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Finanzen

Einsparpotenzial durch digitale Rechnungsverarbeitung

| Redakteur: Melanie Krauß

Durch die Umstellung auf digitale Buchhaltung können Unternehmen laut Computerkomplett Kosten sparen. Zu den Vorteilen zählen unter anderem ein schnellerer Prozessdurchlauf bei eingehenden Dokumenten und Einsparungen bei Druck- und Portogebühren.

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(Bild: gemeinfrei (Pixabay, rawpixel) / CC0)

Von der Umstellung auf die E-Rechnung sollen laut Computerkomplett sowohl der Rechnungssteller als auch der -empfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz profitieren. Obwohl die Digitalisierung aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist, arbeiten viele Unternehmen in der Buchhaltung noch analog. Dabei sei der Nutzen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar.

Die Hauptgründe sind laut Computerkomplett ein schnellerer Prozessdurchlauf bei eingehenden Dokumenten, geringere Druckkosten sowie Einsparungen durch die Einhaltung von Skonti und Zahlungsfristen. Aber auch der elektronische Versand von Rechnungen spare nicht nur Druck- und Portokosten: Studien zeigen, dass digital verschickte Rechnungen schneller bezahlt werden. Laut einer Erhebung der Helsinki-Aalto University School of Business verringert sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage.

Laut der Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis lassen sich zudem in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 64 % der Kosten, beziehungsweise 11,20 Euro pro Rechnung, für das Kreditorenmanagement einsparen. Heiko Paitz, Leiter Consulting DMS bei Computerkomplett, rechnet vor, dass bei 25 Warenrechnungen, die bei einem Unternehmen täglich eingehen, die jährliche Kostenreduzierung bei 30.000 Euro, beziehungsweise bei 60.000 Euro inklusive Beleglesung, liegen kann. Auch beim digitalen Versand von Rechnungen ergäben sich enorme Kostenvorteile. Sie liegen nach Billentis bei 6,60 Euro pro Rechnungsstellung. Geht man von 30 Debitorenrechnungen pro Tag aus, so Heiko Paitz, ergibt sich eine jährliche Ersparnis von 29.000 Euro. Dabei liegt der Return on Investment bei voraussichtlich 6 Monaten.

Nach EU-Recht sind alle Lieferanten öffentlicher Verwaltungen ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Davon ausgenommen sind Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von bis zu 1000 Euro. Der Wechsel zur papierarmen Buchhaltung bereitet jedoch laut Computerkomplett insbesondere kleinen Unternehmen Schwierigkeiten. Zu stark sei die Befürchtung, hinsichtlich Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz beim Wirtschaftsprüfer, nicht alles richtig zu machen.

Doch Gesetze seien heute kein Hindernis mehr. Spätestens mit Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. Juli 2011 und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind die letzten ernsthaften Hürden Computerkomplett zufolge aus dem Weg geräumt.

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