Interne Kommunikation Sprechen wir über Instandhaltung!

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Instandhalter sind dafür zuständig, dass die Maschinen funktionieren und die Produktion läuft. Trotzdem werden sie manchmal stiefmütterlich behandelt. Wie man das ändern kann, lesen Sie hier.

Viele Pendler und Reisende konnten oder eher mussten den Satz „Kein S-Bahn-Verkehr“ im Sommer und Herbst 2009 in Berlin wieder und wieder lesen. In diesem Jahr wurde die Hauptstadt von der „S-Bahn-Krise“ heimgesucht. Von 632 Viertelzügen – Züge, die aus zwei Wagen bestehen – wurden 467 vorübergehend aus dem Verkehr gezogen. Das zog unzählige Ausfälle nach sich und führte, nach Schätzungen der Deutschen Bahn, zu Kosten von etwa 400 Mio. Euro.

Wie konnte das passieren? Das Problem lag auf den ersten Blick bei der Instandhaltung: Verschleißteile wie Radreifen und Achsen wurden nicht adäquat überprüft. Die Schuld aber bei Instandhaltern und Mechanikern zu suchen, ist der falsche Ansatz. Hier war die übertriebene Sparpolitik des Managements in erster Linie ausschlaggebend für die Katastrophe.

Hier wurden die Prioritäten falsch gesetzt. Die Instandhaltung wurde vernachlässigt. Das kann lange gut gehen, aber wenn was passiert, dann wird es schnell teuer. In der Industrie ist das ähnlich. Auch dort wird die Instandhaltung manchmal stiefmütterlich behandelt. Wenn alles läuft, denkt man nicht daran. Aber wenn etwas passiert, wird mit dem Finger gerne auf die gezeigt, die das verhindern sollten.

So einfach ist es aber nicht. Die Instandhaltung ist ein Unternehmensbereich und funktioniert nur so gut, wie es das Unternehmen zulässt. Eine gut geölte Instandhaltung lohnt sich aber durchaus für einen produzierenden Betrieb. Was kann man tun, damit sie läuft? Das haben wir für Sie recherchiert.

„Wir hatten mal ein Projekt bei einer Firma, da ging es darum, die Instandhaltung zu verbessern. Die Werkstatt war zuerst voller Menschen. Als die merkten, dass wir sie befragen wollten, um uns ein Bild von der Situation zu machen, war plötzlich keiner mehr da“, erzählt Gerald Hartmann, Geschäftsführer von Cubeoffice und Projektleiter Comain Cloud.

Offene Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Diese Szene ist vermutlich kein Einzelfall und wird auch nicht nur in der Instandhaltung auftreten. Ob geschäftlich oder privat, es ist immer schlecht, wenn etwas Unausgesprochenes im Raum steht oder eine Partei die andere einfach nicht versteht. Solche Situationen lassen sich selten intern klären. Jemand von extern kann viel objektiver und unvoreingenommener analysieren, wo Probleme liegen. Diese Person sollte bestenfalls auch noch als Mediator auftreten und die unterschiedlichen Parteien an einen Tisch bringen und einen offenen und ehrlichen Austausch anregen.

Das Management sollte sich dabei vor allem in die Instandhalter hineinversetzen. „Ich habe mir das mal ganz praktisch überlegt. Man bräuchte so etwas wie die Blickwinkelkanone aus Per Anhalter durch die Galaxis. Wen man von ihr getroffen wird betrachtet man automatisch die Dinge aus dem Blickwinkel des anderen“, sagt Hartmann. Es kann auch helfen, einfach mal in die Produktion zu gehen und sich vom Arbeitsalltag der Instandhalter zu überzeugen. Allerdings sollte vorher klar sein, dass es hier nicht um Kontrolle, sondern um gemeinsame Fehlersuche und Verbesserung geht.

Aber es liegt nicht nur allein am Management, die Instandhalter selbst sind auch gefragt. „Die Instandhalter müssen selbstbewusster werden und Dinge auch einfach mal einfordern“, meint Helmut Winkler, Geschäftsführer von Technik & Marketing München. Wenn die eine Seite etwas verstehen soll, muss die andere bereit sein, das zu erklären.

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Im Zusammenhang mit der Instandhaltung fallen auch gerne Begriffe wie Predictive Maintenance und KI. Natürlich können diese Konzepte auch helfen und wer sich dazu entschließt, sie umzusetzen, und das auch überlegt und reflektiert angeht, wird Erfolge erzielen. Aber die Grundprobleme mit der Instandhaltung liegen bei vielen Unternehmen, vor allem Mittelständlern, woanders.

Die Instandhaltung ist nicht die Wartung

Zuerst einmal sollte man sich über den Stellenwert der Instandhaltung Gedanken machen und darüber, wo denn wirklich ihr Aufgabenbereich liegt. Man muss sich klar machen: die Instandhaltung ist nicht die Wartung. Eigentlich sollte sie prophylaktisch tätig werden, damit die Wartung nur selten oder bestenfalls gar nicht zum Einsatz kommen muss. Gerade bei kleineren Unternehmen ist das schwer möglich. Es gibt schon genug zu tun und die Techniker müssen beides machen und logischerweise bleiben dabei Dinge auf der Strecke.

Da es bei der Instandhaltung länger dauern kann, bis sich Entwicklungen bemerkbar machen – unter Umständen tritt der volle Effekt erst nach zwei Jahren auf – bleibt wohl eher dort etwas liegen. Es gibt zwei Wege, dem entgegenzuwirken:

• Mehr Ressourcen bereitstellen: Es liegt auf der Hand, ist deswegen aber nicht weniger relevant. An Personal wird gerne gespart, weil man so schnell Resultate auf der Kostenseite sieht. Aber Arbeit kann nicht beliebig aufgefangen werden und Maschinen, die stillstehen, verursachen auch Kosten. Die summieren sich schnell. Langfristig gerechnet sind ein paar zusätzliche Stellen möglicherweise preiswerter als Produktionsausfälle.

• Instandhalter von Anfang an einbeziehen: Wer dafür sorgen soll, dass ein Gerät funktioniert, sollte so viel wie möglich damit zu tun haben. Das fängt bei der Auswahl an, geht über die Inbetriebnahme und weiter bis in das operative Geschäft. Je mehr Erfahrungen und Daten über eine Anlage gesammelt werden können, desto besser lassen sich mögliche Probleme voraussagen und möglicherweise lösen, bevor sie entstehen.

Ein weiterer Punkt, der die Instandhaltung besser machen kann, ist eine gute Dokumentation. Es reicht nicht, dass ein Mitarbeiter etwas irgendwann einmal verstanden hat. Wenn es nicht reproduzierbar ist, ist es nicht zuverlässig. Im besten Fall gibt es zu allen Maschinen umfangreiche Dokumentensammlungen, wenn möglich digital. Schaltpläne müssen darin genauso enthalten sein wie Wartungsprotokolle. Auch Ersatzteillisten sollten manuell verfasst werden. Die gibt es vermutlich auch vom Hersteller, aber im individuellen Anwendungsfall sehen sie vielleicht anders aus.

Wichtig ist auch, festzuhalten, warum Reparaturen durchgeführt oder Teile ausgetauscht wurden. Wenn ein Problem über einen längeren Zeitraum häufig auftritt, müssen die Ursachen dafür nachvollziehbar sein. Hier könnte es sein, dass es sich nicht um einen Fehler, sondern ein Versäumnis seitens des Anwenders handelt. Natürlich kostet das alles Zeit. Die Dokumentation hat nicht sofort einen sichtbaren Einfluss auf die Kosten, lohnt sich aber langfristig.

Das Zwischenmenschliche muss passen

Die Antwort, was es braucht, um die Instandhaltung im Mittelstand zu verbessern, kommt für manche vielleicht überraschend. In erster Linie sind es nicht die technischen, sondern die zwischenmenschlichen Aspekte, die viel verbessern können. Selbstverständlich muss eine gute Instandhaltungsabteilung auch technisch gut aufgestellt sein, aber das Know-how kann sie nur richtig einsetzen, wenn man sie auch lässt und ihr die nötigen Ressourcen und genug Personal zur Verfügung stellt.

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