Technische Dokumentation bringt Ordnung in die Vielfalt

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Das Redaktionssystem verwaltet auch die rund 15 verschiedenen Sprachversionen, die bei Kraft vorgehalten werden. Die Übersetzungen selbst steuert ein externer Dienstleister bei.

Redundante Dokumente kommen dank Redaktionssystem nicht mehr vor

Aktualisierungen in den Dokumentationen sind durch die Modulstruktur einfach umsetzbar und das Redaktionsteam hat stets die Übersicht. Redundante Dokumente oder nebeneinander existierende unterschiedliche Versionen gehören durch die zentrale Verwaltung der Vergangenheit an.

Bei Kraft ist man sich sicher, dass sich das System in der kurzen Zeit seit der Einführung bereits amortisiert hat: Man könne das zwar nicht in konkreten Zahlen ausdrücken, aber die Effizienzsteigerung sei signifikant.

Redaktionssystem sorgt für unternehmensweite Konsistenz der Dokumente

Aus diesem Grund denkt das Unternehmen auch darüber nach, die Projekt- und Anlagendokumentations-Funktionen für die Verwaltung anderer technischer Dokumente zu nutzen. Darunter fallen Abnahmeprotokolle, Prüfberichte, Schulungsnachweise, Checklisten, Zuliefererdokumente und dergleichen.

Durch die zentrale Verwaltung und standardisierte Vorlagen soll nicht nur ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet werden, sondern auch eine unternehmensweite Konsistenz der Dokumente. Denn das System ist konzipiert für die Verwaltung aller häufig wiederkehrenden Dokumente. So reicht es beispielsweise bei Änderungen, ein einzelnes Modul zu editieren, um alle Dokumente zu ändern, die dieses Modul verwenden. Auf diese Weise werden unterschiedliche Versionen ausgeschlossen.

* Ulrich Pelster ist Vorstand der GDS AG in 48336 Sassenberg

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