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Unternehmenssteuerung Warum sich ein zentrales Fuhrparkmanagement lohnt

Autor / Redakteur: Manfred Godek / Melanie Krauß

In vielen Unternehmen gibt es zwei oder sogar drei Stellen, die unabhängig voneinander die verschiedenen Fahrzeugarten verwalten. In einer Hand wäre das deutlich wirtschaftlicher.

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Vor allem im Einkauf und bei den Nebenkosten können Unternehmen sparen.
Vor allem im Einkauf und bei den Nebenkosten können Unternehmen sparen.
(Bild: ©ysuel - stock.adobe.com)

Mancher Manager ist erstaunt, wenn er erfährt, wie sich bei Anschaffungen für Haushalt und Garderobe Kosten sparen lassen. Etwa mit der Kundenkarte eines Versandhändlers, der nach Einkaufsvolumen gestaffelte Rabatte über seine gesamte Angebotspalette gewährt. Dieses Wissen ließe sich auch zum Vorteil einer Firma nutzen. Wird es aber kaum.

Reifenhändler bieten beispielsweise eine breite Produktpalette von gängigen Pkw- bis hin zu Industrie-, Spezial- und Schlepperreifen an. „Oft werden die Bedarfe auf viele langjährige, unter dem Strich aber zu teure Stammlieferanten verteilt“, weiß Majk Strika, Geschäftsführer von ARI Fleet Germany, einer auf gemischte Flotten spezialisierten Fuhrparkmanagement-Gesellschaft. Unternehmen kaufen verschiedene Sorten von Motorenölen in Kleinmengen ein, obwohl moderne Produkte die Anforderungen zahlreicher Motorenhersteller abdecken. Diese Beispiele ließen sich auf nahezu alle Kostenbereiche bis hin zu Versicherungen übertragen.

Wer wirtschaftlich handeln will, muss alle Zahlen kennen

In vielen Unternehmen existieren Strika zufolge oft mehrere dezentral verwaltete Kostenstellen für Fahrzeugaufwendungen. Reifen oder Betriebsstoffe für Stapler oder Pritschen im Werksverkehr gehen nicht selten ganz in den Gemeinkosten unter. Damit verstoßen viele Fuhrparks gegen das betriebswirtschaftliche Prinzip der Total Cost of Ownership (TCO). Nach ihm müssten sämtliche fahrzeugbezogenen Kosten – von der Beschaffung der Fahrzeuge über deren Einsatz bis hin zur Wiedervermarktung – lückenlos erfasst werden: Denn nur wer diese Zahlen kennt, kann die Wirtschaftlichkeit bemessen, Benchmarkvergleiche anstellen und Optimierungen einleiten.

„Bei einer Zusammenlegung werden regelmäßig Einsparpotenziale gehoben, vor allem im Fahrzeugeinkauf sowie durch Bündelung der Nebenkosten“, sagt Markus Füchtenbusch von der Convivax AG, einer Beratungsgesellschaft für Kostenoptimierung. Zudem würden die Abläufe insgesamt professioneller. Dies liege daran, dass alle Aufgaben durch eine Person beziehungsweise Abteilung ausgeführt werden können und nicht auf mehrere Köpfe im Unternehmen verteilt werden. Alle Fahrzeugarten zusammengerechnet, komme ein produzierendes Unternehmen schnell auf 80 bis 100 Einheiten, so Experte Strika. Somit profitieren kleinere Unternehmen, bei denen die Gemeinkosten einen besonders hohen Anteil haben, sogar überproportional. Der Renditeeffekt von Fuhrparkkosten wird dennoch vielfach unterschätzt, wie ein Rechenbeispiel zeigt: Nettoumsatz gleichbleibend 100 Mio. Euro, Betriebsergebnis 5 %, Fuhrparkkosten 3 %. Eine Reduzierung der Fuhrparkkosten von 10 % verbessert das Ergebnis um 300.000 Euro oder 6 %.

Fuhrparkmanagement bereits ab 30 Fahrzeugen sinnvoll

Matthias Droste, geschäftsführender Gesellschafter der Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement Expense Reduction Analysts (DACH), hält ein qualifiziertes internes Fuhrparkmanagement bereits ab 30 Fahrzeugen für wünschenswert. Droste: „Im Bereich bis circa 150 Fahrzeugen ist ein professionelles internes Fuhrparkmanagement mit einem qualifizierten Fuhrparkmanager, ausreichender Kapazität und schlanken Prozessen mit Fremdvergabe von einzelnen Dienstleistungen oft die adäquate Lösung.“ Ab 100 bis 150 Kraftfahrzeugen müssten die Lösungen firmenspezifisch ermittelt werden.

Bei Phoenix Contact, einem Spezialisten in der Verbindungs- und Automatisierungstechnik, verteilen sich die Fahrzeuge auf 13 Standorte und damit für sich genommen relativ kleine Fuhrparks. Diese werden dezentral von den Tochtergesellschaften koordiniert. Das hindert die Muttergesellschaft nicht an der Umsetzung des TCO-Prinzips. „Für die Dienstwagen gibt es eine konzernweit verbindliche Car Policy“, erläutert Andreas Tappe, Manager General Service im Corporate Facility Management, bei dem die Aufgabe organisatorisch angesiedelt ist. „Sämtliche Versicherungs- und Lieferantenverträge sind vereinheitlicht. Diese übergeordneten Themen liegen in den Händen des Fuhrparkmanagements im Stammhaus in Blomberg.“ Zentralisierungen werden immer dann vorangetrieben, wenn dadurch Vorteile entstehen, etwa durch enge Abstimmungen mit Abteilungen, die ebenfalls involviert sind: Personal, Einkauf und Finanzen.

Ein weiterer Vorteil: Wer die Organisation seines Fuhrparks im Griff hat, ist nicht auf Full-Service-Leasingverträge angewiesen, bei denen man sich zwar von administrativen Aufgaben entlastet, zugleich aber auch die transparente Kostenkontrolle aus der Hand gibt. Deshalb wählt auch die Adolf Würth GmbH & Co. KG ein reines Finanzleasing und managt Fahrzeugservices wie Wartungen und Reparaturen, Werkstattservice, Reifeneinkauf oder Versicherungsmanagement separat. „Wir haben einen sehr kosteneffizienten Weg eingeschlagen“, so Unternehmenssprecherin Sigrid Schneider.

* Manfred Godek ist freier Journalist und Kommunikationsberater in 40789 Monheim am Rhein, Tel. (0 21 73) 69 06-11, godek@godek.onmicrosoft.com

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