Keine Chance mit Word (allein) Technische Dokumentation leicht gemacht

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Monika Zwettler

Ungeliebt, aber unentbehrlich: Technische Dokumentationen von der Betriebsanleitung bis zur Konformitätserklärung. Softwarelösungen steigern die Effizienz.

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(Bild: © T. Michel - Fotolia)

Technische Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau bedeutet einen hohen Aufwand. Doch der kann mit passenden Softwarelösungen deutlich verringert werden, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen. Viele Unternehmen setzen trotzdem noch immer auf Textverarbeitungsprogramme wie Word.

„Ganz klar Zeitdruck.“ Peter Schells Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen. Vor rund zehn Jahren stand der Leiter der Dokumentationsabteilung bei der Brabender Technologie GmbH & Co. KG vor der Wahl: „Entweder ich stelle für die Technische Redaktion zwei neue Mitarbeiter ein oder ich finde eine alternative Lösung.“ Seinerzeit erstellte Schell sämtliche Dokumente noch mithilfe von Microsoft Word, ohne den Einsatz von Datenbanken oder anderer Software-Hilfsmittel.

Neue Anforderungen durch Maschinenrichtlinie

Lange Zeit fuhr der Duisburger Hersteller von Maschinen für das Handling von Schüttgütern und Flüssigkeiten mit dieser Lösung bestens. Betriebs- oder Montageanleitungen für unterschiedlichste Produkte von Dosierdifferenzialwaagen bis hin zu Big-Bag-Entleerstationen wurden nur in Deutsch, Englisch und Französisch erstellt. „Das war damals noch leicht handhabbar“, erinnert sich Schell heute. Dies galt auch für die Dokumentation von kompletten Anlagen, die zusammen mit sämtlichen Fremdbeschreibungen durchaus mehrere Ordner umfassen konnten.

Spätestens aber mit der Novellierung der EU-Maschinenrichtlinie (siehe dazu auch www.anwendertreff-maschinensicherheit.de/ der konstruktionspraxis-Akademie) drehte sich der Wind. Nun musste das international tätige Unternehmen mit seinen Dokumentationen alle 24 EU-Sprachen abdecken, heute sind zusätzlich Türkisch und Chinesisch im Programm: „Mit Word allein hätte ich keine Chance gehabt“, hebt Schell die Hände. Aufgrund der Richtlinie verschärften sich seinerzeit die Anforderungen und die Dokumentationen wurden insgesamt größer und umfangreicher. Bei der Brabender Technologie reifte die Erkenntnis, dass neue Wege gegangen werden mussten.

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Tausende Word-Dateien im Einsatz

Das Unternehmen ist bei weitem kein Einzelfall. Bei der Uraca GmbH & Co. KG, einem Hersteller von Hochdruck-Plungerpumpen und -Wasserstrahltechnologie aus dem schwäbischen Bad Urach, verzichtete man ebenfalls lange Zeit auf spezielle Hilfsmittel. Die Abteilung Technische Dokumentation arbeitete im Unternehmensnetzwerk mit großen Verzeichnissystemen. Hier lagerten sämtliche Unterlagen zu den Produkten, den jeweiligen Varianten und den bis zu 18 abgedeckten Sprachen in Dateiordnern, wie sie jeder Windows-Nutzer von der eigenen Festplatte kennt.

Hinzu kamen die spezifischen Beschreibungen und Inbetriebnahmen für den Sondermaschinenbau, die durchaus zwei bis drei Aktenordner stark sein können. Die eigentlichen Dokumentationen befanden sich in Tausenden Worddokumenten. „So kommt diese enorme Vielfalt zustande“, sagt Claudiu Theil, Technischer Redakteur bei Uraca. „Es war anspruchsvoll, da den Überblick zu behalten.“ An automatisierte Gesamt-Inhaltsverzeichnisse oder strukturierte Suchfunktionen war nicht zu denken.

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