Jetzt die Weichen für einen gestärkten Einkauf stellen

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Gerade in Krisenzeiten – so eine wichtige Erkenntnis des Benchmarkings – erhält der Einkauf in vielen Unternehmen die Chance, seine Leistungsfähigkeit unter Beweis zu stellen und eine Rolle als Wertschöpfer einzunehmen. Um den erforderlichen Wandel des Rollenverständnisses des Einkaufs bei den Interessengruppen zu fördern, bedarf es aktiver Kommunikation und einer transparenten Darstellung innerhalb des Unternehmens.

Prozesstransparenz als Basis für effiziente Beschaffungsvorgänge schaffen (Erfolgsfaktor 3):

Der Einkauf stellt die Schnittstelle zwischen dem externen Marktangebot und der unternehmensinternen Nachfrage dar und vermittelt daher zwischen Anbieter und Nachfrager. Diese Rolle als Bindeglied zwischen zwei Parteien kann er aber nur dann effizient erfüllen, wenn er die zur Verfügung stehenden Werkzeuge konsequent nutzt.

In der Praxis zeigte sich, dass die beiden Anspruchsgruppen die Werkzeuge, die Funktion und sogar die Rolle des Einkaufs oft nicht vollständig verstehen oder akzeptieren. Dies kann zum Beispiel zu Maverick Buying, zu aufwendigen Rückfragen oder zur Missachtung bestehender Vereinbarungen führen. Ineffiziente Beschaffungsvorgänge sind die Folge.

Transparenz im Einkauf bringt Balance zwischen Qualität, Preis und Nutzen

Um die Gesamtkosten der Leistungserstellung zu optimieren, muss daher sowohl dem Nachfrager als auch dem Anbieter auf möglichst transparente Weise dargestellt werden, mit welchen Kompetenzen, Systemen und Richtlinien der Einkauf arbeitet. Erst dann gelingt es, die optimale Balance zwischen Qualität, Preis und Nutzen zu finden.

Transparenz schafft eine offene, an den Anforderungen der jeweiligen Anspruchsgruppen orientierte Gestaltung der eingesetzten Systeme sowie der Prozesse und Richtlinien. Es zeigte sich auch, dass der Einkauf die Nutzung der Systeme und die Einhaltung der Prozesse und Richtlinien aktiv vorantreiben muss, etwa durch Schulungen von Lieferanten.

Sowohl bei der Gestaltung der Systeme, Prozesse und Richtlinien wie auch bei der Gestaltung der zugehörigen Dokumentation ist Vollständigkeit und Verbindlichkeit sicherzustellen. Diese und weitere Maßnahmen schlagen sich in einer höheren Akzeptanz des Einkaufs bei internen und externen Anspruchsgruppen und schließlich in einer erhöhten Einkaufseffizienz nieder.

Einkauf nur durch den Einkauf betreiben (Erfolgsfaktor 4):

Maverick Buying bezeichnet den Vorgang, dass Einkaufsvolumen ohne Beteiligung des Einkaufs durch den Bedarfsträger bestellt wird. Während sich der Bedarfsträger aus diesem Verhalten Vorteile erhofft, ist Maverick Buying aus Unternehmenssicht mit einer ganzen Reihe negativer Auswirkungen behaftet.

Artikelfiles und Artikellinks

Datei: Checkliste: Die zehn wichtigsten Erfolgsfaktoren der Einkaufsorganisation als PDF-Datei zum Herunterladen.

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