PLM Wie auch Mittelständler von PLM-Systemen profitieren können

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Statt Excel-Tabellen und undurchsichtige Dateiablagen kann auch der Mittelstand vom PLM-Einsatz profitieren. Den Produktlebenszyklus digital abzubilden ist eine Aufgabe, die sich Prozess für Prozess umsetzen lässt. Doch dann profitieren Unternehmen von transparenten Prozessschritte, weniger Fehlern und kürzeren Bearbeitungszeiten.

• Ein PLM bildet den gesamten Produktlebenszyklus in digitalen Prozessen ab. Es übernimmt damit auch die Dokumentation, Koordination und Terminvergabe der einzelnen Abläufe.

• So komplex das System auch sein wird: Bei der Implementierung sucht man sich einen Prozess aus und testet es. Dann kann es schrittweise skaliert werden.

• Die früher manuelle Arbeit – von der Dateneingabe über zugesandte Datenblätter bis hin zu Preislisten – wird reduziert, was auch die Fehler minimiert.

Digitalisierung in Unternehmen klingt nach strukturierten, durchgängigen Prozessen und viel Automatisierung. Doch die Realität sieht häufig anders aus: Es werden Aufgaben in Excel-Tabellen gepflegt, Daten per Mail ausgetauscht und an unterschiedlichen Stellen abgelegt. Von Dokumenten und Preislisten gibt es eine Vielzahl an Versionen – welche die aktuelle ist, benötigt etwas Rechercheaufwand und lässt sich manchmal schwer nachvollziehen. Durch ein solches Vorgehen steigt die Wahrscheinlichkeit von redundanter Arbeit und Fehlern. Daher empfiehlt es sich, ein Product-Lifecycle-Management-System (PLM) zu nutzen, welches die Produktivität deutlich steigern und Kosten einsparen kann.

Automatisierte Abläufe und digitale Prozesse

Ein PLM-System bildet die Aufgaben und Prozesse des gesamten Produktlebenszyklus auf digitale Weise ab. So können Entscheidungsketten erfasst und organisiert, Termine überwacht und geplant sowie Prozessabläufe dargestellt werden. Excel-Listen, Vorgangsbearbeitungsblätter und Checklisten gehören infolgedessen der Vergangenheit an und die Zusammenarbeit im Unternehmen, aber auch mit Zulieferern und Dienstleistern wird erleichtert.

Erstellt beispielsweise ein Mitarbeiter einen Änderungsauftrag für ein Produkt, legt das System basierend darauf Termine und Aufgaben automatisch für alle Beteiligten an. Ist eine Aufgabe erledigt, wird der nächste Prozessschritt angestoßen. Die einzelnen Aktionen werden protokolliert und können dadurch jederzeit nachvollzogen und ausgewertet werden. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, statt Dokumentation zu erstellen und Projektmanagement zu betreiben.

Betrachtet man zum Beispiel die ungeplante Abwesenheit eines Mitarbeiters wie bei einem Krankheitsfall: Das System übernimmt die Koordination, weist dem Vertreter alle Aufgaben zu und versorgt diesen mit den benötigten Informationen. Der manuelle Aufwand wird auf diese Weise auf ein Minimum reduziert. Da es möglich ist, individuelle Berechtigungen für den Datenzugriff zu vergeben, können auch externe Zulieferer oder Entwicklungspartner problemlos eingebunden werden. Somit bietet PLM eine sichere und hilfreiche Plattform für den Datenaustausch und die Kollaboration.

Schwierigen Prozess als Startpunkt für die PLM-Implemetierung wählen

Auch beim Ablegen der Daten muss kein Sicherheitsrisiko befürchtet werden. Sensible Daten, wie beispielsweise Konstruktionen, Zeichnungen oder Berechnungen, können weiterhin auf den eigenen Servern liegen. Die prozessrelevanten Daten hingegen können in der Cloud gespeichert werden. Hohe Investitionskosten für neue Server fallen dank der Cloud nicht an, wodurch PLM auch für mittelständische Unternehmen erschwinglich wird. Standardisierte Templates für häufige Prozesse, wie etwa die Fehlermöglichkeits- und Fehlereinflussanalyse (FMEA), das Qualitätsmanagement, das Änderungswesen oder ein Produkteinführungsprozess, helfen, das PLM System zügig einzusetzen. Selbstverständlich können diese Vorlagen an die individuellen Begebenheiten im Unternehmen adaptiert werden.

Ein entscheidender Vorteil ist die Agilität von PLM. Das Unternehmen kann zunächst einen Prozess identifizieren, der besonders viel Schwierigkeiten bereitet, für diesen Prozess die Software implementieren und mit wenigen Beteiligten testen. Wird PLM erfolgreich eingesetzt, kann es im Anschluss schrittweise auf weitere Personen, Funktionalitäten und Prozesse skaliert und ausgerollt werden. Bei dieser Herangehensweise wird die Komplexität in Etappen erhöht, sodass sich die Mitarbeiter an die Software gewöhnen können.

PLM unterstützt die Anwender durch seine Eindeutigkeit. Die Mitarbeiter werden vom System durch die einzelnen Aufgaben geleitet, sodass an jeder Stelle des Prozesses klar ist, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden muss. Der Anwender hat dabei folgende Vorteile:

• die Automatisierung von Routineaufgaben,

• das schnelle Finden von Dateien und Informationen,

• verbesserte Bestellzeitpunkte und

• reduzierte Durchlaufzeiten.

Diese schnellen und sichtbaren Erfolge erhöhen nicht nur die Produktivität, sondern machen sich auch finanziell bemerkbar. Durch den Einsatz von PLM lassen sich somit mehr Aufgaben in kürzerer Zeit mit einer höheren Mitarbeitermotivation erledigen.

Manuelle Arbeit verringern und Fehler minimieren

PLM bietet außerdem hilfreiche Analysemöglichkeiten: Beispielsweise kann grafisch dargestellt werden, wo Engstellen im Prozess Verzögerungen verursachen, wo Aufgaben parallel erledigt werden können, wie viel Bearbeitungszeit für welchen Schritt eingerechnet werden sollte und ob einzelne Mitarbeiter überlastet sind. Dies ermöglicht eine effiziente Ermittlung von Optimierungspotenzialen.

Das Stücklistenmanagement ist ein Bereich, in dem häufig Verbesserungsbedarf besteht. Indem Artikelstammdaten und Stücklisten zwischen der Konstruktionssoftware (CAD) und dem Warenwirtschaftssystem (ERP) automatisch synchronisiert werden, entfällt die manuelle und damit fehleranfällige Dateneingabe. Auch beim Beschaffungsmanagement gibt es ein hohes Einsparpotenzial. Die zugesandten Preislisten und Datenblätter der Zulieferer ändern sich beispielsweise laufend. Erhalten die Lieferanten die Berechtigung, im PLM-System die Daten hochzuladen, können sowohl die Buchhaltung als auch Besteller oder Geschäftsführer des Unternehmens jederzeit auf die aktuellen Daten zugreifen. Auf diese Weise wird der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert und die Fehlerquote minimiert.

Mit zunehmender Digitalisierung und Vernetzung steigen die Anforderungen an Unternehmen immer stärker. Die Produkte für Kunden werden stetig individueller, die Fertigungen komplexer. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, lohnt es sich daher, das eigene Unternehmen digital aufzustellen und die eigenen Prozesse zu optimieren. PLM kann hierbei einen maßgeblichen Produktivitätszuwachs liefern.

* Wolfgang Huber ist Geschäftsführer für Industrie-Lösungen der Mensch und Maschine Deutschland GmbH in 82234 Wessling, Tel. (0 81 53) 9 33-0, info@mum.de

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