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Tausche Papier gegen System

| Autor / Redakteur: Simone Käfer / Simone Käfer

Die Zeiten von Papierstapeln und einem zusammengestückelten Vertriebs- und Projektmanagementsystem sollten vorbei sein. Um die Abläufe im eigenen Betrieb übersichtlicher zu gestalten, mehrere Abteilungen zu vernetzen und mit Kunden und Lieferanten zu kommunizieren, eignen sich ERP-Systeme.
Die Zeiten von Papierstapeln und einem zusammengestückelten Vertriebs- und Projektmanagementsystem sollten vorbei sein. Um die Abläufe im eigenen Betrieb übersichtlicher zu gestalten, mehrere Abteilungen zu vernetzen und mit Kunden und Lieferanten zu kommunizieren, eignen sich ERP-Systeme. (Bild: © studiostoks - Fotolia.com)

Langsam, umständlich, schlechter Informationstransfer, Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Ein Software-Flickenteppich, der mit Papier verzahnt ist, kann zum Problem werden, besonders wenn Projekte darunter leiden. ERP-Systeme sollen auch diesen Teil eines Unternehmens in eine moderne, digitale Welt transportieren.

Mit neuer Software treten immer auch neue Probleme auf: Das eigene Betriebssystem ist veraltet, die Bedienung des neuen ungewohnt, die Einführung und Umgewöhnung braucht Zeit und mindestens ein Absturz gehört auch dazu. Aber meistens rentiert es sich. Vor allem dann, wenn man das Projektgeschäft und damit auch das Unternehmen wettbewerbsfähig hält. Um die Kommunikation eines Projekts über alle Ebenen hinweg am Laufen zu halten, eignen sich ERP-Systeme. Wir stellen Ihnen hier drei Lösungen unterschiedlicher Anbieter vor.

Flickenteppich und Zettelwirtschaft

Die drei Hydraulikunternehmen der Unternehmensgruppe Knoll sind in dieser Ausgabe die Anwender, die sich eine Lösung installieren ließen. Zuvor arbeitete die Gruppe mit einer Software, mit der die Prozesse im Projektgeschäft nicht vollständig abgebildet werden konnten. Also setzte man mehrere Softwaresysteme ein, die über „Papierschnittstellen“ verbunden waren. Dadurch können anfangs kleine Fehler zu größeren Problemen ausarten: für den Kunden, der beispielsweise durch nicht berücksichtigte Vorzugsartikel oder Werksnormen in zusätzliche Ersatzteile und Lagerkapazitäten investieren muss, und für den Zulieferer, der bei Fehlern heute schnell wieder raus aus dem Geschäft ist.

Deshalb stellte Knoll Industrie-Beteiligungen ein ERP-Kompetenzteam auf, das drei Softwarelösungen prüfte (Sage Office Line sowie ein Microsoft- und ein SAP-Produkt). Die Anforderungen: Die bestehenden Prozesse sollten ohne große Anpassungen und ohne Papierschnittstellen im System abgebildet werden. Das Team entschied sich für Sage Office Line.

18 Monate wurden für die Umstellung eingeplant. Im Nachhinein waren die eher knapp bemessen. Eine der größten Herausforderungen des Projektes bestand in der Datenmigration. Ein Problem, dem Knoll durch die Schaffung einer zentralen Stelle zur Stammdatenverwaltung begegnete. Viele Startschwierigkeiten hätten sich für den IT-Verantwortlichen auch vermeiden lassen, wenn die Mitarbeiter noch stärker geschult worden wären.

Schnelle Weitergabe von Informationen

Da Mitarbeiter die technischen Vorgaben von potenziellen Kunden zu Anfragen schnell und unkompliziert in das ERP-System eintragen können, kann nun gezielter das Feedback bei Kunden eingeholt werden, warum aus einer Anfrage kein Auftrag wurde. Der Vorteil für Kunden: Sie erhalten jederzeit eine korrekte und verlässliche Aussage zum Status ihres Auftrags. Verzögert sich beispielsweise die Zulieferung der Lieferanten von Knoll, erhält der Fertigungsplaner diese Information sofort und kann gegebenenfalls den Auslieferungstermin im System verändern. Auch der Kundenbetreuer wird über diese Änderung umgehend informiert und kann den Kunden benachrichtigen, der wiederum seine eigenen Planungen anpassen kann.

Ergänzendes zum Thema
 
Auftragsmanagement mit System

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