Technische Dokumentation bringt Ordnung in die Vielfalt

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Denn das ist für eine rationelle Erstellung von technischen Dokumentationen im Sondermaschinenbau von elementarer Bedeutung. Die Verantwortlichen mussten bei aller Vielfalt ein Schema entwickeln, das für alle von Kraft produzierten Maschinen und Anlagen anwendbar ist.

Redaktionssystem mit Texterfassung in MS Word

Nachdem diese wichtige Vorarbeit geleistet war, ging man bei Kraft auf die Suche nach einer Software zur Unterstützung der technischen Redaktionsarbeit. Besonders kam es den Verantwortlichen dabei darauf an, dass die Texterfassung und -bearbeitung weiterhin mit Microsoft Word erfolgen konnte. Denn – so argumentiert man bei Kraft – dieses Programm sei überall vorhanden, werde von allen Mitarbeitern gut beherrscht und erfordere somit nur minimalen Schulungsaufwand.

Einer entsprechenden Vorrecherche im Internet folgte ein Messebesuch, bei dem man sich eine Reihe von Redaktionssystemen ansah. Das Redaktionssystem Docuglobe wurde dabei von vorneherein favorisiert, eben weil es mit Microsoft Word als Editor arbeitet.

Kleine Textbausteine ermöglichen präzise und bedarfsgerechte Bedienungsanleitungen

Die endgültige Entscheidung fiel dann nach einer Präsentation des Anbieters im Hause Kraft. Das System punktete bei dieser Gelegenheit zusätzlich durch seine einfache Bedienbarkeit und sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Vor der Implementierung der Software Mitte 2009 musste die zuvor entwickelte und im Dateisystem abgelegte Struktur aus Textbausteinen überarbeitet und weiter verfeinert werden, bevor sie in das Redaktionssystem eingepflegt werden konnte. Diese Arbeit wurde intern von den Mitarbeitern der Abteilung technische Dokumentation erledigt, die sich dafür ausreichend Zeit nahmen – ein Aufwand, der sich im Nachhinein bezahlt gemacht hat: Denn durch die kleinen Module können die erforderlichen Betriebsanleitungen nun präzise und bedarfsgerecht zusammengestellt werden.

Wie einfach das System zu bedienen und zu verstehen ist, zeigte auch die vom Anbieter im Hause Kraft durchgeführte Schulung: Zwei Tage reichten aus, um eine Basis für die weitere redaktionelle Arbeit zu schaffen.

Dokumentationen können mehrere Hundert Seiten Umfang erreichen

Jede Maschine, die heute das Haus Kraft verlässt, wird mit einer anhand des Redaktionssystems erstellten Dokumentation ausgeliefert. Der Umfang kann dabei von 40 Seiten bei kleinen Maschinen bis zu mehreren Hundert Seiten bei komplexen Anlagen reichen – und darin sind Dokumentationen von Zulieferteilen, Schaltpläne und Stücklisten noch nicht enthalten.

Bei kleineren Aggregaten, wie zum Beispiel Elektromotoren, liefert Kraft die Dokumentation auf Datenträger mit, solche für komplexere Fremdkomponenten, wie etwa Hubtische, werden sowohl elektronisch als auch gedruckt ausgegeben. Das gilt übrigens ebenso für die mit dem System erstellten Basisdokumentationen.

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