6 Tipps für effektivere Meetings

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Deshalb zur Erinnerung der Hinweis: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele, erreicht werden sollen - in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür einige Tipps.

1. Tipp - Agenda und Ziele definieren

Das erscheint selbstverständlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch...“ Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:

• Was müssen wir heute besprechen?
• Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
• Welche Ziele wollen/können wir erreichen?
• Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Auch weil einige Teilnehmer zwar bereits körperlich, aber noch nicht geistig im Raum sind. Also überhören sie manches. Und entsprechend viele Rückfragen stellen sie später.

Oft haben die Teilnehmer zudem einen unterschiedlichen Kenntnisstand. Auch ihre Erwartungen sind verschieden. Einige möchten „Nägel mit Köpfen“ machen, andere nur mögliche Lösungen ausloten.

Also rufen sie, wenn ihre Kollegen auf Beschlüsse drängen: „Stopp. Ich dachte,...“ Verständigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings über die Tops, als Tagesordnungspunkt, und die damit verbundenen Erwartungen/Ziele. Auch das Vorgehen sollten Sie erörtern. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewünschte Orientierung.

2. Tipp - Tops vorher durchgehen

Das wird oft vergessen - speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfinden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. Und völlig überrascht ist er, wenn plötzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: „Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema...“ Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmer die Tops durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte der Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.

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