Suchen

Geschäftsprozesse Dos und Don’ts im Datenmanagement

| Autor/ Redakteur: Sigrid Sieber / Melanie Krauß

Daten sind der Rohstoff des 21. Jahrhunderts. Sie im Griff zu behalten, ist daher eine Kunst, bei der es einige wichtige Punkte zu beachten gilt. An dieser Stelle finden Sie eine Übersicht über die relevanten Faktoren im Datenmanagement.

Firmen zum Thema

Gepflegte Daten sind die Voraussetzung für alle 
weiteren Prozesse.
Gepflegte Daten sind die Voraussetzung für alle 
weiteren Prozesse.
(Bild: ©Andrey Kuzmin - stock.adobe.com)

Es gibt heute eine Vielzahl an Daten aus unterschiedlichen Quellen, mit denen Unternehmen täglich zu tun haben. Im Ein- und Verkauf, in der Kommunikation mit Auftraggebern und Zulieferern, im Kundenservice oder im HR-Bereich – in den verschiedensten Abteilungen werden Daten gesammelt, die für ein Unternehmen relevant sind. Richtig genutzt besitzen sie große Potenziale, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten. Neue Zielgruppen können genauer identifiziert, Marketingaktionen fokussiert und die abteilungsübergreifende Kommunikation verbessert werden. Die möglichen Fehlerquellen sind allerdings vielfältig. Die größten von ihnen auszuschließen, muss daher der erste Schritt sein.

Don’t – einzelne Datensilos

Ein häufiges Problem ist die Dezentralisierung von Datentöpfen. Allzu häufig sammeln unterschiedliche Abteilungen ihre jeweils relevanten Daten in ihren eigenen Datenbanken. Was dabei verloren geht, ist der Gesamtüberblick über die Kunden und Geschäftspartner und damit auch die Möglichkeiten für eine gezieltere Ansprache und genauere Potenzialanalysen. Die rechte Hand weiß so häufig nicht, was die linke macht.

Do – ganzheitliche Betrachtung

Worauf Unternehmen daher achten sollten, sind einheitliche CRM-Systeme, auf die alle Abteilungen Zugriff haben. Bei der technischen Umsetzung ist es außerdem wichtig, dass Schnittstellen zu den Alt- und Subsystemen bestehen. Das macht nicht nur die Integration einfacher, sondern sorgt auch dafür, dass die Umstellungen für die einzelnen Abteilungen in den internen Abläufen überschaubar bleiben und gleichzeitig eine vollständige Übersicht über die eigenen Daten gewonnen wird.

Heutige Systeme sind außerdem in der Lage, wesentliche Kennzahlen automatisch aufzubereiten und anschaulich anzuzeigen. Beim Aufbau entsprechender Systeme können Unternehmen auf spezialisierte Dienstleister setzen, die gemeinsam mit ihren Kunden prüfen, welche Lösungen nötig und sinnvoll sind, und nach dem Baukastenprinzip die relevanten Prozesse umsetzen.

Don’t – ungepflegte Daten

Auch ein einheitliches System hilft nur wenig, wenn die Qualität der Daten nicht stimmt. Fehler bei der Dateneingabe sind schnell passiert. Dazu kommen Probleme durch Dubletten, veraltete oder fehlende Daten. Nicht selten liegen Daten heute auch noch in unstrukturierten Tabellen, was ihre Analyse erschwert.

Ungepflegte Daten können außerdem zu einer fehlerhaften Kundenansprache führen, die einen schlechten Eindruck hinterlässt und das Image schädigt. Bei Postmailings können sie zudem auch zu einem Kostenfaktor werden.

Do – keep your data tidy!

Saubere Daten sind die Grundlage aller weiteren Prozesse. Mithilfe heutiger Systeme lassen sich viele Probleme von vornherein vermeiden. Sie prüfen die Datensätze automatisch und können Fehler so identifizieren. Durch professionelle Adress-Audits lässt sich die Datenqualität außerdem noch weiter verbessern. Dabei können fehlende Daten ergänzt und Datensätze mit relevanten Informationen angereichert werden.

Don’t – mangelnde Sensibilität

Ein großes Problem ist noch immer ein zu nachlässiger Umgang mit dem Thema Daten. Bei vielen Mitarbeitern fehlt noch ein Bewusstsein dafür, wie wichtig saubere Daten für den Unternehmenserfolg heute schon sind und in Zukunft sein werden. Dazu kommen die strengen Daten­schutzauflagen in Deutschland. Sie zu beachten und Daten DSGVO-konform zu verwalten, muss höchste Priorität haben.

Do – Aufmerksamkeit schärfen

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter gezielt für die Bedeutung des Datenmanagements sensibilisieren und im Bereich des Datenschutzes schulen. In größeren Unternehmen ist ohnehin die Berufung eines Datenschutzbeauftragten vorgeschrieben, doch auch die Wichtigkeit von sauberen Datenhandlings muss regelmäßig auf der Agenda stehen.

Sind die Mitarbeiter zur Nutzung, Selektion und Pflege informiert, schärft das das Bewusstsein. Auch über die Relevanz von Data Mining sollten sie aufgeklärt werden.

Datenmanagement auf den Punkt gebracht

Für ein effizientes und zeitgemäßes Datenmanagement braucht es ganzheitliche Ansätze. Sowohl die Datenverwaltung als auch Schulung und Aufklärung sollten abteilungsübergreifend angegangen werden und alle Mitarbeiter mitnehmen.

* Sigrid Sieber ist Geschäftsführerin der DataM-Services GmbH in 97082 Würz­burg, Tel. (09 31) 41 70-4 01, ssieber@datam-services.de, www.datam-services.de

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de (ID: 45764802)