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Unternehmenssoftware

Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement

| Autor/ Redakteur: Jens Büscher / Melanie Krauß

Produktspezifikationen, Zeichnungen, Bestellungen oder Prüfbescheinigungen und viele weitere Schriftstücke markieren den Weg von der Idee zum fertigen Produkt. Dokumente digital zu verwalten erhöht sowohl die Effizienz der Prozesse als auch die Sicherheit der Daten.

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Keine Produktion ohne Dokumente - mit einem Dokumentenmanagemensystem lassen sich diese digital verwalten.
Keine Produktion ohne Dokumente - mit einem Dokumentenmanagemensystem lassen sich diese digital verwalten.
(Bild: ©Tiko - stock.adobe.com)

Im produzierenden Gewerbe sind Dokumente allgegenwärtig. Neben Kundeninformationen und kaufmännischen Belegen, die in jeder Branche anfallen, müssen Produktionsunternehmen eine Vielzahl weiterer Schriftstücke erstellen oder erfassen, verarbeiten und ablegen. Doch Papierdokumente verursachen dabei einen unzeitgemäß hohen Aufwand.

Der Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) lässt sich beispielhaft am Szenario „Kundenauftrag“ darstellen: Bestellt ein Neukunde eines Maschinen- oder Anlagenbauers etwa ein Werkzeug zur Bearbeitung von Blechen, werden in der Regel zunächst die Kundeninformationen erfasst und mit einer Kunden- und Auftragsnummer versehen. Auf Basis eines vom Kunden gelieferten Lastenhefts erstellen die verschiedenen Unternehmensabteilungen eine Vielzahl von Dokumenten, die dem Auftrag zugeordnet werden müssen. Dazu gehören unter anderem Zeichnungen, Stücklisten oder Kalkulationen. Da manche dieser Dokumente nur in einzelnen Abteilungen genutzt, andere jedoch redundant vorgehalten werden, entsteht bei papierbasierten Prozessen zu einem Auftrag in jeder Abteilung ein eigener Bestand von Dokumenten, teilweise in unterschiedlichen Versionen.

In einem modernen DMS wird jedes Dokument direkt der entsprechenden digitalen Kunden- und Auftragsnummer zugeordnet. Ebenso lassen sich die Informationen aus dem digitalen Lastenheft des Kunden automatisch an die Ansprechpartner in den beteiligten Unternehmenseinheiten übermitteln und Machbarkeitsprüfungen oder Kostenkalkulationen anstoßen.

Zeichnungen schneller finden

Metadaten, so genannte Tags helfen dabei, bestimmte Arten von Informationen, wie etwa Zeichnungen von Konstruktionsteilen schneller zu finden – unabhängig von Dateiformaten und -namen. So können Ingenieure beispielsweise alle Zeichnungen zu einem Produkt recherchieren und mit der Vorschau direkt aus dem DMS heraus die gesuchte Datei auswählen, ohne unterschiedliche Anwendungen für unterschiedliche Formate starten zu müssen.

Die Logistik kann Teile von externen Zulieferern direkt mit der Kunden- und Auftragsnummer verknüpfen. Das erleichtert die Zuordnung und sorgt dafür, dass sie schnellstmöglich dort ankommen, wo sie benötigt werden. Sucht ein Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung nach der Auftragsnummer, erhält er alle wichtigen Lieferdokumente und kann den Auftrag in die Produktion geben oder einen anderen Auftrag vorziehen. Sobald das Werkzeug aus unserem Beispiel versandfertig ist, werden die Unterlagen mit einem Klick zur Freigabe an die zuständigen Stellen geschickt, gegebenenfalls bearbeitet und erst danach ausgedruckt. Das ermöglicht Änderungen, etwa an Lieferadresse oder -zeitpunkt bis zum Versand und vermeidet Fehldrucke.

Auskunftsfähiger Kundenservice

Kunden, die nach dem Status eines Auftrags fragen, wollen schnell eine verbindliche Aussage. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass der Kundenberater nicht erst verschiedene Ordner durchsuchen oder beim Projektleiter anfragen muss. Er findet mit einem Klick auf die Kundennummer alle dazugehörigen Dokumente und kann die gewünschte Information an den Kunden weitergeben. Selbst wenn ein Kunde nach zehn Jahren noch einmal das gleiche Werkzeug bestellen will, müssen nicht erst die Archive nach den entsprechenden Unterlagen durchsucht werden, sondern stehen innerhalb von Sekunden zur Verfügung. Das gilt auch für den Außendienst. Wenn Techniker eine Maschine beim Kunden warten oder reparieren, helfen detaillierte Informationen aus Zeichnungen oder früheren Schadensberichten. In dieser Situation profitieren Mitarbeiter, Unternehmen und Kunden besonders von einem Cloud-basierten DMS, das die benötigten Dokumente vor Ort auf einem mobilen Endgerät anzeigt.

Rechnungsbearbeitung automatisieren

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von modernen DMS liefert die digitale Belegverarbeitung. Sie ermöglicht es Unternehmen, beispielsweise die Rechnungseingangsbearbeitung weitgehend zu automatisieren. Dabei werden die Rechnungen zur Freigabe direkt an die digitalen Posteingänge der verantwortlichen Mitarbeiter geschickt, anstatt als ausgedruckte Kopie erst in mehrere Abteilungen gebracht werden zu müssen. So können Fertigungsunternehmen durch die raschere Bearbeitung Skonti nutzen. Außerdem sollte ein modernes DMS auch die Übergabe von Belegen an Datev sowie das Erzeugen von Buchungssätzen direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem heraus in der Datev Buchhaltung unterstützen.

Integrierter Datenschutz

Das Thema Datenschutz macht Unternehmen auch mehr als ein Jahr nach dem Inkrafttreten der DSGVO oft noch Sorgen. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Ein modernes DMS trägt auf vielfältige Weise zum Datenschutz im Unternehmen bei. Etwa indem Benutzer Dokumente per gesichertem Link mit externen Stakeholdern teilen können, anstatt das Dokument per Mail zu schicken und es damit aus der Hand zu geben. Stattdessen können sie den Zugriff auf bestimmte Personen oder Arten der Nutzung – etwa nur Lesen – beschränken und zeitlich limitieren.

Auch wenn es darum geht, sämtliche Dokumente mit bestimmten personenbezogenen Informationen nachweisbar zu löschen, unterstützt das DMS gleich mehrfach: Zum einen ermöglicht die Volltextsuche nach Stichworten innerhalb der Dokumente oder nach Metatags in kürzester Zeit alle relevanten Unterlagen zu finden. Zum zweiten sorgen Protokollfunktionen dafür, dass die Löschung dokumentiert wird. Darüber hinaus bieten insbesondere DMS-Lösungen aus der Cloud mit Zertifizierungen nach IDW PS 880 und ISO 27001 den Anwendungsunternehmen die Möglichkeit, ihr Dokumentenmanagement vorschriftsmäßig nach GoBD und DSGVO zu gestalten.

* Jens Büscher ist CEO bei der Amagno GmbH & Co. KG in 26129 Oldenburg, Tel. (04 41) 30 91 23 00, info@amagno.de, www.amagno.de

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