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Organisation In der Wartung den Überblick behalten

| Autor/ Redakteur: Ulrich Hoppe / Sebastian Hofmann

Der Arbeitsaufwand zur Instandhaltung kompletter Maschinen- und Fahrzeugparks überfordert viele Betriebe. Eine hessische Unternehmensberatung hat jetzt ein System entwickelt, das Entscheidern dabei hilft, ihre Wartungen professionell zu managen.

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Ein digitalisiertes Wartungstool hilft Entscheidern dabei, ihre Instandhaltung effizient zu planen.
Ein digitalisiertes Wartungstool hilft Entscheidern dabei, ihre Instandhaltung effizient zu planen.
(Bild: ©kinwun - stock.adobe.com)

Haben Sie schon einmal vergessen, ihre wichtigste Produktionsmaschine zu warten? Natürlich nicht. Wie aber schaut es aus mit dezentralen Einheiten – Gabelstaplern und Hebebühnen zum Beispiel? In vielen Betrieben fällt die Instandhaltung dieser Assets immer wieder hinten runter. Die Folge: eine niedrige Prozesssicherheit, Produktionsunterbrechungen und im schlimmsten Fall sogar Unfälle mit menschlicher Beteiligung. Obendrauf kommen empfindliche Strafen, wenn gesetzlich festgelegte Wartungsintervalle nicht eingehalten werden.

Dass man den Überblick verlieren kann, ist allerdings kein Wunder. Nicht jedes Unternehmen hat eine eigene Abteilung, die sich um die Instandhaltung kümmert. Die Aufgaben werden dem Qualitätsmanager oder einem anderen Mitarbeiter übertragen und diese sind von dem Dokumentationsaufwand überfordert. Aber auch per Hand geführte Listen oder Excel-Tabellen, in die Instandhaltungsmaßnahmen eingetragen werden, sind keine Garantie, dass das Prüfmanagement glatt läuft.

Wie Wartungsmanagement-Systeme helfen

Eine Möglichkeit, das Risiko im Griff zu behalten, ist ein professionelles Wartungsmanagement. So hat der Unternehmer alle To-Dos im Blick, kann Protokolle einfach erstellen und wird zudem rechtzeitig an anstehende Maßnahmen erinnert. Mit dem Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung beispielsweise können alle Betriebsmittel und Fristen kontrolliert werden. Er entspricht den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement und basiert auf der DIN EN ISO 9001. Ein integrierter Kalender zeigt, wann welche Prüfungen durchzuführen sind.

Zusätzlich ermöglicht er die papierlose Dokumentation der Instandhaltungsmaßnahmen. Integriert in das System sind dazu mobile Funktionen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle zu hinterlegen, können Mitarbeiter Text-, Bild- und Sprachaufnahmen hochladen.

Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können so schnell via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server weitergeleitet werden. Stehen einmal Inspektionen an – etwa von Berufsgenossenschaften oder der Gewerbeaufsicht – hilft die Software, Prüfprotokolle im PDF-Format zu erzeugen und Grafiken zu generieren. Damit übernimmt der Wartungsplaner die drei Säulen des Prüffristenmanagements: Überblick, Planung und Dokumentation. Das Unternehmen gewinnt so Rechtssicherheit, Prozesssicherheit und schafft freie Kapazitäten für die Mitarbeiter.

* Ulrich Hoppe ist Senior Consultant bei der Hoppe Unternehmensberatung in 63150 Heusenstamm, Tel. (0 61 04) 6 53 27, info@hoppe-net.de, www.wartungsplaner.de

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