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Sicherheitstechnik

Mit diesen Tipps gelingt das Prüffristenmanagement

| Autor / Redakteur: Ulrich Hoppe / Frauke Finus

Überblick, Planung, Dokumentation: Gutes Prüffristenmanagement beruht auf diesen drei Säulen.
Überblick, Planung, Dokumentation: Gutes Prüffristenmanagement beruht auf diesen drei Säulen. (Bild: industrieblick - Fotolia)

Sicherheitstechnik Es ist wichtig Prüftermine der Sicherheitsprüfungen und Wartungen sicherstellen. Denn die Maschinen müssen laufen und die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sicher sein.

Produzierende Unternehmen, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen müssen im Tagesgeschäft vieles berücksichtigen und im Auge behalten: Betriebsgeräte und Anlagen müssen funktionieren, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter sicher sein und Abläufe reibungslos ineinander greifen. Gerade um den Arbeitsschutz zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber Richtlinien erlassen, an die sich Unternehmer halten müssen. Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Betriebe in Bedrängnis bringen: Sie sind zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich – Software kann helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über seine Pflichten zu bewahren.

Überblick, Planung, Dokumentation: Gutes Prüffristenmanagement beruht auf diesen drei Säulen. Wer diese berücksichtigt, hat bei einer anstehenden Betriebsprüfung oder Revision keine schlaflosen Nächte mehr. Software Tools helfen Unternehmen, in diesem Bereich zeitgemäß aufgestellt zu sein:

1. Überblick über Inventar, Geräte und Fristen erhalten

Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software, beispielsweise die Inventarsoftware der Hoppe Unternehmensberatung, hilft dabei, ein ausführliches Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu führen und schafft so die nötige Transparenz. Die Inventarsoftware erfasst darüber hinaus den Standort des Arbeitsmittels, die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, der muss keine mehr Prüfung scheuen.

Dass Maschinen und Anlagen regelmäßig überprüft werden müssen, ist kein Geheimnis. Doch daneben gibt es noch diverse andere überwachungsbedürftigen Betriebsmittel, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat: Elektrogeräte und Einsatzfahrzeuge, Regale, Leiterin – sogar Tore und Fenster unterliegen Prüffristen. Um hier den Überblick angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte nicht zu verlieren, können Unternehmen einen Wartungsplaner einsetzen. Die Software erfasst die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte und bietet diverse Detail-Funktionen. Die Mitarbeiter erhalten schnell einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. So kann der wichtige Arbeitsschutz leicht gewährleistet werden.

2. Richtige Vorbereitung und Planung

Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungsturnusse mit anderen Vorgängen kollidieren, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden.

Ein Wartungsplaner wie der der Hoppe Unternehmensberatung hilft, die oft holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu glätten. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet - mit einer enstprechenden Software ein Kinderspiel. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. Die Fehleranfälligkeit sinkt.

3. Genaue Dokumentation der Prüfungen und Wartungen

Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, ist es notwendig, die Ergebnisse zu dokumentieren: Nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen wird zwar noch oft so gehandhabt, ist aber keine zeitgemäße Lösung mehr. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig, der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm. Eine Software erledigt das effizienter: Sie dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren. Ein ganz wichtiger Faktor für Unternehmen abgesehen von der steigenden Effizienz der Abläufe: Die Software bietet eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und kann beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

Wartungsplaner und Inventarsoftware verhindern das gefürchtete Szenario, dass Maschinen stillstehen, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war. Es kommt nicht zu Produktionsausfällen oder gestörten Produktionsketten. Ersatzteile liegen rechtzeitig vor, Reparaturen an Maschinen verzögern sich nicht. Optimale Voraussetzungen für die Sicherheit der Mitarbeiter: Unfälle und Ausfallzeiten werden minimiert.

Bußgelder wegen eines Verstoßes gegen Wartungsfristen oder ausgesetzter Versicherungsschutz: Unternehmer mit einer entsprechenden Software müssen sich über die Worst-Case-Szenarien keine Gedanken mehr machen. Mit diesem digitalisierten Prüf- und Wartungsmanagement wird ein zeitgemäßer und rechtskonformer Arbeitsschutz möglich, der einfach, sicher und wirtschaftlich ist.

Planungstool organisiert die Instandhaltung

Wartungsplanung

Planungstool organisiert die Instandhaltung

05.11.18 - Mit dem Einsatz einer Software können Anwender die Instandhaltung ihrer Maschinen und Anlagen vereinfachen. Mithilfe des Planungstools lassen sich Daten zentral ablegen und abrufen. Reparaturen werden so transparenter und man vergisst keine Prüftermine. lesen

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* Ulrich Hoppe ist Inhaber der Hoppe Unternehmensberatung in 63150 Heusenstamm, Tel.: (0 61 04) 6 53-27, info@hoppe-net.de

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