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Outsourcing

Fremdvergabe von Service-Dienstleistungen in der Industrie will wohl durchdacht sein

| Autor/ Redakteur: Helmut Winkler / Dietmar Kuhn

Bei der Fremdvergabe von Unternehmensleistungen läuft es noch lange nicht rund. Statistisch gesehen geht jedes vierte Verhältnis baden. Reumütig wird dann mit hohem finanziellen Aufwand

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Bild 1: Die Entscheidung über Eigenleistung oder Fremdvergabe von Service-Dienstleistungen wie etwa die Instandhaltung gibt Unternehmen immer wieder Rätsel auf. Bild: Kuhn
Bild 1: Die Entscheidung über Eigenleistung oder Fremdvergabe von Service-Dienstleistungen wie etwa die Instandhaltung gibt Unternehmen immer wieder Rätsel auf. Bild: Kuhn
( Archiv: Vogel Business Media )

Bei der Fremdvergabe von Unternehmensleistungen läuft es noch lange nicht rund. Statistisch gesehen geht jedes vierte Verhältnis baden. Reumütig wird dann mit hohem finanziellen Aufwand eine 180°-Kehrtwende vorgenommen und die Arbeit wieder ins Unternehmen zurückgeholt. Auch bei der Vergabe von Instandhaltungsleistungen lauern genügend Fallstricke. Wenn es nicht funktioniert, wäre es ungerecht, den Fremdfirmen die alleinige Schuld zuzuschieben. Deren Leistung ist nämlich nur so gut, wie sie abgefordert wird. Maschinen- und Anlageninstandhaltung ist keine Hilfstätigkeit eines Produktionsbetriebes. Ohne die Leistung der Instandhaltung wird innerhalb kürzester Zeit Totenstille in die Werkhallen Einzug halten. Die Instandhaltung taugt also als Experimentierfeld nicht. Dabei sollten einige Grundgesetze beachtet werden.

  • Erstes Grundgesetz der Vergabestrategie: Es wird nur das vergeben, was nicht durch Verbesserungen eliminiert werden kann!

Die Fremdvergabe von Instandhaltungsleistungen ermöglicht die Konzentration auf die Kerngeschäfte, führt aber auch zur Wissensverflachung in der Instandhaltung und der damit Hand in Hand gehenden geringeren unternehmerischen Einflussnahme. Am schlimmsten von dieser Entwicklung betroffen sind jene, die nur Arbeit vergeben. Sie können nach einer nicht allzu langen Zeit weder fachlich noch wirtschaftlich die Dienstleistungsunternehmen kontrollieren. Sie sind also, wie es so schön heißt, nicht mehr Herr im eigenen Haus. Es wäre besser, sich im Vorfeld, vor der Fremdvergabe, etwas mehr Gedanken zu machen. Zum Beispiel, mit welchen innovativen Lösungen Abhilfe geschaffen, die zu vergebende Arbeit also eliminiert werden kann. Überflüssige Arbeiten fremd zu vergeben, macht wirklich keinen Sinn. Und wer glaubt, dass mit der Vergabe unsinniger Instandhaltungsarbeiten Kosten einzusparen sind, der befindet sich auf dem Holzweg.

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  • Zweites Grundgesetz der Vergabestrategie: Es wird nur das vergeben, was nicht zum Kerngeschäft gehört!

Vielleicht können mit dem Innovationsansatz 20% der klassischen Instandhaltungsarbeiten reduziert werden, es bleiben aber noch vier Fünftel des Kostenvolumens, die auf den Prüfstand gehörten. Spätestens jetzt stellt sich die Frage nach dem Kerngeschäft der Instandhaltung. Ist es die Wartung, die Instandsetzung, die Inspektion oder ist es die Modernisierung?

Kerngeschäft darf nicht aus den Händen gegeben werden

Das Kerngeschäft der betrieblichen Instandhaltung lässt sich auch nicht mit Zuhilfenahme der DIN 31051 definieren. Um ein Beispiel zu nennen: Wartungsarbeiten prozessunwichtiger Maschinen- und Anlagenteile können Externe problemlos durchführen. Dagegen darf die Wartung einer Schlüsselmaschine nicht aus den Händen gegeben werden. Das Kerngeschäft der Instandhaltung bezieht sich also nicht auf bestimmte Tätigkeiten. Entscheidungskriterien sind Markt- und Kundenbedürfnis oder Prozess-know-how, um drei wichtige Faktoren zu nennen (Bild 1). Da sowohl der Markt als auch die Prozesse einer ständigen Veränderung unterliegen, muss auch das Kerngeschäft in regelmäßigen Zeitabständen neu definiert werden.

  • Drittes Grundgesetz der Vergabestrategie: Arbeite nur mit den besten Dienstleistern zusammen!

Geht man davon aus, dass der Anteil der Instandhaltungsarbeiten, die zum Kerngeschäft gehören, 50% beträgt, so bleiben noch 30%, die nicht unbedingt von der betrieblichen Instandhaltung gemacht werden müssen. Es ist aber nicht so, dass die Verhandlungsmasse unproblematisch ist. Fehler eines Dienstleisters haben die gleichen Negativauswirkungen wie die der eigenen Mannschaft. Kommt es zu Lieferverzögerungen, interessiert es den Kunden nicht, auf welcher Maschine sein Produkt hergestellt wurde und wer die Instandhaltungsarbeiten durchgeführt hat. Die Fremdvergabe von Instandhaltungsleistungen ist also ein scharfes Schwert. Nur die Besten sollten Zugang zum Maschinen- und Anlagenpark erhalten. Eine Grundeinstellung, die die klassische Fremdvergabe, das heißt nach Stundenverrechnungssätzen, geradezu verbietet.

Leistungsbeschreibung mit messbaren Zielgrößen

Ein interessanter Lösungsansatz ist dagegen Leistungsbeschreibung mit messbaren Zielgrößen. Nicht dass dabei ein Missverständnis aufkommt. Nicht die Reparatur als Sache für sich ist die Leistung, sondern das Erreichen definierter Messgrößen nach der Reparatur. Ein Grundsatz, der für alle Fremdleistungen Gültigkeit hat. Ein Dienstleistungsauftrag ist erst abgeschlossen, wenn die Nachdokumentation erfolgt ist. Eine Aufgabe des Auszuführenden, bei der Fremdvergabe also des Dienstleisters. Für Fachbetriebe stellt diese Forderung keinerlei Schwierigkeit dar.

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, dass Fremdfirmen ihr vollständiges Handwerkszeug mitbringen. Muss viel bereitgestellt werden, ist das ein Warnsignal. Werden nämlich Leistungspakete wie Nachdokumentation, auftragsrelevante Geräte, Werkzeuge und eventuell auch benötigte Ersatzteile nicht ins Angebot mit eingerechnet, so ist es keine Kunst, der Günstigste zu sein. Die betriebliche Instandhaltung wird, wenn sie das akzeptiert, schneller als sie denkt Hilfskraft für den Dienstleister. Wer die Leistung und nicht niedrige Stundenverrechnungssätze als Vergabekriterium in den Vordergrund stellt, wird zwangsläufig bei den Guten landen. Wer sich dagegen mit den Billigsten zufrieden gibt, geht das Risiko ein, mehr als notwendig zu zahlen. Er setzt damit letztendlich die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens aufs Spiel.

  • Viertes Grundgesetz der Vergabestrategie: Keine Maschinen- und Anlagenqualitätskompromisse, wenn Instandhaltungsleistungen an Externe vergeben werden!

„Vertrauen ist gut, Kontrolle besser.“ Bei der Fremdvergabe von Instandhaltungsleistungen wird diese Lebensweisheit sträflich vernachlässigt. Dass sich jemand um die Qualität der gelieferten Dienstleisterleistung Gedanken macht, gehört auch künftig noch zum Ausnahmefall. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Unter anderem liegt es auch daran, dass die in den Betrieben verantwortliche Qualitätssicherung die Instandhaltung und deren Leistungspotenzial für die Produktqualität immer noch nicht erkannt hat. Ein Versäumnis, das vielen Unternehmen teuer zu stehen kommt. Die Qualität der auf den Maschinen hergestellten Produkte ist ein Spiegelbild des Maschinen- und Anlagenzustandes. Auf schlechten Maschinen lässt sich keine Topqualität herstellen, sondern nur Billigprodukte und Ramschware (Bild 2). Niemand hat etwas zu verschenken, auch Dienstleister nicht.

Wer einen guten Instandhaltungsdienstleister anheuert, sollte allein schon aus Fairnessgründen transparente Leistungsbeschreibungen mit transparenten Zielerreichungsvorgaben erstellen, die danach überprüft werden können. Wenn die betriebliche Instandhaltung dabei nicht auf vorhandene Betriebsstrukturen zurückgreifen kann, bleibt nur der Weg, Eigenkompetenz aufzubauen. Die Personalanforderungen hierfür sollten schnellsten geschrieben werden. Ganz oben auf der Bedarfsliste steht die Planstelle für die Qualitätssicherung der Instandhaltungsdienstleister, angesiedelt natürlich in der Instandhaltung.

Werden die vorweg angeführten vier Grundsätze der Fremdvergabe von Instandhaltungsleistungen konsequent eingehalten, steht dem Erfolg nichts im Weg. Wer sie aber missachtet, geht ein hohes Risiko ein und braucht sich nicht zu wundern, dass die ganze Sache aus dem finanziellen Ruder läuft.

Wir können unseren Wohlstand und unsere soziale Absicherung nur einigermaßen in die Zukunft hin-überretten, wenn wir wieder mehr den Wertschöpfungsprozess in den Fokus stellen. Da ist wenig Platz für Erbsenzähler – transparente, ziel- und erfolgsorientierte und vor allem nachhaltige Entscheidungen sind gefragt. Die betriebliche Instandhaltung hat die Maschinen- und Anlagenverantwortung.MM

Helmut Winkler ist Geschäftsführer der TMM Technik & Marketing München, Tel. (0 89) 1 40 35 32, helmut.winkler@tmm-muenchen.de

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