Strategie So systematisieren Sie Ihren Vertrieb

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Ein systematischer Vertrieb kann unter anderem dabei helfen, die Abschlussquote zu erhöhen und als Unternehmer Zeit zu sparen. Lesen Sie hier, wie Sie ein funktionierendes System aufbauen.

Eine simple Gleichung, die verdeutlicht, warum der Vertrieb für Unternehmer nicht nur „eine Aktivität von vielen” sein sollte, sondern im Tagesgeschäft immer Priorität haben muss: Ohne Verkaufsaktivitäten fehlen einem Unternehmen die Kunden, ohne Kunden fehlen die Aufträge und ohne Aufträge das Geld in der Kasse. Dann können Mitarbeiter und Fixkosten nicht bezahlt werden und das Unternehmen geht pleite.

Aber wie gestaltet man den Vertrieb nun so, dass dabei nicht alle anderen Aufgaben und Pflichten auf der Strecke bleiben? Wie kann sichergestellt werden, dass die Verkaufsgespräche effizient geführt werden und mit 70-80 prozentiger Abschlussquote ausfallen? Was braucht es, damit ein Unternehmer seinen Vertrieb auch an (s)ein Team auslagern kann, um so Zeit und Energie für die Arbeit am Unternehmen zu gewinnen?

„Kunden werben Kunden” hat seine Grenzen

Gerade im produzierenden Gewerbe kommen Kundenaufträge in den meisten Fällen über Empfehlungen oder Folgeaufträge der Bestandskunden. Dagegen ist auch erst einmal nichts einzuwenden, denn das Prinzip „Kunden werben Kunden” ist ressourcenschonend und effektiv.

Der Unterschied zu Verkaufen mit System liegt allerdings darin, dass Empfehlungen niemals aktiv vom Verkäufer gesteuert werden können. Der Unternehmer und seine Mitarbeiter können alles in ihrer Macht stehende tun, um den Kunden bestmöglich zufriedenzustellen und dadurch Empfehlungen und Folgeaufträge zu generieren. Aber das Werben durch den Bestandskunden bleibt immer zu einem gewissen Grad willkürlich und unberechenbar.

Vorteile von Verkaufen mit System

Wer dagegen einmal die Zeit investiert, seinen Verkauf zu systematisieren, profitiert langfristig von mehr Planungssicherheit der Aufträge. Denn die Aufgabe eines solchen Vertriebssystems ist es, genau zu ermitteln, mit welchem Zeit- oder Geldinvest X eine Auftragsanzahl oder ein Auftragsvolumen Y erzielt werden kann.

Außerdem haben richtig dokumentierte Systeme die positive Eigenschaft, nicht an eine Person gebunden zu sein. Denn in einem funktionierenden Vertriebssystem kann grundsätzlich jeder Mitarbeiter mit erster Vertriebserfahrung die entsprechende Rolle in der Kundengewinnung ausüben. Fällt ein Mitarbeiter zum Beispiel krankheitsbedingt aus, kann ein Kollege nach kurzer Einarbeitung dessen Platz einnehmen.

Obgleich der Unternehmer selbst immer ein Auge auf die Ergebnisse seiner Vertriebsabteilung und die Prozesse selbst verinnerlicht haben sollte, kann er nach erster Validierung des Systems den Vertrieb fast vollständig an sein Team übergeben. Dadurch spart der Unternehmer als Führungskraft wertvolle Zeit und Energie, die er der Arbeit am Unternehmen widmen kann.

Nachdem wir uns die Vorteile einer systematisierten Vertriebsabteilung nun im Detail angeschaut haben, erfahren Sie im Folgenden, wie Sie so ein solches System auch bei sich im Unternehmen implementieren.

1. Fokussieren Sie sich auf eine Marketingstrategie

Streng genommen beginnt Vertrieb bereits im Marketing. In dieser Phase geht es darum, neue Interessenten der Zielgruppe auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden zu lassen. Je nach zeitlichen und finanziellen Möglichkeiten können Sie hier verschiedene Strategien nutzen, sollten sich aber im ersten Schritt auf einen Weg konzentrieren.

• Telefonakquise (kalt) über Telefonbuch oder andere Adressenregister

• Besuch von Events

• Schalten von Werbung bei Facebook oder Google

• Start eines YouTube Kanals

• Offline Marketing Aktivitäten wie der Versand von Broschüren, Flyern etc.

• Platzierungen in regionalen Fachmagazinen oder Zeitschriften

Konnte ein Weg zur wirksamen Interessentengewinnung validiert werden, sollten Sie auf keinen Fall direkt einen neuen, zweiten Weg ausprobieren, sondern bei dem bleiben, was für Sie funktioniert hat. Stick to the plan!

2. Wählen Sie den kürzesten Kommunikationsweg

Ziel der ausgewählten Marketingstrategie sollte immer sein, einen vollständigen Datensatz der zuständigen Person (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) zu bekommen. Derart gewonnene Kontakte sind nicht nur einmalig eine Chance auf neues Geschäft, sondern bergen über Jahre hinweg das Potenzial für Erst- und Folgeaufträge.

Haben Sie den vollständigen Datensatz eines Interessenten erhalten, empfiehlt es sich, den kürzesten Weg zum Abschluss einzuschlagen: Nehmen Sie den Hörer in die Hand! Das direkte Gespräch mit Ihrem Gegenüber ist nicht nur persönlicher, sondern offenbart Ihnen auch tiefere Einblicke in die Herausforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppe.

3. Qualifizieren Sie Ihre Interessenten vor

Stellt sich in diesem ersten Gespräch heraus, dass der Interessent aktuell ein Problem hat, dass Sie mit Ihrem Unternehmen lösen können, können Sie einen Folgetermin für ein Beratungs- oder Verkaufsgespräch vor Ort vereinbaren. Passt der Kandidat zum aktuellen Zeitpunkt nicht zum Angebot des Unternehmens, kann er zu einem späteren Zeitpunkt erneut kontaktiert werden.

Diese Vorselektierung der potenziellen Anfragen sorgt dafür, dass Sie sich nur bei potenziell wirklich interessierten und qualifizierten Käufern die Mühe machen, in den Verkauf einzusteigen. Dadurch sparen Sie Zeit, Energie und erhöhen Ihre Abschlussquote drastisch.

4. Entwickeln Sie Verkaufsskripte

Dieser Punkt mag Ihnen auf den ersten Blick widerstreben, ist aber unglaublich wichtig für das Vorhaben der Systematisierung Ihrer Verkaufsabteilung. Ein Verkaufsskript kann und sollte aus den Verkaufserfahrungen eines erfahrenen Verkäufers heraus entstehen und dann an seine “Vertriebsmannschaft” weitergegeben werden. Es geht bei einem solchen Skript weniger um den genauen Wortlaut und mehr um eine Art Gesprächsleitfaden, der dem Ausführenden Sicherheit gibt und dafür sorgt, dass der Kunde optimal beraten wird.

5. Stellen Sie das System infrage – nicht Ihre Mitarbeiter

Wenn im Unternehmen etwas nicht ganz rund läuft, neigen Unternehmer schnell dazu, sich selbst oder ihren Mitarbeitern die Schuld dafür zu geben. In Wahrheit ist aber in den meisten Fällen nicht die ausführende Person Schuld am Ergebnis, sondern das System, das der Aufgabe zugrunde liegt.

Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre Zahlen kennen und genau wissen, welche Aktivität Ihnen monatlich wie viele Kunden bringen sollte, wird es Ihnen in Zukunft leicht fallen, die wahre Ursache für eine mögliche Umsatzkrise zu identifizieren – und können diese im besten Fall vorzeitig abwenden.

Abschließend lässt sich anmerken, dass ein solides Systems nicht nur im Vertrieb, sondern in allen Unternehmensbereichen vorteilhaft ist. Indem Sie auf Prozesse vertrauen (anstatt auf Menschen), minimieren Sie das Ausfallrisiko einzelner Personen und legen den Grundstein für ein Unternehmen, das eines Tages auch ohne Sie perfekt funktionieren kann.

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* Rayk Hahne ist Unternehmensberater, Autor und Podcaster

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