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Unternehmenssoftware Personalakten in der Cloud

| Autor/ Redakteur: Philipp Wilhelm / Melanie Krauß

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte konnte der Nutzfahrzeugspezialist Winkler den administrativen Aufwand in seiner Personalabteilung deutlich reduzieren.

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Ohne die Papierakten gingen auch die Lagerhaltungskosten bei Winkler zurück.
Ohne die Papierakten gingen auch die Lagerhaltungskosten bei Winkler zurück.
(Bild: Christian Winkler GmbH & Co. KG)

Die Winkler Unternehmensgruppe ist mit 42 Standorten, 1.600 Mitarbeitern und einem 200.000 Teile starken Vollsortiment einer der größten Nutzfahrzeugspezialisten Europas. Seit mehr als 100 Jahren vertreibt das Unternehmen Ersatzteile, Zubehör und Werkstattausrüstung für Nutzfahrzeuge. Von der Unternehmenszentrale in Stuttgart aus betreut die Personalabteilung alle HR-Bereiche – über Recruiting, Personalmanagement bis hin zur Personalentwicklung.

Winkler schließt mit dem Papieraktenzeitalter ab

Um den umständlichen Papierakten endlich ein Ende zu setzen, entschloss sich Winkler eine digitale Personalakte einzuführen. Bei der Auswahl der passenden Lösung achtete das Unternehmen nicht nur auf die Software und ihre Funktionalität sowie Zukunftssicherheit, sondern auch auf die Verantwortlichen, mit deren Hilfe die Lösung implementiert werden sollte. „Bei so einem grundlegenden Veränderungsprozess war es uns wichtig, dass uns nicht nur das Produkt überzeugt – es sollte zwischen den Verantwortlichen auch auf menschlicher Ebene passen“, sagt Sabine Zinke, Personalleiterin bei der Winkler Unternehmensgruppe. Bei dem HR-Software-Hersteller Aconso war beides der Fall und so ging der Zuschlag an das Münchner Unternehmen.

Durch die digitale Personalakte verringerte sich der administrative Aufwand im Personalwesen bei Winkler spürbar. „Unser Ziel war es, uns von dieser konservativen Papierfülle zu befreien – und das haben wir geschafft“, erklärt Zinke. „Wir konnten die Bearbeitungszeiten in unserer HR-Abteilung stark verkürzen und sparen durch den Wegfall von Papierakten außerdem Lagerhaltungskosten.“

Geschäftsführung soll Zugriff auf digitale Mitarbeiterakten bekommen

Nach Einführung der elektronischen Akte ergaben sich weitere spezifische Anforderungen, die sich die Geschäftsführung von Winkler wünschte: Eine spezielle Ansicht der Personalakte für Führungskräfte, die User-individuelle Informationen zur Verfügung stellt und es ihnen erlaubt, persönliche Notizen an Mitarbeiterakten anzuheften. „Unser Geschäftsführer Rüdiger Hahn ist in regelmäßigem und engem Austausch mit unseren Mitarbeitern und möchte sie individuell fördern“, erklärt Zinke. „So war es ihm ein Anliegen, nach einem Mitarbeitergespräch auch Anmerkungen und persönliche Notizen festhalten zu können.“

Zuvor eingesetzte Systeme zur Erfassung von Notizen erfüllten die Sicherheitsanforderungen von Winkler nicht mehr. Zudem ließen sie sich nicht in die digitale Personalakte integrieren und erforderten somit einen höheren Verwaltungsaufwand. Da das Unternehmen mit seiner neuen digitalen Personalakte zufrieden war, wandte es sich deshalb mit seinem Anliegen an den Hersteller der Lösung.

Aus digitaler Personalakte wird HR-Collaboration

Nach intensiven Gesprächen wurde beschlossen, die Wünsche von Winkler in die neue Cloud-Collaboration-Plattform des HR-Software-Herstellers zu integrieren, die sich zu der Zeit gerade in der Entwicklung befand. Winkler fungierte so gleichzeitig als Pilotkunde der neuen Lösung. Grundgedanke des übergreifenden Tools ist es, auch Führungskräfte und Mitarbeiter aktiv in HR-Prozesse einzubinden und Vorgänge somit für alle Seiten schneller, effizienter und transparenter abzuwickeln.

„Nach der Entwicklungs- und Programmierungsphase hatten wir die Möglichkeit, die neuen Funktionen in einer Testphase auf Herz und Nieren zu prüfen“, erinnert sich Zinke. „Wir haben regelmäßig Optimierungsvorschläge und neue Impulse an Aconso weitergegeben, sodass wir die Lösung gemeinsam Schritt für Schritt zu dem gemacht haben, was sie heute ist.“ Seit März 2018 arbeiten die Personalabteilung und die Geschäftsführer von Winkler aktiv mit Teilfunktionen der neuen cloudbasierten HR-Collaboration-Plattform des Münchner Unternehmens. Alle Daten aus vorigen Erfassungssystemen wurden nach und nach übertragen.

Mitarbeiterdokumente ortsunabhängig einsehen und bearbeiten

Die Winkler Unternehmensgruppe schätzt an der neuen Lösung vor allem den schnellen digitalen und mobilen Zugriff auf Mitarbeiterdokumente. Wenn die Führungskräfte von Winkler Mitarbeitergespräche etwa an verschiedenen Standorten führen, bietet die Cloud-Plattform die Möglichkeit, wichtige Dokumente direkt über den Laptop oder das Tablet einzusehen. Dadurch müssen keine Akten mehr hin- und hergeschickt werden, was die Sicherheit der Daten enorm erhöht.

Und auch mit den gemeinsam entwickelten Funktionen ist die Unternehmensgruppe zufrieden. Diese bieten Führungskräften nicht nur eine spezielle Aktenansicht, sondern erlaubt es ihnen auch, individuelle Notizen an die Personalakte anzuheften. Auf diese Weise haben sie alle Informationen parat, etwa zu Weiterentwicklungswünschen des Angestellten, und können dementsprechend handeln.

Weitere Projekte in Planung

Und der Weg in Richtung HR-Digitalisierung ist für Winkler noch nicht zu Ende: Im nächsten Schritt will die Winkler Unternehmensgruppe die Plattform auch den Führungskräften im mittleren Management zur Verfügung stellen. Nach und nach sollen zudem weitere Bausteine der Collaboration-Lösung freigeschaltet werden – etwa das Mitarbeiterpostfach oder der Dokumenten-Upload beispielsweise für Krankmeldungen – um auch Angestellte in HR-Prozesse einzubinden.

„In der heutigen Zeit erwarten Mitarbeiter, dass HR-Prozesse schnell, reibungslos und transparent ablaufen“, sagt Zinke. „Zudem ist es wichtig, dass die Informationen, die Führungskräfte über ihre Mitarbeiter sammeln, schnell und unbürokratisch dokumentiert werden. Nur so ist ein individuelles und damit effektives Talent Management möglich.“

* Philipp Wilhelm ist freier Autor bei der Akima Media GmbH in 80339 München, Tel. (0 89) 1 79 59 18-0, philipp.wilhelm@akima.de

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