Optimierung der Stammdaten-Ablaufprozesse im Rahmen eines E-Business-Projekts

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Nicht erreichen ließ sich allerdings das Ziel aus dem Pflichtenheft, die internen Abläufe zu optimieren. Vor allem die Schnittstellenprobleme mit dem ERP-System verhindern, dass der Pflegeaufwand für die Daten wie geplant reduziert werden kann. Dies verhinderte auch, dass das ERP die Rolle des führenden System übernahm.

Die Erfahrungen: Personal

Eine wichtige Erkenntnis des Projekts war, dass man den Bereich E-Business und den Arbeitswand, die man investieren muss, nicht unterschätzen sollte. Grundsätzlich müssen die vorhandenen Personalressourcen konsequent eingesetzt werden, um die Ziele im vorgegebenen Zeitrahmen zu erreichen.

In der Anfangsphase des Projektes – vor allem bei der Erstellung des Pflichtenheftes – hat die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit dem externen Berater sehr gut funktioniert. Es stellte sich einfacher als gedacht heraus, die einzelnen Projektteilnehmer aus den Fachabteilungen für die Ideen des Projekts zu gewinnen. Der Motivationsgrad war hoch.

Mit Dauer des Projektes und nachdem die Grundlagen erarbeitet waren, änderte sich aber die Situation. War man zu Beginn schnell voran gekommen, brauchte die Umsetzung der Ergebnisse weit mehr Zeit als geplant. Dies lag vor allem daran, dass die erarbeiteten Vorgaben im Detail nicht einfach für alle Artikel übernommen werden konnten. Teilweise musste man wieder an den Anfang zurück und neu beginnen und erst mit Fortschreiten der Projektbearbeitung konnten viele Einzelheiten erst erfasst werden.

Zusätzlich führte der Einsatz der einzelnen Teammitglieder für andere Projekte zu hohem Zeitverlust, der nicht mehr kompensiert werden konnte.

Folglich könnte es sinnvoll sein, bei einem solchen Projekt einen unabhängigen Berater (weder IT-Anbieter noch eigener Mitarbeiter) mit einzubeziehen, der die Aufgabe hat, das Grundwissen über E-Business kontinuierlich zu erweitern und vor allem das Projekt losgelöst vom Tagesgeschäft zu überwachen.

Die Erfahrungen: Technik

Die Vorgabe war es, mit zwei vorhandenen Systemen die Umsetzung des Pflichtenheftes zu erreichen. Mit dem Produktdatenmanager Lisa (Datacrossmedia) und dem ERP-System (Proalpha). Es sollten lediglich Modifikationen vorgenommen werden. Allerdings wurde im Laufe der Erstellung des Pflichtenheftes das ERP zu einem großen Problem. Die geplanten Modifikationen (Schnittstellen, Aufnahme von Standards) hätten nur mit großem finanziellen Aufwand oder gar nicht realisiert werden können. Die Annahme, dass ein etabliertes ERP-System bestimmte Grundvoraussetzungen mitbringt, war falsch. Dies wird bei zukünftigen Projekten zu beachten sein.

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