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Instandhaltungsmanagement

Plattformlösung digitalisiert die Instandhaltung

| Autor / Redakteur: Oliver Schönfeld / Rebecca Vogt

Mit einer Instandhaltungsplattform hat die Heinz Schwarz GmbH & Co. KG ihre Instandhaltung digitalisiert. Zugehörige Daten und Prozesse werden dort nun mit einer Software dokumentiert.
Mit einer Instandhaltungsplattform hat die Heinz Schwarz GmbH & Co. KG ihre Instandhaltung digitalisiert. Zugehörige Daten und Prozesse werden dort nun mit einer Software dokumentiert. (Bild: Heinz Schwarz GmbH & Co. KG)

Eine strukturierte Instandhaltung ist eine entscheidende Stellschraube für Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit im laufenden Produktionsbetrieb. Der Weg führt hin zu modernen Softwarelösungen.

Schon vor Jahren hat die Heinz Schwarz GmbH & Co. KG aus Preußisch Oldendorf in Nordrhein-Westfalen detaillierte Wartungspläne für jede ihrer Maschinen entwickelt und definiert. „2015 haben wir dann nochmals alles auf den Kopf gestellt, alle Pläne überprüft und für jede Maschine im Detail alle notwendigen Punkte beschrieben – als Arbeitshilfe für die Maschinenbediener und den Service“, berichtet Anne Theile-Wielage, Leiterin der mechanischen Fertigung bei Heinz Schwarz. Zudem lag seit einigen Jahren an jeder Maschine ein eigenes Logbuch griffbereit, in dem laufend Daten zu Wartungen, Fehlermeldungen, außerplanmäßigen Standzeiten et cetera festgehalten wurden.

Das Unternehmen verfügte also über eine Datenbasis in sehr guter Tiefe. Allerdings wurden die Daten mangels Alternativen in Form von Excel-Listen vorgehalten. Für die monatlichen Inspektionen mussten daher jeweils mit entsprechendem Aufwand umfassende Ausdrucke erstellt, bearbeitet und anschließend die Inspektionen, etwa für zukünftige Audits, dokumentiert werden. Darüber hinaus adressierte man Aufgaben für das Instandhaltungsteam über Outlook. So konnte lediglich der Empfänger die Aufgabe einsehen und ausschließlich der Aufgabensteller wurde über den Umsetzungsstatus informiert – ein Nachteil, was die Transparenz betraf.

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Messekontakt und Testinstallationen

Vor diesem Hintergrund reifte im Unternehmen der Wunsch, das Instandhaltungsmanagement zu digitalisieren, um Informationen schneller und effizienter verfügbar machen zu können und den Instandhaltern detailliertere Auswertungen zu ermöglichen. „Wir hatten dazu bereits ein umfassendes Lastenheft entwickelt mit dem Ziel, durch unsere IT eine Eigenlösung zu entwickeln, die unsere Erwartungen erfüllt – bis hin zu einem Ticketsystem für unsere interne Instandhaltung“, führt Theile-Wielage aus.

Dass die Eigenentwicklung – gleichsam ab null beginnend – aufwendig werden würde, war dem Unternehmen klar. Auf der FMB-Zuliefermesse in Bad Oeynhausen ergab sich dann der erste Kontakt zu Werkbliq. Dessen Instandhaltungsplattform erfüllte zu diesem Zeitpunkt schon einen Teil der bei Heinz Schwarz skizzierten Anforderungen, viele Themen waren zudem bereits in der Roadmap verankert und teilweise sogar schon in der Entwicklung. „Unsere Geschäftsführung war sofort interessiert, da das Produkt direkt verfügbar war, lange Eigenentwicklungen ersparte und zudem die räumliche Nähe zu Bielefeld für Werkbliq sprach“, erinnert sich Theile-Wielage. Aus ersten Gesprächen erwuchs schnell konkretes Interesse: An zwei Maschinen wurden Testinstallationen der Werkbliq-Plattform durchgeführt. Die Erfahrungen seien auf Anhieb vielversprechend gewesen. „Die Art der Zusammenarbeit, die Flexibilität und die offene Kommunikation mit dem jungen Team von Werkbliq haben uns von Beginn an überzeugt. Das gilt auch heute noch in der laufenden Nutzung – etwa im Kontakt mit der telefonischen Hotline“, sagt Theile-Wielage.

Nach fast einem Jahr zieht die Leiterin der mechanischen Fertigung ein positives Fazit. „Wir verfügen nun über ein Ticketsystem für die Instandhaltung, erheblich bessere Möglichkeiten der Auswertung und eine strukturierte interne Koordination mit der Wartung – das hat uns ein großes Stück vorangebracht.“

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Die Lösung von Werkbliq führt erstmals Maschinenbetreiber, Serviceunternehmen, Zulieferer und Maschinenhersteller auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Der vollständig digitalisierte Prozess beschleunigt den Kommunikations- und Informationsfluss zwischen allen Beteiligten – von der regulären Wartung bis zum eiligen Reparaturauftrag. Die automatische, standardisierte Dokumentation erhöht dabei für den Maschinenbetreiber die Transparenz über die gesamte Lebensdauer der Maschine hinweg, mit einem Überblick zu allen Kosten.

Weniger Papierkram, schnellere Abläufe

In der Zusammenarbeit hat Heinz Schwarz stetig Praxiserfahrungen geliefert, die mit Werkbliq im regelmäßigen Austausch diskutiert wurden. Ein großer Teil dieser Themen fand als Projekt Eingang in die Roadmap, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Nutzer- und Prozessfreundlichkeit führte. Von der engen konzeptionellen Zusammenarbeit haben somit beide Seiten profitiert und letztlich auch das System an sich. Der gesamte Wartungsprozess bei Heinz Schwarz läuft nun deutlich transparenter, effizienter und reibungsloser ab.

Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Verwendung der Plattform ist hoch. Schnell haben die Maschinenbediener erkannt, welche Vorteile die digitale Plattform im Arbeitsalltag bietet – von schnelleren Abläufen bis zu weniger Papierkram, etwa bei der Bearbeitung von Tages- und Monatsberichten. Derzeit werden rund 20 Maschinen über Werkbliq abgedeckt. Darunter befinden sich Fräsmaschinen unterschiedlicher Größen, von Klein- bis Portalfräsen, sowie Pressen mit verschiedenen Einsatzzwecken. Durch die Implementierung eines Objektmanagements wird das System weiter ausgeweitet – auf Betriebsmittel aller Art, die eine Instandhaltung erfordern.

Plattformlösung entwickelt sich stetig weiter

Eine digitalisierte Instandhaltung ist somit bei Heinz Schwarz schon jetzt fest verankert. „Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg des Projekts ist allerdings, dass man klare Verantwortlichkeiten benennt und sich jemand den Hut aufsetzt, um die Implementierung erfolgreich voranzuführen. Bei uns hat ein Mitarbeiter aus der Stabsstelle Prozessoptimierung diese Aufgabe übernommen“, berichtet Theile-Wielage. „Wir sind jetzt jederzeit auditfähig, ohne Vorbereitungszeit oder nochmalige Sichtung der Unterlagen mit dem damit verbundenen Zeitaufwand.“ Ein weiterer Vorteil sei, dass man jederzeit mit einem kurzen Blick den aktuellen Maschinenstatus überwachen könne – auch von unterwegs.

Heinz Schwarz schätzt zudem die Vorzüge einer Software-as-a-Service-Lösung und die damit verbundene stetige Weiterentwicklung der Plattform. „Dazu gehören auch Themen wie das Ersatzteilmanagement, an die wir vor anderthalb Jahren noch gar nicht gedacht hätten.“

* Oliver Schönfeld ist PR-Redakteur. Weitere Informationen: Werkbliq GmbH in 33602 Bielefeld, Tel. (05 21) 96 06 91-70, info@werkbliq.de, www.werkbliq.de

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