Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen Was Unternehmer jetzt wegwerfen können

Redakteur: Melanie Krauß

Unternehmen können jetzt Geschäftsunterlagen entsorgen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Welche gesetzlichen Fristen für Rechnungen, Kassenbücher & Co. gelten, erklärt Ecovis-Steuerberater Christopher Gampert.

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Wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, hängt von der Art der Unterlagen ab.
Wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, hängt von der Art der Unterlagen ab.
(Bild: ©absent84 - stock.adobe.com)

Welche Unterlagen müssen Unternehmen aufbewahren? „Grundsätzlich alle wichtigen Geschäftsunterlagen. Aber eben nur für eine bestimmte Zeit“, sagt Christopher Gampert, Steuerberater bei Ecovis. „Mit Ablauf des Kalenderjahrs können wieder jede Menge Unterlagen weg“. Wie lange Betriebe Unterlagen aufheben müssen, hängt davon ab, worum es sich genau handelt.

Welche Fristen wofür gelten

Zu den Unterlagen mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Bücher und Journale
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie alle Unterlagen, die zu ihrem Verständnis wichtig sind
  • Buchungsbelege (Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge)

Zu den Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Lohnkonten und Bescheinigungen zum Lohnkonto
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Sonstige Dokumente wie Auftragsbücher oder abgelaufene Versicherungspolicen

Zu den Unterlagen mit einjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

  • Sozialversicherungsunterlagen der eigenen Beschäftigten für die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger

Was tun mit Lieferscheinen?

Für Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungsfrist, sobald die Rechnung da ist. Und für die persönliche Steuererklärung gilt seit 2017: Nur, wenn das Finanzamt Unterlagen fordert, müssen Betriebe sie auch einreichen. Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist, können Unternehmerinnen und Unternehmer die Belege wegwerfen.

Was ist mit digitalen Unterlagen?

„Die Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für Papierunterlagen, sondern auch für digital gespeicherte Dokumente“, sagt Gampert. Wichtig ist, dass Prüfer die Daten jederzeit abrufen können und dafür beispielsweise keine Spezialsoftware notwendig ist. Wer Papierdokumente scannt, dem empfiehlt der Steuerberater dringend eine Verfahrensdokumentation. Wer hingegen Rechnungen per E-Mail bekommt, der muss sie auch elektronisch aufbewahren. „Elektronische Kontoauszüge ausdrucken und anschließend löschen, das verstößt gegen die allgemeine Aufbewahrungspflicht“, so Gampert.

Tipp

Was sollten Unternehmer und Unternehmerinnen jetzt tun?

  • Prüfen Sie, welche Unterlagen Sie entsorgen können!
  • Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen!
  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Verfahrensdokumentation!

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