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Mehr Effizienz durch automatisierte Betriebsprozesse

| Autor/ Redakteur: Christian Zöhrlaut / Melanie Krauß

Der Automatisierungsgrad von Betriebsprozessen ist bei kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nicht ausgeschöpft. Häufig fehlen die Mittel, das Know-how oder das Vertrauen in Cloud-Lösungen.

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Die Automatisierung von internen Abläufen wird zunehmend zum strategischen Unternehmensziel.
Die Automatisierung von internen Abläufen wird zunehmend zum strategischen Unternehmensziel.
(Bild: ©djvstock - stock.adobe.com)

Die Möglichkeiten, die sich Unternehmen durch Automatisierung von Betriebsprozessen bieten sind enorm: Das zusätzliche Wertschöpfungspotenzial in diesem Bereich wird bis zum Jahr 2020 auf rund 6 Mrd. Euro beziffert. Hierzu ist es allerdings nötig, dass Verantwortliche die Chancen, die sich ihnen durch Cloud-Plattformen, Robotik, Künstliche Intelligenz und Machine Learning bieten, konsequent nutzen und die digitale Transformation ihres Betriebs vorantreiben. Das haben die Experten von Crisp Research in der Studie „Cloud Automation Excellence. Mit Automatisierung zu skalierbaren Geschäftsmodellen” (Januar 2018) errechnet. Crisp Research hat dafür 155 deutsche Unternehmen aus zwölf Branchensegmenten befragt.

Automatisierung und Digitalisierung als strategisches Ziel

Die Untersuchung ergab, dass insbesondere im Segment der kleinen und mittelständischen Betriebe viele Unternehmen noch Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung und Automatisierung der internen Abläufe haben. Nur 6,4 % der Befragten geben an, dass bei ihnen bereits fast alle IT- und Geschäftsprozesse vollautomatisiert ablaufen. Der durchschnittliche Automatisierungsgrad liegt bei 36 %. Bis 2020 soll dieser den Umfrageergebnissen zufolge auf rund 58 % steigen.

Immer mehr Unternehmer setzen sich demnach die Automatisierung und Digitalisierung ihres Betriebes als strategisches Ziel. Mit einer entsprechenden IT-Infrastruktur wollen sie Zeit, Ressourcen und Kosten sparen sowie in Zeiten hohen Konkurrenzdrucks Wettbewerbsvorteile erzielen. Dies geschieht beispielsweise durch die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle etwa im E-Commerce-Bereich, die erst durch den Einsatz moderner IT-Tools realisierbar werden.

Mit integrierten Cloud-Diensten starten

Doch: Wie können nun kleine und mittlere Unternehmen bei dem komplexen Thema der Automatisierung vorgehen? Ein schneller Einstieg in die Automatisierung von Betriebsprozessen bietet sich Unternehmen über Cloud-basierte Dienste, die in vorhandene lokale Software-Lösungen eingebunden werden können.

So ist es beispielsweise möglich, in eine Desktop-Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung (Fibu) den cloud-basierten Online-Bezahldienst Paypal zu integrieren. Damit geben Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Rechnungen direkt per Mausklick zu bezahlen. Zugleich werden alle Buchungen vom Fibu-System automatisch übernommen.

Mit sogenannten Cloud-connected-Lösungen, also On-Premise-Systemen, die über entsprechende Anbindungsmöglichkeiten von Cloud-Services verfügen, können Unternehmen den sanften Einstieg in die Cloud und die Welt der Automatisierung ihrer Prozesse wagen. Die nächste Stufe wäre dann, komplett auf Cloud-basierte Software umzusteigen. In diesem Zusammenhang ist es aber wichtig, dass Cloud-Anbieter Transparenz bieten und standardisierte Schnittstellen vorhalten, damit Unternehmen ihre vorhandenen Systeme schnell integrieren sowie die Implementierungszeiten und Kosten niedrig halten können.

Sicherheit der Cloud-Services

Ein wichtiges Augenmerk vieler Unternehmen – insbesondere auch kleiner und mittelständischer Betriebe – liegt auf der Sicherheit der Anwendungen und der damit verwalteten Daten. Häufig sind vor allem Vorbehalte in dieser Sache der Grund, weshalb viele Unternehmen bei ihrer IT-Infrastruktur den Schritt in die Cloud scheuen. Hier können vor allem Systemanbieter für Vertrauen sorgen, deren Cloud-Lösungen ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet werden. Denn: Diese entsprechen höchsten Sicherheitsstandards, die damit selbstverständlich nicht nur für die Software selbst, sondern auch für die Daten und Workloads der Anwender gelten, die diese über die Systeme eines Software-Providers in die Cloud geben.

Automatisierung durch Künstliche Intelligenz

Neben Cloud-Diensten bieten auch KI-basierte Technologien für Unternehmen Möglichkeiten, Abläufe im Betrieb zu automatisieren – beispielsweise durch Chatbots, die sich in vorhandene IT-Lösungen integrieren lassen. Damit wird es beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter möglich, durch Sprach- oder Texteingabe auf dem Smartphone Antworten auf Fragen zu Umsatz oder Status eines Auftrags zu erhalten. Und das unabhängig davon, ob der Kollege aus der Buchhaltung gerade am Arbeitsplatz ist. Routineaufgaben, wie die Abfrage von wichtigen Geschäftszahlen, lassen sich damit effizient sowie unabhängig von Ort und Zeit automatisiert erledigen.

Unterstützung durch Managed Service Provider

Wenn es darum geht, Prozesse in einem Unternehmen effizienter zu machen oder zu automatisieren, können Unternehmen sich von externen Experten unterstützen zu lassen – von sogenannten Managed Service Providern. Sie helfen beispielsweise bei der Implementierung von Telekommunikationslösungen oder sicheren Netzwerkinfrastrukturen.

Managed Service Provider kommen aber auch ins Spiel, wenn es darum geht, Tätigkeiten nach extern auszulagern, die nicht zu den wertschöpfenden Prozessen oder zur Kernkompetenz des Unternehmens zählen. Ein Beispiel dafür sind administrative Prozesse in der HR-Abteilung – insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aufgaben aus diesem Bereich an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern, verschlankt Prozesse, spart Kosten und setzt Ressourcen frei, die im Unternehmen besser eingesetzt werden können. Managed Service Provider bieten im Bereich Outsourcing nicht nur individuell skalierbare Services, sondern betreiben damit auch gleichsam die Anwendung für den Anwender.

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    * Christian Zöhrlaut ist Director Product Marketing Management Central Europe bei der Sage GmbH in 60486 Frankfurt am Main, Tel. (0 69) 5 00 07-0, presse@sage.com

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