Technische Dokumentation leicht gemacht

Anbieter zum Thema

Klinkhammer Intralogistics GmbH

Conductix-Wampfler GmbH

gds GmbH

Prüfung auf CE-Konformität

Uraca nutzt diese Funktion für ein anderes Szenario: Seit der Einführung des Systems im Jahr 2012 werden die Daten sukzessive in Docuglobe migriert und dabei zugleich einer Prüfung auf CE-Konformität unterzogen – ein Prozess, der nach Einschätzung von Theil noch mehrere Jahre dauern könnte. Zunächst konzentriert man sich deswegen auf bestimmte wiederkehrende Elemente wie EG-Konformitäts- und Einbauerklärungen.

Dabei handelte es sich ursprünglich um 150 Dateien in unterschiedlichen Sprachen und für unterschiedliche Produkte. Der Teufel liegt hier im Detail: Die Dokumente umfassen zwar nur zwei Seiten, doch dort sind 20 bis 25 Einzelmodule enthalten, die immer wieder individuell angepasst werden müssen. Teilweise handelt es dich dabei nur um eine Zeile, einen Satz oder eine Nummer, aber der Aufwand dahinter war laut Theil in der Vergangenheit immens: „Gerade bei diesen Konformitätserklärungen, die zweimal im Jahr aktualisiert werden müssen, haben wir sechs bis acht Wochen Zeitersparnis pro Mitarbeiter.“

Vereinfachtes Variablenmanagement

Theil verweist zudem auf das Variablenmanagement in Docuglobe als „sehr hilfreiche“ Funktion: Bei manchen Produkten bzw. den entsprechenden Varianten ändern sich von Zeit zu Zeit die technischen Daten, während die Funktionen unverändert bleiben. Über die entsprechenden Variablen werden diese Daten in den jeweiligen Versionen, auch unabhängig von den Sprachen, in einem einzigen Schritt aktualisiert. Ähnlich kann mit Grafiken verfahren werden. Die einfache Nutzung von Vorlagen, Layout- und Vorschaufunktionen und die Versionierung der Dokumente heben die Experten ebenfalls hervor.

Zeitersparnis bei Übersetzungen

Ein weiteres großes Thema sind Übersetzungen: Was in der deutschen Version der Dokumentation geändert wird, muss auch in den anderssprachigen Varianten für die ausländischen Märkte angepasst werden. Hier mussten in der Vergangenheit oftmals noch die kompletten Dokumente ins Übersetzungsbüro geschickt werden, was erhebliche Kosten nach sich zog. „Wir verzeichnen eine deutliche Reduktion der Kosten aufgrund der Wiederverwendbarkeit der einzelnen Module“, sagt Schell. „Die Übersetzungsdauer ist geringer, der zeitliche Aufwand nicht mehr so groß.“ Ähnliches berichtet sein Berufskollege Theil: „Die Fehlerquellen gehen nahezu gegen Null.“ Ganz im Gegenteil: Im Zuge der Migration sei aufgefallen, dass manche Dokumentversionen in den jeweiligen Sprachen unterschiedlich lang sind, was auf Inkonsistenzen hindeutet.

Auch unter dem Strich lohnt sich der Einsatz der Software: „Wenn ich vorher für die Überarbeitung einer Betriebsanleitung eine Woche gebraucht habe, dann sind das heute vielleicht zwei bis drei Tage inklusive aller Zeichnungen“, konstatiert Schell. „Man hat einfach ein strukturiertes Arbeiten.“ Hier stimmt Theil ein: „Nach vollzogener Migration aller Daten rechnen wir mit einer Zeitersparnis von bis zu 50 %.“

(ID:43628186)