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Enterprise-Content-Management

In Echtzeit auskunftsfähig

| Autor/ Redakteur: Sabina Merk / Melanie Krauß

Die Tigges GmbH und Co. KG hat ein neues Enterprise-Content-Management-(ECM-)System eingeführt. Es soll dabei helfen, das Dokumenten-Handling moderner zu gestalten und Kundenwünsche flexibler zu erfüllen.

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Der aktuelle Stand der Prozesse kann bei Tigges mit dem neuen ECM-System in Echtzeit überprüft werden. Zudem werden alle Vorgänge dokumentiert, sodass kein Arbeitsschritt vergessen werden kann.
Der aktuelle Stand der Prozesse kann bei Tigges mit dem neuen ECM-System in Echtzeit überprüft werden. Zudem werden alle Vorgänge dokumentiert, sodass kein Arbeitsschritt vergessen werden kann.
(Bild: Gebr. Tigges GmbH & Co. KG)

Die Tigges GmbH und Co. KG in Wuppertal steht seit rund 90 Jahren für Qualität und Kompetenz. Heute ist das Familienunternehmen ein führender Spezialhersteller von Verbindungselementen und beschäftigt weltweit rund 250 Mitarbeiter. In den hauseigenen Bereichen Kaltumformung, Zerspanen, Schleifen und Warmumformung setzt der Betrieb auf hochtechnische, moderne und präzise Prozesse. Seit 1990 ist er weltweit mit Niederlassungen in Japan, Malaysia, Taiwan und den USA vertreten.

Alles aus einer Hand

Mit dem Ziel, technisch immer auf dem neuesten Stand zu sein, wurde und wird konsequent in alle Fertigungstechniken investiert. Neben einer leistungsfähigen Konstruktionsabteilung verfügen die Wuppertaler über alle erforderlichen Techniken im eigenen Haus. Dabei unterstreichen Projektmanagement, Werkzeugbau, ein eigenes Prüfzentrum und ein Qualitätssicherungslabor den Anspruch „alles aus einer Hand“.

Im Jahr 2008 erkannte das Unternehmen, dass es auch bei der Dokumentation und beim Dokumenten-Handling moderner Abläufe bedürfe, um die Kundenwünsche weiterhin flexibel und zuverlässig zu erfüllen. Die Herausforderungen lauteten: dezentraler Verkauf bei zentraler Machbarkeitsstudie sowie zentrale Produktion und Steuerung der Prozesse. Abgebildet werden sollte die Individualität der Anfragen und Aufträge. Die Projektinformationen sollten jederzeit abrufbar sein und der Datenaustausch konform mit der Unternehmens-Compliance vonstattengehen.

Doch die Praxis sah anders aus: Allein die Angebots- und Auftragsmappen enthielten rund 1500 aktive Vorgänge. Die Informationen lagen dabei nur im Papierarchiv vor. Einblick zu nehmen, war aufwendig und zeitraubend. Manches blieb liegen oder verschwand, es gab keine Fristenkontrolle und wenig Überblick. Ein System für Enterprise Content Management (ECM) versprach Abhilfe.

Farbcodierung der Mappen

Nach einer umfassenden Evaluierung fiel die Wahl auf Eloprofessional aus dem Hause Elo Digital Office. Überzeugt hatte insbesondere die Tatsache, dass sich damit der geplante Workflow-Mappenrundlauf realisieren ließ – von der Anfrage über die Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung. Dabei konnte insbesondere die farbliche Abbildung der Mappen im ECM-System punkten. Die grüne Mappe steht für die Machbarkeits- beziehungsweise Angebotsphase und die blaue Mappe für die Produktionsphase im Auftragsfall.

Die Implementierung der ECM-Software startete im Frühjahr 2008 am Standort Wuppertal mit der Umstellung auf ganzheitlich papierlose Prozesse sowie einer ERP-Druckspool-Archivierung im PDF-Format mittels des Massenimportmoduls Elo XML Import. Unter der Federführung des Elo Business Partners Id-netsolutions West GmbH wurden bis 2014 die Standorte USA und Taiwan erfolgreich angebunden. Im Zuge dessen konnte ein produktionsbegleitender 24/7-Workflow über drei Kontinente realisiert werden.

Michael Hunger, technischer Geschäftsführer, sowie Geschäftsführer und Inhaber Jens Tigges (v.l.).
Michael Hunger, technischer Geschäftsführer, sowie Geschäftsführer und Inhaber Jens Tigges (v.l.).
(Bild: Gebr. Tigges GmbH & Co. KG)

Mit dem ECM-System ist eine Parallelverarbeitung möglich. Es gibt Wartepunkte und einen Informationstransfer für nachfolgende Abteilungen. Der Archiv­aufbau für die Projektablage erfolgte nach klaren Vorgaben: Die Mitarbeiter können sich in Farben und Aufbau wiederfinden, allerdings sollen sie möglichst wenige eigene Eingaben vornehmen. Das bedeutet, das ECM-System gibt fast alle Einstellungen wie Ablagepfad oder Indizierung vor und ein Workflow steuert die Fristenregelung zur Auftragsüberwachung.

Die berechtigten Mitarbeiter können unter anderem mit Schlagworten nach Projekten oder Anfragen suchen beziehungsweise direkt auf Dokumente und Mappen zugreifen – über eine Schnittstelle auch im IBM-basierten Warenwirtschaftssystem (ERP). Die Cold-Schnittstelle ermöglicht zudem die vollautomatische Archivierung von Massendaten aus zentralen Geschäftsanwendungen wie dem ERP-System oder Microsoft Office heraus. Dabei dokumentiert das ECM-System alle Vorgänge, sodass diese jederzeit nachvollziehbar bleiben und kein Arbeitsschritt vergessen werden kann. Medienbrüche sind damit ebenso passé wie unnötige Doppelarbeiten, doch die Mitarbeitermotivation ist gestiegen.

Enterprise Content Management Unter Enterprise Content Management, kurz ECM, versteht man Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Unternehmen. Darunter fallen unter anderem die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Dokumenten und Inhalten. Meist geht es darum, schwach strukturierte oder unstrukturierte Inhalte zusammenzuführen.

Information by Compliance

Zunächst arbeiteten rund 50 aktive User nach kurzer Einarbeitung mit dem ECM-System. Inzwischen sind alle Standorte der Tigges Group vernetzt und die Zahl der Nutzer ist auf 80 gestiegen. Das System überzeugt durch erheblichen Nutzen. Denn mit den integrierten Workflows gelingt es, den Vertriebsprozess von der Angebotsanfrage über Machbarkeitsstudien bis hin zur Auftragsplanung zu beschleunigen. Arbeitsabläufe zwischen den außereuropäischen Standorten sowie der Zentrale in Deutschland wurden damit stark verbessert. Der Datenaustausch erfolgt kontrolliert gemäß der Unternehmens-Compliance.

Daher versteht Id-netsolutions das Projekt auch als Information by Compliance und gab den Verantwortlichen den Tipp, sich damit beim Dialog-Award 2015 „Zukunftsorientierte Struktur- und Anwenderkonzepte im administrativen Unternehmensprozess“ zu bewerben. Die Fachjury kürte Tigges mit dem Preis. Der Dialog-Award ist ein Qualitätssiegel, über das sich der Geschäftsführer Jens Tigges sehr freut: „Diese Auszeichnung unterstreicht den Qualitätsanspruch unseres Hauses, sowohl an die Produkte als auch die Prozesse. Dies bestätigt, dass sich Qualität langfristig immer durchsetzt.“

Von der ECM-Suite profitieren vor allem die Abteilungen Verkauf, Einkauf, Controlling, Konstruktion, Kalkulation, Auftragsplanung und Produktion. Die Anwender sind jederzeit auskunftsfähig in Bezug auf den aktuellen Arbeitsstand der Prozesse, da ihnen die Informationen in Echtzeit vorliegen. Eine standort­übergreifende Suche gestaltet sich somit einfach und schnell. Dank der Workflows lassen sich alle Standorte von der Zentrale in Wuppertal aus steuern.

Aufgrund der automatisierten Dokumentation aller Unternehmensprozesse lassen sich auch nach Auslieferung Fragen klären. Alle Arbeitsschritte werden automatisiert vorgegeben. Das steigert die Qualität der Produkte und der Auftragsabwicklung nachhaltig, vermindert die Reklamationsrate und erhöht die Kundenzufriedenheit.

* Sabina Merk ist Inhaberin des Pressebüros Merk in 80638 München, Weitere Informationen: ELO Digital Office GmbH, Tel. (07 11) 8 06 08 90, info@elo.com, www.elo.com

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