Stammdaten Auf dem Weg zur Master Data Governance

Redakteur: Stefanie Michel

Um die Effizienz und Qualität noch weiter zu steigern, arbeitet die Aerzener Maschinenfabrik an der Verbesserung der Stammdaten-Qualität. Mit Software und Dienstleistungen von Simus Systems wurde eine Klassifizierung aufgebaut und ein systematischer Materialstamm-Anlageprozess integriert mit SAP eingeführt.

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Als weltweit agierender Maschinenbauer setzt Aerzen in Zukunft auf globales Stammdaten-Management.
Als weltweit agierender Maschinenbauer setzt Aerzen in Zukunft auf globales Stammdaten-Management.
(Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH und simus systems GmbH)

Seit 1864 entstehen in Aerzen bei Hameln Hochleistungsmaschinen für die Industrie. Durch konsequente Ausrichtung auf zuverlässige, energieeffiziente und hochleistungsfähige Gebläse und Schraubenverdichter, frühzeitige Internationalisierung und hohe Produktqualität konnte sich das Familienunternehmen Aerzener Maschinenfabrik GmbH (kurz: Aerzen) zu einem Global Player entwickeln, der weltweit 2.500 Mitarbeiter beschäftigt und über 50 Tochtergesellschaften unterhält. Die Gebläse, Verdichter, Drehkolbenverdichter und Turbogebläse werden im Stammwerk Aerzen mit rund 1.150 Mitarbeitern als Standard-Baureihen und kundenspezifische Lösungen entwickelt und zu 85 Prozent exportiert.

Stammdatenprojekt vor Migration

Als 2012 die Entscheidung getroffen wurde, von einer AS400-Lösung auf ein ERP-System von SAP zu wechseln, sollten die Stammdaten ausgelesen, bereinigt und klassifiziert werden, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Schnell wurde der Partner Simus Systems und seine Software-Suite Simus Classmate involviert. Noch im vierten Quartal 2012 begann das erste Projekt: In Workshops wurde eine Datenstruktur entwickelt und in Simus Classmate aufgebaut.

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Vier Mitarbeiter von Aerzen erarbeiteten mit Simus Systems Merkmale, Regeln und Bewertungsgrundlagen. Dabei berücksichtigte man übliche internationale und nationale Normen ebenso wie die Merkmale der eigenen Erzeugnisse. Schließlich wurden die Regeln mit den mächtigen Funktionen von Simus Classmate auf den vorhandenen Datenstamm angewandt, der in das neue SAP-System floss.

Suchmaschine für CAD-, PDM- und ERP-Systeme

„In unserem Altsystem gab es keine Suchfunktion“, erinnert sich Wilfried Rupnow, Stammdatenmanager und Administrator bei Aerzen. „Für die Technik war es einfacher und schneller, neue Bauteile anzulegen. Dies sollte nun anders werden.“ Im Projekt war die Einführung von Classmate Finder vorgesehen, einer Suchmaschine, die gewünschte Informationen über Schnittstellen aus fast allen führenden CAD-, PDM- und ERP-Systemen aufspürt.

Frei kombinierbare Suchmöglichkeiten und eine einfache Benutzeroberfläche ermöglichen verschiedene, kombinierbare Suchanfragen: Von der Navigation im grafisch dargestellten Klassenbaum reichen sie über die Suche nach bestimmten Merkmalen bis zur frei definierbaren Ähnlichkeitssuche anhand von Geometrie, Vergleichsdaten oder Teilbereichen. Die Ergebnisse werden in übersichtlichen Listen mit 2D- und 3D-Vorschaubildern angezeigt.

Bereits ab Sommer 2013 profitierten wie vorgesehen rund 40 Anwender in der Technik von diesen Funktionen. Doch aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit meldeten immer mehr Fachbereiche Interesse an Classmate Finder an: „Heute verwenden wir am Standort Aerzen 211 Lizenzen“, freut sich Rupnow. „Die Hauptnutzer verteilen sich von Einkauf und Qualitätssicherung über den Vertrieb bis in den After Sales Support.“ Das ursprüngliche Ziel, durch die Suchfunktion weniger Materialien neu anzulegen, wurde erreicht: „Trotz Wachstum legen wir heute pro Jahr durchschnittlich 20 Prozent weniger neue Materialien an, als vor fünf Jahren.“

Automatische Textgenerierung anhand von Standards

Dabei hat die Qualität ebenso wie der Informationsgehalt der Daten deutlich zugenommen. „Früher haben die Anwender unterschiedliche Mengen von Daten in unterschiedlicher Form eingegeben“, berichtet Wilfried Rupnow. „Heute können sie vorbelegte Texte manuell ergänzen, der Aufbau wurde standardisiert, sodass sich bestimmte Informationen immer an den gleichen Stellen befinden.“ Sehr wichtig ist dabei die Funktion von Simus Classmate, aus den Klassenmerkmalen und den jeweiligen Merkmalswerten automatisch Texte mit einheitlicher Struktur erzeugen zu können. So werden viele Texte für Einkauf, Vertrieb und andere Nutzungen heute nach Merkmalen vorbelegt.

Diese Funktion nutzt das Unternehmen auch für Übersetzungen in fünf Sprachen – in beliebig erweiterbarer Form. Durch den hohen Informationsgehalt der Datensätze erhalten die Anleger bei der späteren Verwendung wesentlich weniger Rückfragen. „Dies sorgt für hohe Akzeptanz unserer Prozesse und motiviert zur Erweiterung auf neue Materialgruppen,“ berichtet Rupnow. „Inzwischen lassen sich selbst Texte für Bauteile mit starker Individualisierung, wie die Schallhauben unserer Aggregate, automatisch erzeugen. Dies hätte vor drei Jahren niemand für möglich gehalten.“

Von den Stammdaten profitieren jetzt alle

Um die Datenqualität bei rund 130.000 Datensätzen – davon 77.000 aktive Materialstämme – weiter zu steigern, Fehlerquellen zu beseitigen und die Datennutzung zu verbessern, überarbeitete Aerzen ab 2017 in dem Projekt „Global Material Master“ den Materialstamm-Anlageprozess mit Blick auf einen weltweiten Einsatz. Dazu wurden gemeinsam mit Simus Systems stringente Regeln für den Umgang mit den Stammdaten (Master Data Governance) definiert, die durch automatische Prozesse von Simus Classmate unterstützt und mit dem Classmate Finder umgesetzt werden sollten. Die vorhandenen Anforderungen wurden von Simus Systems Schritt für Schritt abgearbeitet und anschließend getestet, bevor sie im März 2018 live geschaltet wurden.

Wichtigste organisatorische Neuerung war das Einrichten einer Stammdaten-Prüfstelle. Nach einer Suche in Classmate Finder stellen die Anleger nun einen Materialantrag, der mit gefundenen, entsprechend abgeänderten Daten befüllt werden kann. Benachrichtigungen, das Anlegen vor Arbeitsvorrat in Arbeitsmappen und Statusvergabe erfolgen durch Simus Classmate. „Die Anwender nehmen Stammdaten nun viel wichtiger und strengen sich bereits im Vorfeld mehr an, Materialien richtig zu beschreiben“, sagt Christian Weper, der die Stammdatenstelle leitet. „Früher wurde gute Datenqualität für nachfolgende Prozessbeteiligte geschaffen. Heute profitieren die Anwender durch schnellere Prozesse, weniger Rückfragen und Fehlermöglichkeiten selbst davon.“ Anfängliche Befürchtungen von Mehraufwand haben sich nicht bestätigt: „Die Anleger werden durch vorgelegte Daten und Wertelisten, automatische Unterstützung und den Wegfall aufwendiger Nachprüfungen weitestgehend entlastet,“ sagt Rupnow. „So können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.“

Digitalisierung im Prozess- & Datenmanagement

Ineffiziente Datenaustausch treibt bei Projekten die Kosten nach oben. Es braucht sauber aufgesetzte Prozesse, die über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinausgehen, um nicht mit unterschiedlichen Dokumentenversionen zu arbeiten.
Deshalb ist es wichtig, interne Prozesse zu digitalisieren. Dann ist auch ein lückenloses Datenmanagement bis zum Ende des Lebenszykluses der Maschine oder Anlage möglich, denn alle arbeiten mit den gleichen Daten. So lassen sich Projekte effizienter abgewickeln und Kosten einsparen.

In einem Gespräch von Autodesk zeigt VisiConsult X-ray Systems & Solutions, wie digitale Prozesse eingeführt wurden, was das Unternehmen daraus gelernt hat und welche Ziele erreicht werden konnten.


Zum aufgezeichneten Gespräch

Hohe Datenqualität soll für Tochterfirmen nutzbar werden

Die erreichte Datenqualität trägt dazu bei, dass viele Fehler der Vergangenheit ausgemerzt werden konnten. „Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch unsere Lieferanten und vor allem unsere Kunden“, berichtet Rupnow. „Sie können ihre wertvollen Produktionsanlagen nun noch reibungsloser in Betrieb nehmen.“ Dieser Vorteil soll in Zukunft auf die Tochterfirmen ausgeweitet werden. Derzeit wird daran gearbeitet, dass die gute Datenqualität im Stammhaus von anderen ERP-Systemen ebenfalls genutzt werden kann. „Wir könnten dadurch weltweit viel schneller reagieren – beispielsweise bei der Bestellung von Ersatzteilen, der Beschaffung von Komponenten oder der Verwaltung von Beständen,“ so Rupnow. „Dazu müssen wir die Textgenerierung auf weitere Klassen ausdehnen“, sagt Christian Weper. „Auch unsere zahlreichen Hilfstexte bereiten wir jetzt schon für den internationalen Einsatz vor, obwohl wir den Nutzen daraus erst in der Zukunft einfahren werden.“

Dabei wird Aerzen gerne weiter mit Simus Systems zusammenarbeiten. Rupnow: „Die Software bietet in Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit deutliche Vorteile gegenüber der Stammdaten-Pflege im ERP-System.“ Eines hat Aerzen schon frühzeitig verstanden: „Eine lückenlose Stammdaten-Qualität mit hohem Informationsgehalt lässt sich nur mit einem hohen Einsatz eigener Manpower erreichen,“ zieht Wilfried Rupnow sein Fazit.

Juli 2021: Aerzener Maschinenfabrik von Hackerangriff betroffen

Seit Ende Juli herrscht Stille in der Aerzener Maschinenfabrik, denn Cyberkriminelle haben die Computersysteme lahmgelegt. Das Muster ist bekannt: Die Daten wurden verschlüsselt, sodass Arbeiten nicht mehr möglich ist. Auf Verhandlungen mit den Hackern will sich das Unternehmen allerdings nicht einlassen. Stattdessen wurden das Landeskriminalamt und internationale Behörden eingeschaltet.

Währenddessen arbeiten IT-Fachleute daran, die Daten wieder zu entschlüsseln. Zudem untersuchen IT-Forensiker der Telekom den Angriff. Um die Produktion wieder aufzunehmen zu können, wird laut NDR gerade ein neues Netzwerk aufgebaut.

Wie Sie es Hackern schwer machen

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