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Process Mining

Erfolgsaussichten von Prozessautomation prüfen

| Autor/ Redakteur: Milad Safar / Melanie Krauß

Um erfolgreich und effektiv zu sein, muss sich ein Software-Roboter mit dem vorherigen, nichtautomatisierten Prozess messen können. Ob ihm dies gelingt, sollten Unternehmen auf Basis von harten Fakten überprüfen, statt einfach auf ihr Bauchgefühl zu vertrauen.

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Vor der Einführung der Robotic Process Automation sollten zunächst Prozesse identifiziert werden, die für die Automatisierung geeignet sind. Dies geschieht beim sogenannten Process Mining mithilfe einer Software.
Vor der Einführung der Robotic Process Automation sollten zunächst Prozesse identifiziert werden, die für die Automatisierung geeignet sind. Dies geschieht beim sogenannten Process Mining mithilfe einer Software.
(Bild: © besjunior - stock.adobe.com)

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung sind die meistgenannten Schlagworte, wenn die Sprache auf Robotic Process Automation (RPA) kommt. Oftmals ist dabei aber der Wunsch der Vater des Gedanken. Ob und in welcher Form der Einsatz von RPA wirklich Arbeitsprozesse optimiert und Kosten einspart, können nur die wenigsten Unternehmen mit harten Fakten, sprich Zahlen, belegen. Das liegt daran, dass nur wenige Unternehmen vor allem im Backoffice-Bereich die Durchlaufzeiten dieser Prozesse messen und damit die Kosten exakt beziffern können. Aber ohne zu wissen, wie viel Zeit und Arbeit in jedem einzelnen manuellen Prozess steckt, kann nach der Automatisierung keine seriöse Aussage über die Effizienzsteigerung und die Kosteneinsparung getroffen werden.

Viele Unternehmen scheuen den hohen Aufwand, der mit einer manuellen Prozessanalyse einhergeht. Auf die Aussagen der betreffenden Mitarbeiter kann man sich verständlicherweise in der Regel auch nicht unbedingt verlassen. Was auch immer der Mitarbeiter sagt, er muss befürchten, dass man ihm vorwirft, er arbeite entweder zu langsam oder sei nicht ausgelastet.

Analyseaufwand reduzieren

Eine von den Unternehmen bislang selten genutzte Möglichkeit, valide Aussagen über Effizienz und Kosten unterschiedlichster Prozesse treffen zu können, ist das Process Mining. Beim Process Mining wird eine Software an einer zentralen Stelle im IT-System des Unternehmens installiert. Alle Systeme, in denen die einzelnen Aktionen oder Arbeitsschritte in einem Log gespeichert werden können, werden durch einen Experten angebunden. Die Software greift auf die produktiven Log-Dateien zu und konvertiert diese in ein eigenes Datenformat. Die konvertierten Daten bilden die Datenquelle für die Prozessanalyse.

Sobald die Datenbasis ausreichend ist, können anhand von Auswertungen das Zeit- und Kostenvolumen der Prozesse aufgezeigt und für die Automatisierung geeignete Prozesse identifiziert werden. Für die identifizierten Prozesse gibt die Software ein Codegerüst für die Implementierung aus und unterstützt so die Projektphase. Nach der Einführung von RPA zeigt die Software auf, welche Zeit- und Transaktionsoptimierung im Alltagsbetrieb erzielt wurde. Auf diese Weise gewinnt das Unternehmen valide Kennzahlen und Leistungsdaten seiner Prozesse wie die Anzahl an Ausführungen und die Durchlaufzeiten, die wiederum für Return-on-Invest-(ROI-)Berechnungen der Automatisierung mittels RPA benötigt werden. Diese Form des Vorgehens ist allerdings relativ aufwendig.

Die wesentlich unkompliziertere, schnellere Variante ist das Process Recording. Dabei wird der Process Recorder auf einem PC im Unternehmen installiert und zeichnet alle Aktionen des Mitarbeiters bis hin zu einzelnen Mausklicks und Tastenanschlägen im Hintergrund auf. Das Aufzeichnungsergebnis hinterlegt der Recorder in einem Log-File, das anschließend mithilfe eines speziell entwickelten Analyseroboters und einer dort hinterlegten Mustererkennung ausgewertet wird. Da der Process Recorder an keine weiteren Systeme angeschlossen werden muss, können mit geringem Organisationsaufwand und ohne lange Anlaufzeiten die relevanten Kennzahlen und die Kosten des manuell durchgeführten Prozesses ermittelt werden. Für diese Vorgehensweise muss sich das Unternehmen aber im Klaren darüber sein, an welchem PC welche Prozesse analysiert werden sollen.

Ein Process Monitoring Dashboard informiert über Key Performance Indicators wie Ausführungszeit oder Anzahl der Prozesse.
Ein Process Monitoring Dashboard informiert über Key Performance Indicators wie Ausführungszeit oder Anzahl der Prozesse.
(Bild: Weissenberg Group)

Zur Evaluierung der realisierten Effizienzsteigerung empfiehlt sich der Einsatz eines Process Reportings. Die Visualisierung der relevanten Informationen erfolgt über ein Dashboard. Dazu wertet das Dashboard die Logfiles der Bots hinsichtlich der notwendigen Key Performance Indicators (KPI) aus. Dies sind vor allem die Durchlaufzeiten des Software-Roboters, die Anzahl seiner erledigten (Teil-)Aufgaben, die eingesparten Kosten und das Zusammenspiel aus vollautomatisierter und mitarbeiterbasierter Entscheidungsfindung, welche als Variable in eine Metrik „Mitarbeiterentlastung“ einfließt. Zudem kann das Dashboard mit jeder erdenklichen RPA-Software verknüpft werden. So können bereits implementierte Bots mit eingebunden werden.

Ein Beispiel: Um mit seinem Kunden, einem Automobilhersteller, das Problem- und Servicemanagement abwickeln zu können, musste das Zulieferunternehmen das Ticketsystem des Automobilherstellers einsetzen. Da dieses aber nicht den Compli­ance-­Anforderungen des Zulieferers entsprach, betrieb der Zulieferer noch ein eigenes Ticketsystem. Die Synchronisation der beiden Ticketsysteme musste manuell erfolgen, da es keine Möglichkeit gab, eine technische Schnittstelle herzustellen. Der Einsatz eines Process Recorders offenbarte, dass rund 270 Tickets von einem Entwickler, der mit beiden Ticketsystemen vertraut war, täglich manuell gepflegt werden mussten. Das nahm rund fünf Stunden seiner Arbeitszeit in Anspruch. Die hohe Auslastung durch die Synchronisationsarbeiten führte dazu, dass ihm weniger als die Hälfte seiner Arbeitszeit für seine eigentlichen Aufgaben zur Verfügung stand.

Clevere Analysen Diese Maßnahmen können Sie nutzen, um Automatisierungspotenziale aufzuspüren, zu nutzen und den Erfolg zu messen:
  • Process Mining
  • Process Recording
  • Process Reporting
  • Auf der Basis der vom Process Recorder durchgeführten Prozessanalyse wurde ein Software-Roboter (RPA) entwickelt, der alle anfallenden Synchronisationsarbeiten identifiziert und durchführt. Dabei unterscheidet er relevante von nicht relevanten Informationen innerhalb eines Tickets und reagiert auf nicht konforme Ticketstatus oder andere Ereignisse der Ticketsysteme.

    Die Auswertung des automatisierten Synchronisationsprozesses im Rahmen eines Dashboard-gestützten Process Monitorings ergab, dass der Software-Roboter jetzt nur noch zehn Minuten am Tag für die Synchronisation benötigte. Statt 270 Tickets zu analysieren und zu bearbeiten, muss der Entwickler heute lediglich 6 % der Tickets noch manuell bearbeiten. Das entspricht einer Zeitersparnis von 96 %. Und dies sind genau die Fälle, bei denen eine Kontrolle durch den Entwickler gewünscht ist. Mit diesen Informationen und den Personalkosten des betreffenden Mitarbeiters kann der Automobilzulieferer jetzt seriöse Aussagen über Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen treffen.

    Valide Daten für seriöse Erfolgsmeldungen

    Aber leider scheitern immer noch mehr RPA-Projekte, als man glaubt. Und das nur, weil wesentliche Informationen für die Beurteilung der Erfolgsaussichten einer Prozessautomation nicht zur Verfügung stehen. Dabei sind aber gerade diese Informationen die Grundvoraussetzung, um eine Aussage über die Effizienzsteigerungen nach Abschluss der Automatisierung treffen zu können. Denn die Arbeit des Software-Roboters muss sich in Quantität und Qualität gegen die Performance des früheren, nichtautomatisierten Prozesses messen lassen.

    Wie das Beispiel zeigt, ersetzt ein professionelles Process Mining und Process Reporting das vielfache Wunschdenken der Unternehmen bezüglich des Erfolges von Prozessautomation durch harte Fakten. Durch den konsequenten Einsatz der vorhandenen Möglichkeiten, die ein professionelles Process Mining und Process Reporting den Unternehmen bieten, wird aus RPA die nachweisliche Erfolgsgeschichte, die momentan noch viele Experten herbeizureden versuchen.

    Weitere Informationen zur Weissenberg Group finden Sie auf der Firmenwebsite.

    * Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group in 38442 Wolfsburg, Tel. (0 53 61) 8 97 30 90, info@weissenberg-solutions.de, www.weissenberg-group.de

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