftragnehmer beantwortet diese Spezifikation mit einem „Statement of Compliance“. Er macht seine Häkchen („Yes, we comply“) an die Spezifikation des Auftraggebers oder eben auch nicht. In Teilen wird er auch zwar einzelnen Spezifikationspunkten zustimmen, diese aber in der Kommentarspalte mit einer Einschränkung versehen („Ja, wir erfüllen diese Einzelspezifikation, aber….“). Was auf dem einschränkenden „aber“ des Auftragnehmers in seinem Angebot im späteren Projektvertrag mit dem Auftraggeber wird, ist seinem Verhandlungsgeschick überlassen.

Häufig ist es in der Projektpraxis zu erleben, dass in Konstruktionsabteilungen auf Basis der eigenen Angebotsspezifikation gearbeitet wird. Vergessen wird hierbei, dass diese möglicherweise nicht integraler Bestandteil des Vertrages zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geworden ist. Wie oben erwähnt, die technische Spezifikation im Projekt ist nur im Gesamtkontext des Vertrages zu verstehen und anzuwenden. Aus diesem Grund ist es die erste Pflicht, sorgsam zu prüfen, welche technische Spezifikation von den vielen im Unternehmen kursierenden zum Projekt auch tatsächlich die vertraglich geschuldete Spezifikation ist. Und nur diese ist gültig.

Nicht zu vergessen, dass die Erfüllung der vertraglich geschuldeten Spezifikation der Sondermaschine durch den Auftragnehmer unbedingt einhergeht mit der Einhaltung der im Projektvertrag vereinbarten anwendbaren Normen- und Regelwerke und Standards.

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