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ECM/DMS

Schlanke Prozesse dank digitalem Dokumentenmanagement

| Autor / Redakteur: Nicole Beyer / Claudia Otto

Aufgrund seines hohen Dokumentenaufkommens sattelte Klaus Union, Anbieter von Pumpen und Armaturen, 2008 auf das digitale Dokumentenmanagementsystem N Scale um.
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Aufgrund seines hohen Dokumentenaufkommens sattelte Klaus Union, Anbieter von Pumpen und Armaturen, 2008 auf das digitale Dokumentenmanagementsystem N Scale um. (Bild: Klaus Union)

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Die Ausführung eines Auftrags ist für Maschinenbauunternehmen mit einem hohen Papieraufkommen verbunden. Exporteure haben zusätzliche Dokumentationspflichten – vor allem, wenn Maschinen auch in Nicht-EU-Staaten verkauft werden. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem spart Zeit.

Für ein Maschinenbauunternehmen ist die Suche nach einer passenden IT-Lösung kein Selbstläufer. Weil die Arbeitsabläufe insbesondere bei Spezialmaschinenherstellern ein hohes Maß an Flexibilität erfordern, muss die geeignete Software eine hohe Anpassungsfähigkeit aufweisen, um sich für den Anwender tatsächlich zu rentieren. Das betrifft auch die Suche nach passenden ECM- (Enterprise Content Management) und Dokumentenmanagementlösungen (DMS), mithilfe derer sich heute immer mehr Industrieunternehmen von der papiergebundenen Prozesssteuerung und Auftragsabwicklung verabschieden.

Auch für Klaus Union kam eine Lösung von der Stange nicht infrage. Die Armaturen und Pumpen des Bochumer Unternehmens kommen vor allem dort zum Einsatz, wo die Gefährlichkeit eines Produktes hermetisch dichte Maschinen erfordert. Wenn mit hochkonzentrierten Säuren oder leichtentzündlichen Stoffen gearbeitet wird, können kleinste Fehler schwere Folgen haben. Unverzichtbar sind deshalb akkurate Fertigungsprozesse und Prüfverfahren sowie eine saubere Dokumentation in Form von Aufbaubeschreibungen und Bedienungs- oder Wartungsanleitungen gegenüber den Industrieunternehmen, die die Maschinen einsetzen.

Mitarbeiter früher tagelang mit der Dokumentenverwaltung beschäftigt

Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bochum beschäftigt rund 440 Mitarbeiter weltweit, weitere Niederlassungen befinden sich unter anderem in Indien, China und den USA. Je nach Auftrag sind bis zu 1000 verschiedene Dokumente erforderlich. Früher waren die Mitarbeiter teilweise mehrere Tage damit beschäftigt, die Dokumente für einen Auftrag zusammenzustellen. Ein Zustand, den Klaus Union angesichts der modernen technischen Möglichkeiten, die der Markt heute bereithält, im Sinne der Wettbewerbsfähigkeit nicht länger aufrechterhalten wollte.

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